Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Кадровое администрирование и электронный документооборот. Курс лекций.pdf
Итак, государственный контроль ведения кадровой документации осуществляется различными инспектирующими органами, каждый из которых
проводит проверки по определенным направлениям деятельности организации
в пределах своей компетенции. Результаты таких проверок оформляются документально, и формы этих документов также утверждены действующими нормативными правовыми актами.
Контрольные вопросы
1. Что является предметом федерального государственного контроля
(надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права?
2. Какие организации имеют право проверять соблюдение трудового законодательства и правильность ведения кадровой документации в организации?
3. Дайте определение понятия «Федеральная инспекция труда».
4. В чем заключаются основные принципы деятельности, задачи и пол-
номочия Федеральной инспекции труда?
5. В чем заключается цель проведения проверок организации Государ-
ственной инспекцией труда?
6. Назовите виды проверок организации Государственной инспекцией
труда.
7. Каков порядок проведения проверок Государственной инспекцией
труда?
8. Перечислите документы, отражающие вопросы управления персона-
лом в организации, обязательные для предъявления государственному
инспектору труда при проверке Государственной инспекцией труда.
9. Какова ответственность должностных лиц и работодателя за наруше-
ние порядка кадрового делопроизводства в организации?
10. Для каких государственных органов и какие отчеты подготавливают и
сдают специалисты кадровых служб?
71
РАЗДЕЛ 2. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ
Тема 10. Правила заполнения, ведения и хранения традиционных
(бумажных) и электронных трудовых книжек
Цель: формирование у обучающихся представления о правилах заполнения,
ведения и хранения трудовых книжек (традиционных (бумажных) и электронных).
План
1. Трудовая книжка: понятие и назначение.
2. Требования к оформлению, ведению записей, внесению исправлений
в трудовые книжки.
3. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
4. Введение электронных трудовых книжек.
Трудовая книжка – это документ установленного образца, который со-
держит сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма,
порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления
бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются
Правительством Российской Федерации.
Положения, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудо-
вых книжек содержатся в следующих нормативно-правовых документах:
− Трудовой кодекс РФ;
− Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021
г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», утвердивший:
− новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее;
− Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
72
− Приказ Министерства финансов РФ от 11 апреля 2022 № 55н «Об
утверждении порядка изготовления бланков трудовых книжек
и обеспечения ими работодателей».
Новая форма трудовой книжки предполагает 14 разворотов «Сведения о
работе», 7 разворотов «Сведения о награждении». Вкладыш в трудовую книжку
изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша:
«Сведения о работе» – 12 разворотов, «Сведения о награждении» – 5 разворотов.
При изготовлении нового бланка трудовой книжки применена бумага с
общим двухтоновым водяным знаком и защитными волокнами. Бумага оснащена химической защитой от вытравливания записей и попыток ввести в документ поддельную информацию. Краски, использованные при печати, также
произведены на Гознаке. Они обладают особыми свойствами, благодаря которым книжку можно проверить на подлинность как на экспертном уровне, так и
с помощью специальных устройств.
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на
каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда
работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и
выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а
также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за
успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о
регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
73
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой
книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности
осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются)
или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, вносятся в трудовую книжку на основании
соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не
позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно
соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений
и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими
цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например,
если работник принят на работу 5 сентября 2023 г. в трудовой книжке делается
запись «05.09.2023».
Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Также
записи могут быть полностью или частично произведены с использованием
технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа
(печати).
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с
государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном
языке этой республики.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении» трудовой
книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении,
переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности
увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления
на прежней работе или изменении формулировки причины увольнения.
74
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом
работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую
книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее
15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая
книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата
трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с
указанием его серии и номера.
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью, оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и
трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с
надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Указанную запись необходимо делать на титульном листе трудовой
книжки. В случае если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее, у работодателей ведется:
а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) учет трудовых книжек и вкладышей в них.
Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету
бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как
документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение
трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых
книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков
75
трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в
нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при
увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими род-
ственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у
физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем).
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество
бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Компании, которые имеют право распространять бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку: ООО «СпецБланк» (г. Москва), ООО «РазноСбыт» (г. Москва), ООО «Имидж», (г. Наро-Фоминск), ООО «Моя Компания
Поволжье» (г. Саратов), ООО «Рельеф-Центр» (г. Рязань), ООО «Типография
Буква» (г. Ижевск).
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка –
новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.
Электронная книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к
информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые
возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки
добровольный и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это
необходимо.
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими
нормативными правовыми актами:
− Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении
изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации
и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
− Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении из-
менений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»,
которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года
представлять в СФР сведения о трудовой деятельности;
76
− Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении
изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного
страхования», которым Правительству Российской Федерации дано
право устанавливать особый порядок и сроки представления в СФР
сведений о трудовой деятельности;
− Федеральным законом от 14 июля 2022 г. № 237-ФЗ «О внесении из-
менений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»,
в соответствии с которым с 1 января 2023 года сведения о трудовой
деятельности представляются в территориальные органы СФР в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)».
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут через Личный кабинет гражданина или
портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть
предоставлены в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний
или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также территориальный орган Социального фонда России или многофункциональный центр
госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к
месту жительства или работы человека.
Преимущества электронной трудовой книжки очевидны:
− Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой де-
ятельности.
− Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о
трудовой деятельности.
− Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
− Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хране-
ние бумажных трудовых книжек.
− Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без до-
полнительного документального подтверждения.
77
− Использование данных электронной трудовой книжки для получения
государственных услуг.
− Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой де-
ятельности для работодателей и госорганов.
− Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществлялся только с согласия
человека.
Единственным исключением стали те, кто впервые устроились на работу
с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально ведутся
только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.
Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную
книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также
в бумажную версию. Для работников, которые не подали заявление в течение
2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
− информация о работнике;
− даты приема, увольнения, перевода на другую работу, приостановле-
ния, возобновления трудового договора;
− место работы, в том числе наименование (сведения об изменении
наименования) работодателя;
− вид мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, воз-
обновление);
− должность, профессия, специальность, квалификация, структурное
подразделение;
78
− вид поручаемой работы;
− код выполняемой функции;
− основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
− причины прекращения трудового договора.
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное
заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Сведения о трудовой деятельности за отчетные периоды с 1 января 2023 г.
оформляются работодателем в составе единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» и передаются в Социальный фонд России не позднее 1 рабочего дня за днем издания приказа – в случае приема, увольнения, приостановления, возобновления трудового договора. В
случае перевода – ежемесячно до 25 числа.
Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р) выдается работодателем работникам в двух случаях:
− по письменному заявлению работника. В этом случае отчет нужно
выдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
− при увольнении работника. В этой ситуации СТД-Р выдается в день
прекращения трудового договора.
Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые
выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1
ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой
книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку под названием «Сведения о
трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда
пенсионного и социального страхования РФ» (СТД-СФР) в МФЦ, Социальном
фонде или через Госуслуги. СТД-СФР, в отличие от СТД-Р, отображает сведения о работе сотрудника у всех работодателей. СТД-СФР полностью дублирует
данные из электронной трудовой книжки.
79
Контрольные вопросы
1. Что понимают под трудовой книжкой?
2. Какова роль трудовой книжки в системе кадровой документации?
3. Какова структура традиционной (бумажной) трудовой книжки?
4. Какими нормативными документами следует пользоваться при работе
с традиционными (бумажными) трудовыми книжками и в чем суть
этой работы?
5. Назовите общие требования к оформлению, ведению записей, внесе-
нию исправлений в традиционные (бумажные) трудовые книжки работников организации.
6. Назовите общие правила хранения, изготовления бланков традиционной (бумажной) трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
7. Какова ответственность работодателя за хранение традиционных (бу-
мажных) трудовых книжек работников организации?
8. В каких случаях выдаются дубликат и вкладыш в традиционную (бу-
мажную) трудовую книжку?
9. Каков порядок выдачи дубликата и вкладыша в традиционную (бу-
мажную) трудовую книжку?
10. Каким образом осуществлялся переход к электронной трудовой
книжке?
11. Раскройте суть и нормативно-правовое обеспечение практики ведения
электронных трудовых книжек.
12. В чем заключаются преимущества и недостатки электронных трудовых книжек?
13. Кем, как и в какие сроки оформляются формы ЕФС-1, СТД-Р, СТДСФР?
80