Кадровое делопроизводство и стандартизация труда. Учебное пособие

биометрических персональных данных и технологиям хранения такихданныхвнеинформационныхсистемперсональныхданных» и от 15 сентября 2008 года № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

3.4. Законодательство об информации ограниченного доступа

По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа. Состав информации, относящейся к государственнойтайне, определен ЗакономРФот21 июля1993 года №5485-1«Огосударственнойтайне»(внемвст.5подробноуказаны сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 года № 1203 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

Указом Президента РФ № 188 утвержден перечень сведений конфиденциального характера, в первом пункте представлены сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространениювсредствахмассовойинформациивустановленных федеральными законами случаях.

В Федеральном законе от 29 июля 2004 года № 98 «О коммерческойтайне»раскрытвопросконфиденциальностиинформации в рамках трудовых отношений (см. ст. 11), положения которого обязательноучитываютсяприоформлениинадолжности,предполагающиеработусконфиденциальнойинформацией,втомчисле с персональными данными.

Следует заметить, что 27 июля 2006 года одновременно с Федеральным законом «О персональных данных» был подписан Феде- ральныйзакон№149-ФЗ«Обинформации,информационныхтех- нологияхизащитеинформации»,вкоторомопределеныпонятия, важныедлялюбогокадровика:«информация»,«информационные технологии», «информационная система», «информационно-те- лекоммуникационная сеть», «обладатель информации», «доступ

31

кинформации»,«конфиденциальностьинформации»,«предоставлениеинформации»,«распространениеинформации»,«электронное сообщение», «документированная информация», «оператор информационной системы».

Вданномзаконеизложеныпринципыправовогорегулирования отношений в сфере информации, информационных технологий

изащиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость информации; равноправиеязыковприсозданииинформации;обеспечениебезопасностиинеприкосновенностьчастнойжизни;недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

Вэтомзаконечеткоопределеныправаиобязанностиобладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информациииодновременноограничениядоступакинформации (см.ст.9).Вновомзаконеречьидетнеобинформационныхресурсах(этогопонятиявзаконенет),аобинформационныхсистемах, которыеделятсянафедеральные,региональные,муниципальныеи иныесистемы.Специальныестатьиопределяютправаобладателей информации,порядоксозданияиэксплуатацииинформационных систем(например,ст.14посвященагосударственныминформационнымсистемам).Новымявляетсяразделзаконаобиспользовании информационно-телекоммуникационныхсетейипорядкеподклю- чениякним(см.ст.15).Защитеинформациипосвященаст.16этого закона. В ней определено, что защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных:

1)наобеспечениезащитыинформацииотнеправомерногодоступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования,предоставления,распространения,атакжеотиныхнеправомерных действий в отношении такой информации;

2) на соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;

3) на реализацию права на доступ к информации.

32

3.5.Законодательство об использовании государственной символики РФ

Дляорганизаций,имеющихправопомещатьизображениегерба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный законот25декабря2000года№2-ФКЗ«ОГосударственномгербе Российской Федерации». В соответствии со ст. 4 данного закона Государственный герб Российской Федерации воспроизводится надокументах,удостоверяющихличностьгражданинаРФ,атакже на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти.

В ст. 10 этого закона также указывается, что порядок изготовления,использования,храненияиуничтожениябланков,печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации. В соответствии с данной статьей надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением ГосударственногогербаРоссийскойФедерации»,вкоторомуказано, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют толькополиграфическиеиштемпельно-граверныепредприятия, имеющиесертификатыоналичиитехническихитехнологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р51511–2001«ПечатисвоспроизведениемГосударственногогерба Российской Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования». При заказе печати учредитель должен предоставитьэскиз печати,ккоторомунужноприложитьвыписку изучредительныхдокументовюридическоголицаснаименованием организации – полным и сокращенным (если такое предусмотрено). Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовойпечати,новотдельныхслучаяхпринеобходимостипорешениюруководителяюридическоголицадопускаетсяизготовление

33

дополнительных экземпляров гербовых печатей. Таким образом, всоответствиисп.3.5ГОСТР51511–2001,внижнейчастиинфор- мационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением ГосударственногогербаРоссийскойФедерации:номерпечати(если печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерациидляданногоюридическоголицаизготовленаневединственномэкземпляре),обозначаемыйарабскимицифрами,начинаясцифры2длявторойпечати.Этоположениезаконапозволяет службе кадров получить свой экземпляр печати организации для удостоверения записей в трудовых книжках. При утере гербовых печатей изготавливают их дубликаты.

3.6. Законодательство о языках, используемых в делопроизводстве

К важным законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и федеральные законы «ОязыкахнародовРоссийскойФедерации»(от25октября1991года № 1807-1) и «О государственном языке Российской Федерации» (от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ). Они регулируют использование государственногоязыкаприсоставлениииоформлениислужебных документов.Напомним,чтост.68КонституцииРФустанавливает, что русский язык является государственным на всей территории России. В Федеральном законе «О языках народов Российской Федерации» ст. 16–19 посвящены использованию языка в официальномделопроизводстве,втомчислеприоформлениикадровой документации, а в Федеральном законе «О государственном языке Российской Федерации» ст. 3 устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, следует руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в редакции

34

от 27 декабря 2018 года), в котором даются определения обращения, предложения, заявления, жалобы. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органаместногосамоуправления)либодолжностьилидолжность, фамилия,имя,отчестводолжностноголица,почтовыйадрес(по которому может быть дан ответ), суть обращения (заявления), личная подпись и дата. Требованиям закона должны соответствовать требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работникамиприпоступлениинаработу,увольнении,перемещенииподолжности,оботпускеит.п.Такиезаявленияобязательно должны содержать следующие сведения: кому, от кого, о чем, подписьидата,заисключениемуказанияадреса,еслиработник ужеработаетворганизации.Вкачествеадресатамогутвыступать организации, их структурные подразделения, должностные или физическиелица.Приадресованиидокументадолжностномуили физическомулицуинициалыставятсяпередфамилией.Наименование организации и ее структурного подразделения указывают

вименительном падеже.

Взаконепрописанаитехнологияработысобращениями:регистрация(пост.8проводитсявтечениетрехднейсмоментапоступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу), обязательность рассмотрения (в срок до30днейсмоментарегистрации,срокрассмотренияможетбыть увеличен еще на 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в законе порядок приема граждан.

3.7.Законодательство, учитывающее отраслевые

идругие особенности отдельных категорий организаций

Взависимости от организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ООО, ПАОит.п.),ведомственнойпринадлежности(например,таможенныеорганы,вуз),местонахождения(например,районКрайнегоСевера)приоформлениикадровыхдокументовучитываютсяособые

35

условия, установленные в соответствующих законодательно-пра- вовых актах, которыми обязаны руководствоваться работники, ведущие кадровое делопроизводство.

Например,длякадровыхслужб,обслуживающихгосударственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов должен быть значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» и Федеральным закономот27июля2004года№79-ФЗ«Огосударственнойграждан- скойслужбеРоссийскойФедерации»,атакжеуказамиПрезидента РФ.Вразвитиезакона«ОгосударственнойгражданскойслужбеРоссийской Федерации» выходят указы Президента РФ: от 1 февраля 2005 года № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»; от 1 февраля 2005 года № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценкеихзнаний,навыковиумений(профессиональногоуровня)»; от1февраля2005года№112«Оконкурсеназамещениевакантной должностигосударственнойгражданскойслужбыРоссийскойФедерации»; от 1 февраля 2005 года № 113 «О порядке присвоения и сохраненияклассныхчиновгосударственнойгражданскойслужбы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»; от 16 февраля 2005 года № 159 «О примерной формеслужебногоконтрактаопрохождениигосударственнойгражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации»; от30мая2005года№609«ОбутвержденииПоложенияоперсональныхданныхгосударственногогражданскогослужащегоРоссийской Федерации и ведении его личного дела». В представленных указах регламентирован не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и др.

Если же организация – высшее военное заведение или высшее учебноезаведение(вуз),топриоформлениидокументанеобходимо

36

использовать федеральный закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», положение «О порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава образовательных учреждений высшего профессионального образования РФ»; если ЗАО – федеральный закон «Об акционерных обществах», если ООО – федеральный закон «Об обществах сограниченнойответственностью».Ворганизациях,находящихся в районах Крайнего Севера, руководствуются федеральным законом РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» и др.

Особую специфику имеет организация труда работников транспорта, сезонных рабочих, работников, работающих вахтенным методом и т. п.

3.8. Краткие сведения о других нормативных документах, необходимых для осуществления кадрового делопроизводства

Кроме законодательных актов, регламентирующих документирование трудовых правоотношений, в каждой кадровой службе должен быть предусмотрен пакет правовых и нормативно-мето- дических документов, в которых описывается методика работы, т. е. правила выполнения той или иной записи или операции с учетом различных аспектов, регулируемых на федеральном или отраслевом уровне.

Важными для отдельных видов организаций могут являться типовые или ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения отдельных видов документов. Эти перечни разрабатываются в основном организацией, возглавляющей отрасль. Они включают в себя специфику отрасли и содержат документы, нетипичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процесседеятельностигосударственныхорганов,органовместного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

37

Он утвержден в 2010 году, и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Порядок формирования и хранения дел наиболее полно изложен в Основных правилах работы архивов организации. В тексте данного документа условно можно выделить две части. В первой освещены делопроизводственные вопросы:

–требованиякноменклатурамдел,ихвиды,порядокихсоставления, заполнения, ведения;

–порядок формирования дел в делопроизводстве;

–организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

–порядок выделения документов к уничтожению;

–подготовка дел к передаче в архив (оформление дел, т. е. нумерация, подшивка, дооформление обложки и т. д.), составление описей, передача в архив.

Во второй части правил подробно рассматривается работа

сдокументами в архиве.

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих у себя,правилаявляютсянезаменимымподспорьемворганизации архива.

Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлятьневостребованныедокументы,посылатьпоздравленияи т.п.Дляправильногооформлениявсехпочтовыхотправленийнадо иметьвотделедлясправокПравилаоказанияуслугпочтовойсвязи, утвержденныеПостановлениемПравительстваРоссийскойФедерации от 15 апреля 2005 года № 221. В правилах изложен порядок адресования,атакжевнихданыдопустимыеразмерыимассаписем ибандеролей.Следуетобратитьвнимание,чтомаксимальнаямасса письма составляет до 100 г, а его размеры – 229×324 мм. Однако незнание порядка пользования франкировальными аппаратами частоприводиткнедоразумениям.Дляработникакадровойслужбы при вручении документа, от получения которого адресат по ка- кой-либопричине пытаетсяуклониться,важен порядок отправки

38

писем с уведомлением о вручении – почтовое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщитьему,когдаикомуврученопочтовоеотправление(например,уведомлениеобувольнении,онеобходимостиприсутствовать в определенный день и т. д.).

Кроме того, необходимо также иметь представление о нормах временииливыработкинаэтивидыработ.Разработанонесколько нормативных документов с нормами времени на работы, которые выполняются работниками управленческого аппарата. Службе кадровцелесообразноиметьнормывременинаработыподокументационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Минтрудаот26марта2002года№23.Нормативывремени2002годасодержатнормывременинаработысиспользованиемкомпьютерной техники для подразделений, в которых применяют современные информационные технологии. В нормативах времени не толькоуказываютсявидыработсопределениемнормвременинаих выполнение, но и содержание работы, т. е. работа раскладывается на составляющие ее операции. Кроме норм времени на основные виды работ в указанных документах всегда освещают и вопросы организациитрудаиотдыха,рациональноеоборудованиерабочих мест, санитарные нормы.

Любой работник кадровой службы, оформляющий трудовые правоотношения, должен также знать пенсионное законодательство, закон о ветеранах и т. п. Следовательно, чтобы правильно оформлятькадровыедокументы,необходимоиметьполныйпакет законодательных правовых актов и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.

Контрольные вопросы

1.Назовите основные документы, которые являются источниками права в делопроизводстве на федеральном, отраслевом и организационном уровне.

2.Какие основные сведения содержатся в Трудовом кодексе РФ?

3.Какие отрасли законодательства регулируют отдельные аспекты делопроизводства или деятельность отдельных видов организаций?

39

4.КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

4.1. Обязательные кадровые документы и особенности их подготовки

Кадровоеделопроизводствоподчиняетсяобщимтребованиям кделопроизводствуорганизации.Вчастности,приосуществлении делопроизводствавфедеральныхорганахисполнительнойвласти обязательноприменение«Правилпостановкиделопроизводства

вфедеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 (в редакции от 24 июня 2016 года). На основании этих Правил перерабатываютсяинструкцииподелопроизводствуфедеральных органовисполнительнойвластиивсейсетиподведомственныхим организаций.Внихзакрепленыиобщиеуказанияпосоставлению и оформлению документов, внесшие коррективы в требования ГОСТР6.30–2003наунифицированнуюсистемуорганизацион- но-распорядительнойдокументации.Стандартраспространяется на организационно-распорядительные документы: постановления,распоряжения,приказы,решения,протоколы,акты,письма идругиедокументы,включенныевОКУД(класс020000).Всеэти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.

Работодателимогутоформлятькадровыедокументыкакпоустановленным(унифицированным)формам(см.приложение3),таки

впроизвольнойформе–взависимостиотконкретныхотношений, которые данные документы регулируют. Некоторые документы являютсяобязательнымидляоформлениятрудовыхотношенийи, следовательно, они должны оформляться во всех без исключения организациях.Необходимостьихоформленияпрямоиликосвенно установленаТрудовымкодексом.Например,обязанностьпоподготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 Трудового кодекса РФ.

Авотобязанностьсоставлятьположениеозащитеперсональных данных работников в Трудовом кодексе РФ не прописана, однако

40