Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аптайм оптимальный способ управления временем и энергией
.pdf
ЧАСТЬ I
Что
делать


Глава 1
ТРИ ГЛАВНЫХ
ПРИОРИТЕТА
Еслибы я остановила вас наулице испросила, каковы
сейчас три ваших главных приоритета, чтобы выответили?
Это первый вопрос, который язадаю всем, кого обучаю,
атеперь спрашиваю вас.
Как яуже говорила во введении, первый шаг кпродуктивности— четко определить то, что выхотите или
что выдолжны сделать. Обычно янеговорю о целях.
Цели — это что-то далекое, долгосрочное, чего удастся
достичь «когда-нибудь». Яговорю оприоритетах, потому
что здесь речь идет о текущих намерениях, о фокусе
внастоящий момент.
Почему яспрашиваю отрех приоритетах? Исследование,
проведенное в2018 г. в Университете Огайо2, подтвердило
широко известное «Правило трех» (люди лучше запоминают
вещи, сгруппированные потри), показав, что впроцессе
обучения наш мозг ищет закономерности и группирует
понятия. Скорее всего, увас больше трех обязанностей
или приоритетов, новыделение «трех главных» помогает
сосредоточиться. Один изсамых продуктивных людей,
скем мне доводилось работать,— Роберт Кинкл, гене-
23

Часть I. Что делать
ральный директор Warner Music Group. Ончетко определил три своих приоритета исообщает оних всем, скем
работает. Для каждого приоритета онсоставил список
зад ач, который известен руководителю его аппарата,
помощнику и сотрудникам организации. Его работа иего
время завязаны наэти приоритеты, что позволяет ем у
сосредоточиться на главном иделиться своим в дением
скомандой. Определив приоритеты, онсделал рабочий
процесс более отлаженным.
Тепер ь, если яспрошу отрех главных приоритетах вас,
вы тоже сможете быстро ответить, потому что уже все
продумали. Приоритеты можно пересматривать хоть
каждую неделю, но,как прав ило, целесообразнее делать
это раз вмесяц или вквартал. Другие приоритеты ивиды
деятельности, которые невходят вглавную тройку, сами
встанут насвои места. Ноесли выхотите набить емкость
камнями, галькой ипеском, тосначала нужно поместить
туда камни. Если запихивать их, когда вбанке уже будут
галька ипесок (т. е. менее важные, менее приоритетные
вещи), то они заполнят банку, но в ней остан ется еще
много свободного места.
Галька
Камни
Песок
24

Глава 1. Три главных приоритета
Вы спросите : какие приоритеты яимею ввиду, личные
или рабочие? Насколько мне известно, вы— один человек, независимо оттого, на работе вы или дома. У вас
есть только один резерв времени— иодин мозг. Вразное
время ваш успех исамореализация будут определяться
разными личными ирабочими приоритетами в зависимости от текущей ситуации и жизненного этапа . Если
выготовитесь кпереезду, это станет одним изтрех ваших
главных приоритетов ивытеснит изспи ска что-то другое.
Если беретесь за грандиозный проект на работе, что-то
личное может отойти на второй план. Важно сокра тить
число п риоритетов дотрех, потому что это напоминает
вам : необходимо отложить что-то одно, чтобы взяться
зачто-то другое, — всегда возможен компромисс.
Хорошо, когда выможете вразговоре перечислить свои
главные приоритеты, иочень полезно спрашивать о н их
у других людей. Когда яработаю сновым сотрудником
или отчитываюсь перед новым руководителем, явсегда
спрашиваю: «Каковы сейчас три ваших главных приоритета?» Этот простой вопрос поможет построить продуктивные от ношения иналадить сотрудничество, даст вам
возможность понять, что занимает мысли собеседника,
начем ондействительно сосредоточен. Выувидите, какие
решения принимает человек и на что он расходует свое
время. Водин особенно тяжелый период муж применил
мою же такти ку испросил: «Каковы сейчас три твоих
главных приоритета?» Начав перечислять, я поняла, что
их шесть. Неудивительно, что ячувствовала себя перегруженной! Это помогло понять, что япытаюсь сосредоточиться наслишком многих вещах одновременно.
Нужно было отказаться отнекоторых дел, делегировать
ихили отложить напотом— и я это сделала!
25

Часть I. Что делать
ПРИОРИТЕТЫ ЗАДАЧИ
Однажды руководитель, скоторым яработала, определил
три своих главных приоритета наквартал следующим
образом:
1. Завершить масштабную реорганизацию команды.
2.
Проводить больше времени сосвоими маленькими
детьми.
3. Определить в дение будущего года для возглавляемой им организации.
Видя такие масштабные приоритеты, легко почувствовать, насколько они расплывчаты. Определение приоритетов— только первый шаг ; также необходимо понять, как
реализовать эти приоритеты. Для этого нужно выделить
самые крупные задачи, которые соответствуют вашим
приоритетам. Спросите себя : какие наиболее важные
проблемы нужно решить для достижения ваших приоритетов? Аточнее— как они будут отображаться в вашем
календаре? Как вы сможете ихраспознать? Процесс проработки конкретных задач, связанных с собственными
приоритетами, поможет вам понять, как влияют наних
встречи, электронные письма, тренировки, списки дел,
зарезервированные интервалы времени, школьные мероприятия и все то, что требует времени.
Для каждого изприоритетов напишите две или три
крупные задачи, кото рые поддерживают этот приоритет
(задачи должны начинаться с глагола действия):
1. Реорганизовать команду:
Встретиться с представителем отдела кадров,
чтобы обсудить новые варианты организационной структуры иоткрытые вакансии.
26

Глава 1. Три главных приоритета
Запланировать встречи с подчиненными, чтобы
получить представление обих обязанностях.
Провести собеседования скандидатами нановые
иоткрытые должности.
2. Проводить больше времени сдетьми:
Уходить сработы до 17:00, чтобы ужинать всей
семьей три-четыре раза внеделю.
По пятницам работать издома, чтобы иметь воз-
можность забирать детей изшколы.
Посетить три школьных мероприятия врабочее
время вэтом квартале (концерты, собрания).
3. Определить в дение команды набудущий год:
Вы дели ть время для размышлений, прогуло к,
мозговых штурмов.
Провести выездное совещание снепосредствен-
ными подчиненными, чтобы получить обратную
связь.
Определ ить крупны е зада чи, которые поддерживают
ваши главные приоритеты, очень важно. Это по могает
нетолько увидеть то, на чем вам следует сосредоточиться вцелом, но ито, как выд олжны тратить свое
время иэнергию на поддержку этих приоритетов. Это
также дает прекрасную возможность обсудить приоритеты
слюдьми, которые играют ключевую роль ввашей работе
ивжизни— руководителями, коллегами, партнерами,
членами семьи и др. Это позволяет подтвердить или
скорректировать ваши приоритеты сучетом их индивидуальных приоритетов и ваших общих целей иобязанностей. Если вы работаете сколлегой над крупным
проектом, который входит втройку ваших приоритетов
вэтом ква ртале, ноневходит вчисло его приоритетов,
27

Часть I. Что делать
важно знать обэтом заранее . Возможно, вам придется
привлечь другие ресурсы или дополнительную помощь,
если три главных приоритета коллеги выйдут для него
напервый план. Если выпотратили время наопределение
приоритетов иполучили обратную свя зь, вдальнейшем
вам будет легче сориентироваться ипонять, начто уходит
ваше время.
Не надо рассказывать мне
о своих приоритетах,
просто покажите мне ваш календарь.
ПРАВИЛЬНОЛИ ВЫТРАТИТЕ ВРЕМЯ?
Спросив руководителя, которого яобучаю, отрех главных п риоритетах, я изучаю его календарь запоследние
несколько недель ипрошу обвести маркером все встреч и,
задач и или временн е интерва лы, отн осящиеся к этим
трем приоритетам. Очень быстро становится ясно, соответствуетли потраченное время приоритетам. Это отличный
способ увидеть, чем вынасамом деле занимаетесь. Определив, что важно, нужно понять : тратители выб льшую
часть своего времени на эти вещи? Ваше время— самая
главная валюта: ваш подлинный приоритет— это то,
на что вырасходуете время. Календарь всегда говорит
правду. Онпоказывает, действительноли вытратите свое
время нато, что для вас важно.
А как быть стеми делами , которые невходят втройку
ваших приоритет ов (гравий ипесок, которым все еще
необходимо место вбанк е)? Конечно, увас будет нетолько
три основных направления деятельности. Номногие оши-
28

Глава 1. Три главных приоритета
баются, позволяя мелким делам занимать б льшу ю часть
времени и заполнять все пространство в банке, прежде
чем туда попадут крупные камни. Бесконечные побочные
проекты, незаметно накапливаясь, витоге поглощают
огромные объемы времени. Выхотите реорганизовать
свою команду, новместо этого тратите время на многодневн ые внешние совещания в другой рабочей группе.
Выхотите проводить больше времени сдетьми, новместо
этого выполняете второстепенные задания, вынуждающие
задерживаться на работе. Знакомо?
Определяя приоритеты, думайте осебе избудущего—
т. е.отом, каким выбудете через несколько недель, месяцев
или лет, когда ваши сегодняшние задачи останутся впрошлом. Будетели вывбудущем довольны, что потратили
свое время именно так? Нес тоитли отказаться отэтого
исосредоточиться надействительно нужных вещах? Хорошая практика — пис ать пр оект своих квартальных или
годовых достижений вначале отчетного периода ивдальнейшем следить, как вывыполняете план.
Один извеличайших руководителей, скоторым яработала, проводил ежегодный «разбор полетов» вначале
года. Онпоказывал презентацию отом, как мыдостигли
целевых показателей продаж, где незаметили подводных
камней ипотеряли время, в чем действительно преуспели
ипочему, что моглибы сделать лучше. Все это были предположения, ноони позволяли представить, как вконце
года будущие мыбудем сидеть наэ томже месте. Мыдаже
визуализировали, что будем чувствовать, если его прогнозы
сбудутся (и что — если они окажутся неверными). Эта
стратегия з аряжала науспешный год, заставляя думать
оего завершении ио нас вбудущем задолго дотог о, как
оно наступало.
29

Часть I. Что делать
АВРАЛ ПОДКРАЛСЯ НЕЗАМЕТНО
«Привет, явотпуске. Если увас чрезвыч айная ситуация,
звоните 9-1-1. Чед».
Так выглядело сообщение Чеда о том, что его нет
вофисе,— язв ительно, зато доступно. Так называемые
авралы часто превращаются в«чрезвычайные ситуации»—
исрывают запланированные дела.
Сотрудники, определившие свои приоритеты, часто
потом говорят: «Да, ярасставил акценты, спланировал
время, апотом... начались авралы!» Конечно, это бывает—
из атрудняет выделение места для приоритетов ввашем
календаре. Поэтому лучше всего решать срочные вопросы
дотого, как они возникли. Это кажется невозможным,
но только дотех пор, пока выне выделите всвоем графике время для срочных инепредсказуемых дел. Вот
несколько с тратегий, которые помогут заблаговременно
справиться снеотложными делами:
1. Каждый день выделяйте время нанеотложные
дела. Томас Куриан, генеральный директор Google
Cloud, каждый день предусматривает час для срочных дел. Онподчеркивает это всвоем руководстве
«Как работать сомной» (подробнее об этом позже)
икаждый день назначает одно итоже время. Таким
образом, если появляются срочные дела, унего всегда
есть время, чтобы заняться ими без ущерба для всего
остального. Кроме того, его сотрудники знают, что
это время каждый день одинаково, поэтому все, кому
нужно срочно поговорить с боссом, могут запланировать встречу. Если ничего срочного непроисходит,
Томас может спокойно поработать или проверить
электронную почту. Пример но так же организуют
приемные часы преподаватели в колледже— они
30
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
