Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аптайм оптимальный способ управления временем и энергией
.pdf
Глава 5. Планирование «с нулевой базой»
календаря выбудете чувствовать се бя спокойнее, потому
что увас останутся другие интервалы рабочего времени
втечение недели.
Считайте, что это черновой вариант идеальной недели.
Ваше расписание никогда не будет на100% соответствовать идеальному шаблону, но,если увас нет шаблона, оно
не будет соответствовать ему и на10%. Даже один-два
дня, соответствующие вашему идеальному календар ю,
позволят чаще быть всостоянии аптайма.
Я считаю, что перейти ваптайм реально затри месяца,
также можно сделать точкой отсчета нач ало года или
переход нановую работу. Начните постепенно переносить
те встречи, которые можете. Выделяйте интервалы для
работы, нетребующей больших затрат энергии, и«часов
силы», пусть даже занесколько месяцев до точки отсчета.
Начните использовать новый шаблон — и наблюдайте
засвоими ощущениями, когда выправильно задействуете
периоды высокого инизкого уровня энергии иестественное течение своих энергетических потоков. Обраща йте
вниман ие нато, насколько лучше спорится работа, когда
выделаете еевправильное время, или выстраивайте свои
дни так, чтобы извлечь максимум пользы, группируя
задачи потемам.
Нельзя достичь показателей по продажам без плана
продаж, аидеальный график нельзя составить без шаблона.
Пока выпланируете дела, требующие высокой отдачи,
навремя минимальной энергии, результаты небуду т
соответствовать вашим ожиданиям. Признание своих
ритмов— только первый шаг, но именно календарное
планирование радикально изменит вашу жизнь. Чтобы
приблизить график кидеальному, нужно проанализировать свое время и обязательства ипонять, как у вас
обстоят дела.
91

Шаблон моего календаря: пример
08:00
09:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
Управление
персоналом
ПН
25
Электронная почта,
обновление основного
списка, проверка
хранилища ,
составление еженедельного списка
иежедневного списка
напонедельник
Интервал для встреч:
Индивидуальная
встреча с командой
Совещание
менеджмента
Низкий уровень
энергии
Составление
ежедневного списка
назавтра
Коучинг Проектная
ВТ
26
Часы силы Интервал
Интервал
для
коуч-сессий
Составление
ежедневного списка
назавтра, проверка
хранилища
работа
СР
27
для встреч
Работа над
масштабными
проектами,
встречи ит. д.
Составление
ежедневного списка
назавтра
Административные задачи
ЧТ
28
Интервал
для встреч
Задачи,
нетребующие
энергии,
административные задачи
Интервал
для встреч,
подведение
итогов
Составление
ежедневного списка
назавтра, проверка
хранилища
Электронная
почта,
итоговые
письма
ПТ
29
Часы силы
Сортировка
папок
электронной
почты
Интервал
для встреч
Ничего

Глава 5. Планирование «с нулевой базой»
ПРАКТИКА
ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ
Распечатайте чистый календарь на неде-
лю и попробуйте провести мозговой штурм
натему календарного планирования «с нулевой базой».
Учтите встречи иобязательства, которые нель-
зя перенести, «часы силы» и «ленивые часы»,
организационные вопросы иподведение итогов.
Попробуйте выделить установки на день или
наполдня— хотябы для нескольких дней внеделю.
Посмотрите, как можно начать приспосабли-
вать кэтому методу ваше текущее расписание.
Двигайтесь маленькими шажками!

Глава 6
АНАЛИЗ ВРЕМЕНИ
Мишель (назове м ее так) проработала в Google почти
15лет. Она сотрудничала с коллегами из разных сфер
ибыла членом нескольких про ектных групп повсему
миру. Она обратилась ко мне запом ощью, потому что
немогла найти всвоем календаре время, чтобы выработать
перспективное в дение ивообще «подумать».
Для начала мы вместе с ее помощникамипровел и
анализ рабочего времен и. Мысоставили список обязательств, которые Мишель выполняла напостоянной основе,
азатем размести ли эти дела в календаре взависимости
отколичества затрач иваемого наних времени внеделю.
Яникогда незабуду еереакцию, когда она просматривала
списо к,— шок сменился возбуждением. Помощница едва
поспевала записывать за Мишель:
— Ясовсем забыла, что меня все еще сюда приглашают! Это нужно исключить!.. Рань ше ябыла в этой
рабочей группе, но теперь это неактуально... Неужели
я трачу навстречи с ним больше времени, чем насовещания с тремя другими моими подчиненными, вместе
взятыми? Сократим нашу встречу счаса до30 минут...
Эта коллега больше неиме ет отношения кмоей работе,
ябуду встречаться сней раз вквартал, анеежемесячно...
94

Глава 6. Анализ времени
Ненужные больше встречи, вкоторых Мишель участвовала долгие годы, неакт уальные обязательства— все это
было отсортировано ивыброшено. Так наводят порядок
вшкафу или начердаке, когда дети уезжают изродительского дома. Появляется свободное пространство, которым
можно пользоваться.
Читая предыдущую главу, высоздали свой идеальный
календарь ишаблон для расписания. Чтобы понять, как
максимально эффективно использовать этот шаблон, вам
нужно взглянуть нареальное распределение своего времени.
Может быть, увас уже есть общее представлени е о том,
как вырасходуете время (как описано вразделе «Расстановка приоритетов») ивыбираете, чем заняться (например,
сколько времени вы тратите на действительно важн ое
для себя?). Теперь вам нужна конкретная информаци я.
Мало просто сказать: «Я встречаюсь сэтим человеком
раз вдве недели» или «Якаждую неделю добровольно
помогаю учителю в школе моего ребенка». Вам нужно
знать, сколько часов вы тратите наэти дела икак это
соотносится сдругими встречами иобязательствами . Картина выглядит расплывчато, пока вынесоберете точные
данные водном месте. Как впримере, приведенном выше,
она стан ет значите льно яснее, когда вы разложите все
пополочкам. Для этого инужен анализ времени.
Вы должны
управлять своим кале ндарем,
анеон— вами.
95

Часть II. Когда это делать
КАК АНАЛИЗИРОВАТЬ ВРЕМЯ
Когда люди пытаются управлять своим временем, впервую
очередь они обращают внимание наколичество ипродолжительность встреч, ноэто неединственный возможный
путь. Вот несколько подходов канализу календа ря—
исходя изваших приоритетов:
Сосредоточенность или совместная работа? Сколько
времени вы тратите на то, чтобы сосредоточиться
наиндивидуальной работе, а сколько— наколлективную деятельность? Подходит ли вам такое
со отношение?
Тол к а т ь и л и тя н у ть? Сколько времени в вашем
календаре занимают задачи, вкоторые вас втянули
другие, исколько— те, которые выпродвигаете или
хотите выполнить сами?
Личное время или рабочее? Работа А или работаБ?
Не«просачивается»ли ваша работа вличное время?
Или наоборот? Особенно если выфрилансер, совмещаете несколько работ, имеете ненормированный рабочий день— важно знать, соблюдаетели
выбаланс времени.
Обязанности. Выза вязли вобязательствах, которые
незаметны и неотображаются в вашем календаре,
новсе равно отнимают вр емя? Если ув ас много
обязательств, ноневсе изних связаны сделовыми
встречами, это хороший способ составить ихсписок,
посмотреть, сколько времени вытратите накаждое
измероприятий, сравнить ихдруг сдругом ипонять,
что можно исключить.
Повторяющиеся встречи. Вы погрязли врутине, про-
должая участвовать всовещаниях, которые больше
неимеют смысла? Для тех, кто имеет право решать,
96

Глава 6. Анализ времени
какие встречи посещать икак долго, это самый простой способ очистить календарь отнесущественных
дел, которыми онвсегда заполнен. Начните «с нулевой базы»: еслибы меня пригласили на это совещание сегодня, согласилсябы я участвовать в нем
каждую неделю или каждый месяц? Повторяющиеся
встречи напоминают подписки навидеоплатформы.
Чтобы от них избавиться, нужно их специально
отменить.
Избегайте повторяющихся встреч—
они засоряют календарь даже после того,
как утратили актуальность.
Чтобы показать вам, как собрать эти данные извашего
календаря, вот пример обзора времени, которое уходит
наповторяющиеся встречи (шаблон для него можно
найти намоем сайте). Возможно, увас нетак много
полномочий ивы невправе решать, какие встречи посещать икак долго, вотличие отруководителя изприм ера,
новсеже это хорошая иллюстрация того, как работает
обзор времени.
1.
Занесите вэлектронную таблицу все свои регулярные
встречи иобязательства. Ориентируйтесь пословам
«ежедневно», «еженедельно», «ежемесячно» и«ежеквартально» вкалендаре.
2.
Добавьте вэлектронную таблицу столбец, вкотором
будет указано, сколько времени вмесяц выфакти-
чески тратите накаждую встречу или обязательство.
Очевидно, что двухчасовая встреча раз внеделю
требует больше времени, чем получасовая . Подсчитав вр емя, которое еженедельно уходит накаждую
97

Часть II. Когда это делать
изних, выточно выясните, сколько времени иначто
тратите.
Выберите период времени (у меня это квартал,
3.
номожно взять год) иподсчитайте общее количество времени, которое тратите наэту встречу или
обязательство вэтот период.
4. Отсортируйте встречи постолбцу «Общее время»,
чтобы узнать, начто вырасходуете больше времени
ивкаком порядке задачи располагаются всписке.
ABCD E F G
Контроль
изменений:
сохранить
или вернуть?
повестка
актуальна
до30 минут
доодного раза
внеделю
если нет
предварительной
информации
до45 минут
Кто/Что Частота
1
Собрание
2
менеджеров
Гаурик 1:1 Три раза
3
Управлен-
4
ческая
группа
Наоми 1:1 Еже-
5
Малик 1:1 Два раза
6
Созвон
7
сЛатинской
Америкой
Обзор
8
продукции
Произво-
9
дительность
команды
GAPP
Еженедельно
внеделю
Еженедельно
недельно
внеделю
Еженедельно
Еженедельно
Раз в две
недели
Время
наодну
встречу
Количество
встреч
вквартал
120 13 1560 120 Сохранить
25 39 975 75 Сохранить
60 13 780 60 Идти, если
60 13 780 60 Сократить
25 26 650 50 Сократить
45 13 585 45 Сохранить
45 13 585 45 Отменить,
60 7 420 32 Сократить
Количество
часов
вквартал
В среднем
минут
внеделю
98

Глава 6. Анализ времени
5.
Проанализируйте список от наибольшего количества потраченных минут вквартал кнаименьшему
иподумайте, как изменить ситуацию.
Подобная разбивка календаря даст свежий взг ляд ипринесет много пользы. Нанее уйдет минут 20–30, авдолгосрочной перспективе она сэкономит вам массу времени.
Через несколько месяцев мы еще раз встретились
сМишель. Она была ввосторге. Изменив часто ту одних
встреч, сократив другие до15 минут, анекоторые— уже
н еактуальные— ивовсе отменив, мыосвободи ли около
трех часов еевремени внеделю. Это очень мн ого— ведь
она боролась закаждую минуту! Все сокращения были
естественными иочевидными— Мишель сама смотрела
насписок ипринимала решения, исходя изобщего количества затрачиваемого времени, ялишь пок азала ей, как
это делается. Теперь унее было три дополнительных часа
внеделю на размышления ивыработку в дения, аэто
почти 150 дополнительных часов вгод. Ивсе благодаря
одному упражнению, накоторое ушло полчаса.
ПЕРЕСМАТРИВАЙТЕ ИЗМЕНЕНИЯ
Клиенты часто не решаются на изменения, которы е
япредлагаю. «А если я буду встречаться сДжоном раз
в месяц, анераз в неделю иокажется, что мывстречаемся недостаточно часто?» Вспомните главу 3: вывсегда
можете сказать «нет» ивернуть все как было. Изменения
врасписании н еобязательно навсегда— введите трехмесячный тестовый период. Если вывышли израбочей
группы, ноочень скучаете посвоей деятельности вней,
вернитесь внее снова. Если высДжоном стали слишком
много переписываться по электронной почте, потому
что недостаточно часто встречаетесь, попробуйте делать
99

Часть II. Когда это делать
это раз в две недели. Без проб иошибок выненайдете
верного решения.
Вы можете внедрять изменения постепенно, хотя многие
говорят, что резкие перемены переносятся л егче. Если
увас есть естественная точка отсчета: начало года, квартала, учебного года, работы на новом месте или проекта,
это самое подходящее время для начала новой жизни.
Многие руководители просто отправляют сообщение
по электронной почте: «Я меняю расписание!» или «С
января ябуду проводить индивидуальные встречи раз вдве
недели, анеежемесячно!». Это лучше, чем тайком вносить
изменения, которые окружающие могут принять насвой
счет. Возьмите навооружение подход: «Новый я— новый
график— яхозяин своего времени»,— исообщите обэтом
всем! Возможно, вашему примеру последуют идругие.
ОГЛЯНИСЬ НАЗАД,
ПОСМОТРИ ВПЕРЕД
Если вышеизложенный способ анализа времени кажется
слишком сложным, япредлагаю более простое еженедельное упражнение «Оглянись назад, посмотри вперед».
Вего основе лежит идея отом, что часто мы«пытаемся
дожить» доконца недели, незадумываясь отом, сколько
времени мыпровели спользой, а сколько потратили зря.
Несколько минут на такую «проверку пульса» на этой
неделе— иможно составлять планы наследующую. Если
увас есть личный помощник, который помогает формировать расписание, важно работать над этим вдвоем, чтобы
онпомогал расставлять приоритеты вкалендаре, основываясь наваших ответах нанижеследующие вопросы. Чем
чаще выбудете совместно выполнять это упражнение, тем
лучше онсможет предугадывать, начто вам стоит тратить
100
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
