Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Аптайм оптимальный способ управления временем и энергией

.pdf
Скачиваний:
0
Добавлен:
06.09.2026
Размер:
1 Мб
Скачать
Глава 5. Планирование «с нулевой базой»
календаря выбудете чувствовать се бя спокойнее, потому что увас останутся другие интервалы рабочего времени втечение недели.
Считайте, что это черновой вариант идеальной недели. Ваше расписание никогда не будет на100% соответство­вать идеальному шаблону, но,если увас нет шаблона, оно не будет соответствовать ему и на10%. Даже один-два дня, соответствующие вашему идеальному календар ю, позволят чаще быть всостоянии аптайма.
Я считаю, что перейти ваптайм реально затри месяца, также можно сделать точкой отсчета нач ало года или переход нановую работу. Начните постепенно переносить те встречи, которые можете. Выделяйте интервалы для работы, нетребующей больших затрат энергии, и«часов силы», пусть даже занесколько месяцев до точки отсчета. Начните использовать новый шаблон — и наблюдайте засвоими ощущениями, когда выправильно задействуете периоды высокого инизкого уровня энергии иестествен­ное течение своих энергетических потоков. Обраща йте вниман ие нато, насколько лучше спорится работа, когда выделаете еевправильное время, или выстраивайте свои дни так, чтобы извлечь максимум пользы, группируя задачи потемам.
Нельзя достичь показателей по продажам без плана продаж, аидеальный график нельзя составить без шаблона. Пока выпланируете дела, требующие высокой отдачи, навремя минимальной энергии, результаты небуду т соответствовать вашим ожиданиям. Признание своих ритмов— только первый шаг, но именно календарное планирование радикально изменит вашу жизнь. Чтобы приблизить график кидеальному, нужно проанализи­ровать свое время и обязательства ипонять, как у вас обстоят дела.
91
Шаблон моего календаря: пример
08:00
09:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
Управление персоналом
ПН
25
Электронная почта, обновление основного списка, проверка хранилища , составление еже­недельного списка иежедневного списка напонедельник
Интервал для встреч: Индивидуальная встреча с командой
Совещание менеджмента
Низкий уровень энергии
Составление ежедневного списка назавтра
Коучинг Проектная
ВТ
26
Часы силы Интервал
Интервал для коуч-сессий
Составление ежедневного списка назавтра, проверка хранилища
работа
СР
27
для встреч
Работа над масштабными проектами, встречи ит. д.
Составление ежедневного списка назавтра
Администра­тивные задачи
ЧТ
28
Интервал для встреч
Задачи, нетребующие энергии, администра­тивные задачи
Интервал для встреч, подведение итогов
Составление ежедневного списка назавтра, проверка хранилища
Электронная почта, итоговые письма
ПТ
29
Часы силы
Сортировка папок электронной почты
Интервал для встреч
Ничего
Глава 5. Планирование «с нулевой базой»
ПРАКТИКА
ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ
Распечатайте чистый календарь на неде-
лю и попробуйте провести мозговой штурм натему календарного планирования «с нуле­вой базой».
Учтите встречи иобязательства, которые нель-
зя перенести, «часы силы» и «ленивые часы», организационные вопросы иподведение ито­гов.
Попробуйте выделить установки на день или
наполдня— хотябы для нескольких дней вне­делю.
Посмотрите, как можно начать приспосабли-
вать кэтому методу ваше текущее расписание. Двигайтесь маленькими шажками!
Глава 6
АНАЛИЗ ВРЕМЕНИ
Мишель (назове м ее так) проработала в Google почти 15лет. Она сотрудничала с коллегами из разных сфер
ибыла членом нескольких про ектных групп повсему миру. Она обратилась ко мне запом ощью, потому что немогла найти всвоем календаре время, чтобы выработать перспективное в дение ивообще «подумать».
Для начала мы вместе с ее помощникамипровел и анализ рабочего времен и. Мысоставили список обяза­тельств, которые Мишель выполняла напостоянной основе, азатем размести ли эти дела в календаре взависимости отколичества затрач иваемого наних времени внеделю. Яникогда незабуду еереакцию, когда она просматривала списо к,— шок сменился возбуждением. Помощница едва поспевала записывать за Мишель:
— Ясовсем забыла, что меня все еще сюда пригла­шают! Это нужно исключить!.. Рань ше ябыла в этой рабочей группе, но теперь это неактуально... Неужели я трачу навстречи с ним больше времени, чем насове­щания с тремя другими моими подчиненными, вместе взятыми? Сократим нашу встречу счаса до30 минут... Эта коллега больше неиме ет отношения кмоей работе, ябуду встречаться сней раз вквартал, анеежемесячно...
94
Глава 6. Анализ времени
Ненужные больше встречи, вкоторых Мишель участво­вала долгие годы, неакт уальные обязательства— все это было отсортировано ивыброшено. Так наводят порядок вшкафу или начердаке, когда дети уезжают изродитель­ского дома. Появляется свободное пространство, которым можно пользоваться.
Читая предыдущую главу, высоздали свой идеальный календарь ишаблон для расписания. Чтобы понять, как максимально эффективно использовать этот шаблон, вам нужно взглянуть нареальное распределение своего времени. Может быть, увас уже есть общее представлени е о том, как вырасходуете время (как описано вразделе «Расста­новка приоритетов») ивыбираете, чем заняться (например, сколько времени вы тратите на действительно важн ое для себя?). Теперь вам нужна конкретная информаци я. Мало просто сказать: «Я встречаюсь сэтим человеком раз вдве недели» или «Якаждую неделю добровольно помогаю учителю в школе моего ребенка». Вам нужно знать, сколько часов вы тратите наэти дела икак это соотносится сдругими встречами иобязательствами . Кар­тина выглядит расплывчато, пока вынесоберете точные данные водном месте. Как впримере, приведенном выше, она стан ет значите льно яснее, когда вы разложите все пополочкам. Для этого инужен анализ времени.
Вы должны
управлять своим кале ндарем,
анеонвами.
95
Часть II. Когда это делать
КАК АНАЛИЗИРОВАТЬ ВРЕМЯ
Когда люди пытаются управлять своим временем, впервую очередь они обращают внимание наколичество ипродол­жительность встреч, ноэто неединственный возможный путь. Вот несколько подходов канализу календа ря— исходя изваших приоритетов:
Сосредоточенность или совместная работа? Сколько
времени вы тратите на то, чтобы сосредоточиться наиндивидуальной работе, а сколько— накол­лективную деятельность? Подходит ли вам такое со отношение?
Тол к а т ь и л и тя н у ть? Сколько времени в вашем
календаре занимают задачи, вкоторые вас втянули другие, исколько— те, которые выпродвигаете или хотите выполнить сами?
Личное время или рабочее? Работа А или работаБ?
Не«просачивается»ли ваша работа вличное время? Или наоборот? Особенно если выфрилансер, совме­щаете несколько работ, имеете ненормирован­ный рабочий день— важно знать, соблюдаетели выбаланс времени.
Обязанности. Выза вязли вобязательствах, которые
незаметны и неотображаются в вашем календаре, новсе равно отнимают вр емя? Если ув ас много обязательств, ноневсе изних связаны сделовыми встречами, это хороший способ составить ихсписок, посмотреть, сколько времени вытратите накаждое измероприятий, сравнить ихдруг сдругом ипонять, что можно исключить.
Повторяющиеся встречи. Вы погрязли врутине, про-
должая участвовать всовещаниях, которые больше неимеют смысла? Для тех, кто имеет право решать,
96
Глава 6. Анализ времени
какие встречи посещать икак долго, это самый про­стой способ очистить календарь отнесущественных дел, которыми онвсегда заполнен. Начните «с нуле­вой базы»: еслибы меня пригласили на это сове­щание сегодня, согласилсябы я участвовать в нем каждую неделю или каждый месяц? Повторяющиеся встречи напоминают подписки навидеоплатформы. Чтобы от них избавиться, нужно их специально отменить.
Избегайте повторяющихся встреч—
они засоряют календарь даже после того,
как утратили актуальность.
Чтобы показать вам, как собрать эти данные извашего календаря, вот пример обзора времени, которое уходит наповторяющиеся встречи (шаблон для него можно найти намоем сайте). Возможно, увас нетак много полномочий ивы невправе решать, какие встречи посе­щать икак долго, вотличие отруководителя изприм ера, новсеже это хорошая иллюстрация того, как работает обзор времени.
1.
Занесите вэлектронную таблицу все свои регулярные встречи иобязательства. Ориентируйтесь пословам «ежедневно», «еженедельно», «ежемесячно» и«еже­квартально» вкалендаре.
2.
Добавьте вэлектронную таблицу столбец, вкотором будет указано, сколько времени вмесяц выфакти- чески тратите накаждую встречу или обязательство. Очевидно, что двухчасовая встреча раз внеделю требует больше времени, чем получасовая . Подсчи­тав вр емя, которое еженедельно уходит накаждую
97
Часть II. Когда это делать
изних, выточно выясните, сколько времени иначто тратите.
Выберите период времени (у меня это квартал,
3.
номожно взять год) иподсчитайте общее количе­ство времени, которое тратите наэту встречу или обязательство вэтот период.
4. Отсортируйте встречи постолбцу «Общее время», чтобы узнать, начто вырасходуете больше времени ивкаком порядке задачи располагаются всписке.
ABCD E F G
Контроль изменений: сохранить или вернуть?
повестка актуальна
до30 минут
доодного раза внеделю
если нет предварительной информации
до45 минут
Кто/Что Частота
1
Собрание
2
менеджеров
Гаурик 1:1 Три раза
3
Управлен-
4
ческая группа
Наоми 1:1 Еже-
5
Малик 1:1 Два раза
6
Созвон
7
сЛатинской Америкой
Обзор
8
продукции
Произво-
9
дительность команды
GAPP
Еже­недельно
внеделю
Еже­недельно
недельно
внеделю
Еже­недельно
Ежене­дельно
Раз в две недели
Время наодну встречу
Количество встреч вквартал
120 13 1560 120 Сохранить
25 39 975 75 Сохранить
60 13 780 60 Идти, если
60 13 780 60 Сократить
25 26 650 50 Сократить
45 13 585 45 Сохранить
45 13 585 45 Отменить,
60 7 420 32 Сократить
Количество часов вквартал
В среднем минут внеделю
98
Глава 6. Анализ времени
5.
Проанализируйте список от наибольшего количе­ства потраченных минут вквартал кнаименьшему иподумайте, как изменить ситуацию.
Подобная разбивка календаря даст свежий взг ляд ипри­несет много пользы. Нанее уйдет минут 20–30, авдолго­срочной перспективе она сэкономит вам массу времени.
Через несколько месяцев мы еще раз встретились сМишель. Она была ввосторге. Изменив часто ту одних встреч, сократив другие до15 минут, анекоторые— уже н еактуальные— ивовсе отменив, мыосвободи ли около трех часов еевремени внеделю. Это очень мн ого— ведь она боролась закаждую минуту! Все сокращения были естественными иочевидными— Мишель сама смотрела насписок ипринимала решения, исходя изобщего коли­чества затрачиваемого времени, ялишь пок азала ей, как это делается. Теперь унее было три дополнительных часа внеделю на размышления ивыработку в дения, аэто почти 150 дополнительных часов вгод. Ивсе благодаря одному упражнению, накоторое ушло полчаса.
ПЕРЕСМАТРИВАЙТЕ ИЗМЕНЕНИЯ
Клиенты часто не решаются на изменения, которы е япредлагаю. «А если я буду встречаться сДжоном раз в месяц, анераз в неделю иокажется, что мывстреча­емся недостаточно часто?» Вспомните главу 3: вывсегда можете сказать «нет» ивернуть все как было. Изменения врасписании н еобязательно навсегда— введите трех­месячный тестовый период. Если вывышли израбочей группы, ноочень скучаете посвоей деятельности вней, вернитесь внее снова. Если высДжоном стали слишком много переписываться по электронной почте, потому что недостаточно часто встречаетесь, попробуйте делать
99
Часть II. Когда это делать
это раз в две недели. Без проб иошибок выненайдете верного решения.
Вы можете внедрять изменения постепенно, хотя многие говорят, что резкие перемены переносятся л егче. Если увас есть естественная точка отсчета: начало года, квар­тала, учебного года, работы на новом месте или проекта, это самое подходящее время для начала новой жизни. Многие руководители просто отправляют сообщение по электронной почте: «Я меняю расписание!» или «С января ябуду проводить индивидуальные встречи раз вдве недели, анеежемесячно!». Это лучше, чем тайком вносить изменения, которые окружающие могут принять насвой счет. Возьмите навооружение подход: «Новый я— новый график— яхозяин своего времени»,— исообщите обэтом всем! Возможно, вашему примеру последуют идругие.
ОГЛЯНИСЬ НАЗАД,
ПОСМОТРИ ВПЕРЕД
Если вышеизложенный способ анализа времени кажется слишком сложным, япредлагаю более простое ежене­дельное упражнение «Оглянись назад, посмотри вперед». Вего основе лежит идея отом, что часто мы«пытаемся дожить» доконца недели, незадумываясь отом, сколько времени мыпровели спользой, а сколько потратили зря. Несколько минут на такую «проверку пульса» на этой неделе— иможно составлять планы наследующую. Если увас есть личный помощник, который помогает формиро­вать расписание, важно работать над этим вдвоем, чтобы онпомогал расставлять приоритеты вкалендаре, основы­ваясь наваших ответах нанижеследующие вопросы. Чем чаще выбудете совместно выполнять это упражнение, тем лучше онсможет предугадывать, начто вам стоит тратить
100
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]