Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Аптайм оптимальный способ управления временем и энергией
.pdf
Глава 13. Навстречу осмысленным встречам
сутствуете на совещании, обдумайте эти же вопросы—
идайте обратную связь организатору. Все уважают тех,
кто ценит свое (и чужое) время. Управляя встречами,
выуправляете своим рабочим днем.
Расстановка приоритетов, умение говорить «нет» тому,
что крадет ваше время, понимание собственных энергетических потоков, умение организовывать свое расписание и повышать качество встреч— основные элементы
аптайма. Впредыдущих главах мыобсудили множе ство
новых тактик иинструментов, позволяющих добиться
этого. Слегка адаптируя, эти инструменты можно превратить вмощные орудия.
ПРАКТИКА
ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ
Прежде чем назначить встречу, спросите себя,
естьли унее цель, повестка ирезультат, атакже ккакому типу она относится.
Внимательно изучите, кто, как часто икак дол-
го посещает встречи. Посмотрите, можно ли
сократить число участников, периодичность
встреч или ихпродолжительность.
Обеспечьте содержательность совещаний,
по возможности внося вопросы в повестку
инеобсуждая ихпо другим каналам связи.
Оценивайте встречи, чтобы убедиться вих пра-
вильной частоте и продолжительности. Проведите опрос иузнайте мнение коллег о совещаниях, которые выпроводите.
Разработайте оптимальную повестку имодель
подведения итогов совещания.
Глава 14
ПРЕВРАТИТЕ
ИНСТРУМЕНТЫ
ВМОЩНЫЕ ОРУДИЯ
Во введении яговорила отом, что п од продуктивностью
часто понимают эффективность— то, насколько быстро
выспособны работать. На самом деле понятие продуктивности шире, ноэффективность, бесспорно, в него
входит. Чем быстрее вы завершаете циклы , тем больше
успеваете сделать.
Проблемы спродуктивностью обычно пытаются решить
при помощи инстр ументов: приложений, специальных
программ иплатформ. Инструменты, безусловно, полезны,
носущественно повышать продуктивность они могут втом
случае, если вы видите цель заинструментом иумеете
правильно его использовать.
На одной изкоуч-сессий япоказала человеку, который
уже 12 лет использовал Gmail для работы , как изменить
цвет ярлыков . Письма отруководителей мывыделили
красным, письма отклиентов— другими цветами, чтобы
ему легче было обратить наних внимание. Онрадовался,
что теперь может лучше видеть, что происходит в его
182
Глава 14. Превратите инструменты вмощные орудия
почтовом ящик е,— аядумала отом, как полезно былобы
для него узнать обэтой возможности на12 лет раньше!
НЕ ЖАЛЕЙТЕ ВРЕМЕНИ
НАНАСТРОЙКИ
Вот уже девять лет я веженедельной рассылке, которую получают более 50000 сотрудников Google, делюсь
советами оработе вGoogle Workspace. Это приложение
для общения икоординации, которым пользуются миллиарды людей, куда входят Gmail, Google Chat, Calendar,
Drive, Docs, Sheets, Meet и другие. Мои рекомендации,
которые теперь можно найти наYouTube-канале Google
Workspac e, универсальны— о тсоздания событий в G oo gle
Calendar прямо изGmail доиспользования изобра жений
ввопросниках Google Form— и помогают экономить
время. Яполучаю сотни писем отпользователей, которые
рассказывают, сколько времени сэкон омили инасколько
повысилась ихобщая продуктивность. Аеще меня спрашивают: «Как вы все это придумываете?»
Теперь-то ядействительно участвую вразработке
многих из этих функций, сотрудничаю с техническими
специалистами иполучаю предварительные уведомлен ия
овыпуске приложений. Однако первые несколько лет все
свои советы я находила внастройках.
Настройки любого продукта предназначен ы именно
для этого: настроить вас науспех, улучшить рабочий процесс, приспособить инструмент для вас. Многие незнают
офункциях продуктов, потому что непытаются разобраться
внастройках. Для любого продукта, которым выпользуетесь чаще раза внеделю, оттелевизора или стиральной
машины доэлектронной почты или мессенджера, стоит
183
Часть IV. Как делать это хорошо
потратить 20 минут нато, чтобы покопаться внастройках
ипонять, на что онспособен.
Мой свекор загружает свою посудомоечную маши ну
сневероятной точностью. Вынеповерите, сколько посуды
внее помещается,— ився она оказывается чистой. Все
его действия тщательно продуманы: м иски итарелки
онставит вопределенном направлении, чашки выстраивает под идеальными углами, ниодин сантиметр непропадает зря. Яспр осила его, как онэтому научился, и,как
выуже догадались, онответил, что прочитал инструкцию,
как загружать посуду впосудомоечную машину. Кто так
делает? Почти никто. Но что, еслибы мывсе следовали его примеру? Каждый вечер сталбы гораздо проще:
впосудомоечную машину помещаласьбы вся посуда,
инеприходилосьбы снова загружать посудомойку. Такая
большая выгода— вобмен настоль небольшое усилие.
20 минут,
посвященных настройке инструмента,
превращают его вмощное орудие.
А что, если применить такой подход ко всем рабочим инструментам— электронной почте, мессенджерам икалендарю? Например, мымогл и бы узнать, как
настроить уведомления насмартфоне таким образом,
чтобы видеть только то, что икогда нужно, как выделить
цветом, пометить инайти важную информацию. Как правило, мыначинаем пользоваться инструментами, не до
конца изучив ихвозможности , имногие изнас остаются
вневедении обо всем богатстве функционала.
184
Глава 14. Превратите инструменты вмощные орудия
УВИДЕТЬ НУЖНОЕ ИУБРАТЬ
НЕНУЖНОЕ
Чтобы инструменты работали навас, сделайте так, чтобы
они неработали против вас. Подробнее мы поговорим
обэтом вследующей главе, асейчас подчеркну: программы
для повышения продуктивности могут непредн амеренно
снижать ее, отвлекая уведомлениями— а отвлекаться
мыможем бесконечно! Все, что отвлекает внимание больше
чем насекунду, расходует энергию— даже неоткрыва я
уведомлени я и не вника я внего, вы все равно теряете
несколько энергетических баллов. Уже немало.
Убедитесь, что используете все настройки, позволяющие контролировать отображение информации, особенно
наустройствах, которые увас постоянно вдоступе. Нателефоне выможете контролировать, какие звонки принимать,
вкакое время, гром кость имелодию звонка, тоже самое
касается уведомлений электронной почты или мессенджеров. Уведомления стоит настроить так, чтобы видеть
только самые важные или, например, получать сообщения
вмессенджерах только врабочее время. Придумайте, как
настроить уведомления описьмах только отопределенных
людей, неот всех подряд. Можно установить в ремя для
получения заголовков главных новостей — раз вдень.
Приложения социальных сетей намоем телефоне работают
только втечение одного часа повечерам (а код доступа
кэтой функции яотдала мужу, чтобы небыло соблазна
изменить настройки!). Все эти мелочи помогают свести
фоновый шум к минимуму иочистить свое ментальное
пространство для творчества изапуска циклов.
185
Часть IV. Как делать это хорошо
НАСТРОЙТЕ ДИЗАЙН!
Гораздо приятнее заправлять постель, если вам нравится
покрывало. Иприятнее просматривать электронную почту,
если наэкране — ваша любимая фотография с пляжа.
Цветовая мар кировка папок делает ихвизуально более
интересными. Один руководитель пришел ввосторг, когда
яоживила его электронный календарь, научив ставить
эмодзи самолета рядом спредстоящими рейсами, аэмодзи
теннисного мяча— рядом стеннисными матчами его
дочери. Выпостоянно просматриваете свои приложения ,
электронную почту, рабо чий стол и календарь, так что
мелочи, которые будут визуально радовать, очень важны.
Том Оливьери, вице-президент команды генерального
директора Google, всегда загружен делами: электронная
почта, списки, презентации, принятие важных реше ний.
Аеще онобожает буррито. Его помощница Сара нашла
способ привлекать внимание Тома ксамым важным вопросам. Она отправляла ему письмо сэмодзи буррито вместо
темы. Тому очень понравилось. Это было весело ипривлекало внимание ; кроме тог о, эта мелочь оказалась
информативной и доносила до его сотрудников м ысль:
«Это важно». Теперь такие письма называют несписком
дел, а «списком буррито». Для Тома это небольшое развлечение подстроило рабочий инструмент под его вкусы,
немного изменив день. Уделяя время настройке рабочих
процессов, выизбавляетесь отрутины ипомогаете себе
эффективнее пользоваться инструментами исистемами.
186
Глава 14. Превратите инструменты вмощные орудия
ИСКУССТВЕННЫЙ ИНТЕЛЛЕКТ
ВПОМОЩЬ ЧЕЛОВЕЧЕСКОМУ
Ни для кого несекрет, что искусственный интеллект (ИИ)
уже меняет наш подход квыполнению задач и достижению целей. Генеративный ИИ, способный производить
новый контент наоснове простых подсказок, уже помогает писать электронные письма идокументы, обобщать
информацию идаже создавать изображения, видео ипрезентации снуля. Мой подход киспользованию ИИ втаких
решениях, как Google Workspace, аналогич ен настройке
прочих инструментов: прежде всего нужно узнать , что
онможет для вас сделать. Однако важно понимать, что
ИИ незастрахован от ошибок и лучше всего работает,
получая обратную связь отчеловека. Так что, поручив
ИИ-инструменту разработать описание проекта или слайды
для презентации, незабудьте дать обратную связь, чтобы
улучшить его работу. Ознакомьтесь снастройками, чтобы
узнать, как лучше использо вать тот или иной инструмент
ИИ икак писать промпы. Когда вам есть с чего начать,
вы легко справитесь спрочими параметрами, а затем
научитесь добавлять собственные настройки. В целом
ИИ незаменит изобретательность, креативность исообразительность реал ьных людей. Нонет сомнений в том,
что онстановится одним из лучших инструментов— если
его разумно использовать,— авближайшие годы станет
еще продуктивнее.
СОКРАЩАЙТЕ!
Самый очевидный способ эффективного взаимодействи я
сустройствами— применение «горячих клавиш». Комбинации, позволяющие выполнять привычные действия
187
Часть IV. Как делать это хорошо
наклавиатуре, некасаясь мыши,— невоспетые герои мира
продуктивности. Вызнали, что вGmail (если внастройках включены «горячие клавиши») достаточно нажать
«r» для ответа написьмо и«a»— для ответа всем адресатам? И это лишь капля в море. Вкаждой программе
есть «горячие клавиши», иони могут сэкономить секунды,
атоиминуты навыполнение обычных действий. По подсчетам образовательной платформы Brainscape23, выучив
«горячие клавиши» для рутинных задач, высможете экономить до64часов— восьми рабочих дней— вгод. Те, кто
иногда наблюда ет з амоей работой, часто спрашивают:
«Как ты так быстро это делаешь? Как ты переходишь
сод ной вкладки надругую, не касаясь мыши?» Ответ
один: «“Горячие клавиши”»!
Начните смалого, например сэлектронной почты. Подумайте, какие основные действия вывыполняете втечение
дня (ответить, ответить всем , удалить, архивировать).
Выясните «горячие клавиши» для этих действий иотработайте их. Даже такая мелочь, как «горячие клавиши»
для открытия нового окна вбраузер е, может сэкономить
несколько минут рабочего времени.
Если вынастроены серьезно, начните работать только
с «горячих клавиш». Уберите мышь— икаждый раз, ког да
вам захочется сделать движение мышью, вызывайте меню
настройки «горячих клавиш» иищите нужную комбинацию.
«Горячие клавиши», которыми выпользуетесь, останутся
свами навсегда— итолько подумайте, сколько вашего
времени они смогут сэкономить в будущем!
Я бы непосвятила этим советам отдельную главу,
если бы незнала на собственном опыте — и наопыте
тысяч людей, скоторыми работала,— как много времени
они могут сберечь и как эта экономия продвинет вас
нановый уровень продуктивности! Но как бы стремительно вынишли, отвлекающие факторы все равно будут
188
Глава 14. Превратите инструменты вмощные орудия
пытаться вам пом ешать. Вследующей главе мыобсудим,
как ихпредотвратить икак справиться сними, если они
уже появились.
ПРАКТИКА
ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ
Выберите несколько устройств, которыми
вы пользуетесь каждый день, например телефон, почтовую программу или посудомоечную
машину. Потратьт е 20 минут нато, чтобы разобраться внастройках ипонять, как ихправильно использовать.
Настройте уведомления и инструменты так,
чтобы они показывали вам только то, что выхотите видеть, и только тогда, когда вы хотите.
Атеперь добавьте настройки, приятные глазу!
Выберите три–пять основных действий в наи-
более часто используемых продуктах иизучите
«горячие клавиши», чтобы сокр атит ь время
наих выполнение.
Глава 15
НЕДАВАЙТЕ
СЕБЯ ОТВЛЕКАТЬ
Вы определили свои приоритеты, решили работать над
ними, выбрали лучшее время, нужное место, подготовили
иизучили инструменты. Все будет сделано? Необязательно.
Вдело вступают отвлекающие факторы. Я уже говорила
вовведении: поток + сосредоточенность = время, проведенное спользой.
Если вы несосредоточены, продуктивной работы
неполучится.
Погрузиться в работу, уйти в работу с головой, быть
впотоке— эти популярные выражения означают одно
итоже: работать неотвлекаясь. Но внаши дни бывает
трудно сосредоточиться. Мыумственно— ичасто физически тоже— работаем внескольких местах. Везде мыучимся
общению исотрудничеству — и на нас обрушивается
нескончаемый поток сообщений, уведомлений ипомех,
производимый теми самыми технологиями, которые
должны помогать нам быть продуктивными! Исследование, проведенное Калифорнийским университетом
вИрвай не24, показало, что на восстановление концентрации после то го, как выотвлеклись, уходит всреднем
190
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]