Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Аптайм оптимальный способ управления временем и энергией

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

06.09.2026

Размер:

1 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2021 / 2721 22 23 24 25 26 27 > Следующая >>>

Глава 16. Электронная почта исортировка белья

вшкафу. Вы бы тратили гораздо меньше энергии на то, чтобы выбрать рубашку, еслибы неиспользуемой одежды небыло. То же самое и с электронной почтой: каждое сообщение, даже если его неоткрыва ть, расходует часть ваших энергетических баллов. Как только оно попадает впапку «Входящие», жирный шрифт, которым выделяется непрочитанное сообщение, обманывает мозг, заставляя думать, что с этим делать.

Каждое письмо, которое попадает

в почтовый ящик, отнимает увас внимани е

иэнерги ю, даже если вынеоткрываете его.

Ваша цель на шаге 1 — убрать как можно больше ненужных писем. Создайте ф ильтры или правила всвоей почтовой программе, чтобы такие послания никогда непопадали в папку «Входя- щие». Видите, как ваше внимание привлекла эта фраза, потому что она выделена жирным шрифтом? Аве дь мн огие изэтих писем— новостные рассылки иоповещения, накоторые выподписались случайно. Создайте правило, чтобы письма стакими ключевыми словами, как «Отписаться» или «Просмотреть вбраузере» (типичные фразы, и спользуемые врассылках), никогда неп опадали вваш почтовый ящик. Случайно открыв такое письмо, вып о лните инструкции поотписке.

Установите таймер на 30 минут ипопробуйте уничтожить как можно больше ненужных писем. Создавайте фильтры, блокируйте отправителей, отписывайтесь отрассылок или отмечайте ихкак

201

Часть IV. Как делать это хорошо

спам. Также мыизбавляемся отодежды, которую больше неносим. Вынепожалеете, что потратили

время нато, чтобы квам приходили только нужные письма.

Выделите теписьма, которые должны бросаться вглаза. Если генеральный директор компании пишет

вам напр ямую, такие письма должны выглядеть иначе, чем его рассылка всем сотрудникам. Электронное письмо от преподавателя, отправленн ое неп осредственно вам, должно выглядеть иначе, чем то, которое онрассылает всем своим ученикам. Письмо отдиректора школы, где учится ваш ребенок, должно выглядеть иначе, чем еженедельная школьная рассылка. Если ува с много встреч или вычасто путешествуете и,как следствие, просматриваете электронную почту в основном и ли преимущественно на мобильно м телефоне (папка «Входящие» которого меньше именее детализирована, чем на экране компьютера), выдолжны знать, какие письма нужно открыть немедл енно, акакие могут подождать. Выдолжны уметь многое рассказать себе из будущего о том, что находится внутри пись ма, еще дотого, как оно будет открыто, итратить меньше энергии напросмотр папки «Входящие» впоисках важного. Создайте ярлык и или флаги, например «VIP» или «Срочно», азатем автоматически применяйте ихспомощью фильтров или правил. ВGmail это выглядит как автоматическое добавление меток кписьмам спомощью фильтрации: например, письмо от руководителя, отправленное непосредственно вам, получит один ярлык, а сообщение открупного клиента — другой (оба попадут впапку «Входящие», нобудут отличаться отостальных

202

Глава 16. Электронная почта исортировка белья

цветом). Пусть почтовая программа сама расставляет приоритеты, автоматическ и помечая письма, чтобы выпредставляли, что находится в почтовом ящике, еще дотого, как начнете открывать письма. Создав несколько таких правил, выникогда непропустите важное сообщение иполучите визуальные подсказки, которые помогут расставить приоритеты еще допросмотра темы письма.

Сортируйте свою электронную почту, как сортируют белье. Забудьте насекунду об электронной

почте, давайте погов орим оп онятных вещах  — остирке. Чт о, если япопрошу вас подойти ксушилке иразобрать белье следующим образом:

 Вы открываете дверцу сушилки и берете одну

рубашку.

 Складываете рубашку, идете вкомнату и убираете

еевкомод, азатем возвращаетесь ксушилке.

 В ытаскиваете другую рубашку, складываете ее,

идете ккомоду, азатем возвращаетесь ксушилке.

 Достаете пару брюк, они все еще кажутся немного

влажными, новы бросаете ихобратно костальной сухой одежде.

 В ынимаете один носок, новам неочень хочется

искать второй, поэтому выидете вкомнату, кладете его в ящик для носков и возвращаете сь ксушилке.

 Натыкаетесь на пару брюк— о, подождите, это

т е же сам ые влажны е брю ки, котор ые выуже видели,— иснова кладете ихобратно.

 Вам неохота полностью опустошать сушилку, по-

этому выпросто запускаете новый цикл исушите следующую партию одежды.

203

Часть IV. Как делать это хорошо

 Каждый раз, когда вам нужна определенная

одежда, вы паникуете, потому что незнаете, лежит она в сушилке вместе сдругими вещам и, или вызабыли еепостират ь, или уже убрали вшкаф.

 В течение всего дня выоставляете дверцу сушилки

открытой, чтобы видеть все вещи инапоминать себе отом, что незакончили разбирать белье.

Насколько это эффективно? Огромный стресс ипустая трата энергии! Тем неменее многие работают сэлектронной почтой именно так. Влажную одежду бросают обратно ксухой (помечают письма как непрочитанные). Сушилка никогда неопустошается (впапке «Входящие» всегда есть письма). Люди смотрят назаполненную сушилку несколько раз втечение дня, напоминая себе, что там беспорядок

(проверяют электронную почту более 15 раз вдень, нонесортируют письма). Они просыпаются ночью,

незная, ответилили на письмо или пр опустили что-то важное всвоем почтовом ящике (гдеже моя

розовая рубашка? !).

Как э та аналогия может научить нас управлять почтой?

 Мы решаем, что занимаемся электронной почтой

так же, как сортировкой белья, и выделяем для

этого определенное время, невозвращаясь к этой

работе постоянно.

 Мы разбираем письма в папке «Входящие»

доконца, как будто опустошаем сушилку.

 Мы сортируем письма. Так же, как мы склады-

ваем / развешиваем носки попарам, мы отвеч аем

написьма / читаем их/ возвращаемся кним.

 Мы делаем все за один присест: складываем всю

одежду / читаем все письма.

204

Глава 16. Электронная почта исортировка белья

 Мы работаем с одеждой / электронной почтой

максимум в два приема (сначала сортируем ее, потом пишем ответы / складываем), минимизируя количество энергетических баллов, которые тратим накаждое письмо.

 Мы рассматриваем сортировку/чтение/ответы

как отдельные виды деятельности и несмешиваем их(не складываем поодной рубашки, невешаем поодному платья, неподбираем поодному носки).

 Даже если мынеуспеваем развесить всю одежду

(ответить навсе письма), унас есть готовая стопка,

которую нужно развесить, аесли мыищем зеленую рубашку (нужное письмо отбосса), тоточно знаем, где она находится.

КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ

ВПОЧТОВОМ ЯЩ И К Е?

Настройте свой почтовый ящик так, чтобы увас была отдельная «сушилк а» (основная папка, куда поступают все письма) и «корзины для бель я» (ярлыки или папки, которые нев л ожены впапку «Входящие») для разных задач.

Никогда несмешивайте водной папке новые, непрочитанные письма ипрочитанные письма, которые требуют ответа.

Поступать так— все равно что оставить все сухие брюки, которые нужно сложить, всушилке вместе смокрыми носками. Это сбивает с толку! Кроме того, слишком сложно иметь несколько сушилок. Некоторые предпочитают заводить один ящик для внутренней почты, другой— для внешн ей, а третий— для различных входящ их писем. Однако проверенный п ринцип продуктивности состоит вследующем: чем больше ящиков вам приходится проверять,

205

Часть IV. Как делать это хорошо

тем больше стресса приносит процесс. Еслибы увас было девять почтовых ящиков возле дома— для счетов, для рекламы, для открыток иеще шесть для других категорий, — былобы очень хлопотно ежедневно подх одить к каждому изних. Опустошать один почтовый ящик каждый день исортировать его содержимое гораздо проще, поэтому янерекомендую заводить несколько ящиков для входящих писем.

В Gmail выможете создавать ярлыки для своих «корзин» ииспользовать функцию Multiple Inboxes для отображения этих ярлыков, чтобы видеть иходновременно всвоей «сушилке» (основной папке входящих сообщений). Вдругих почтовых программах выможете создавать папки. Создайте четыре основные «корзины для белья» для действий, которые можно совершить сэлектронным письмом:

Ответить: для тех писем, накоторые нужно ответить

1. иэто требует вашего времени.

Пример: ваш босс просит актуализировать инфор-

мацию остатусе важного проекта.

Прочитать: письма, которые выхотели бы про-

2. читать, нонетребующие ответа.

Пример: отраслевые рассылки, информационные

письма, интересные тематические исследования.

Вернуться: письма, накоторые вынеможете ответить сразу, потому что ждете определенного времени или ответа от кого-то еще. Они не входят вваш список дел.

Пример: выдолжны ответить клиенту, носначал а вам нужно получить одобрение контракта от Филипе. Нужно вернуться квашей переписке сФилип е и сначала подождать ответа..

Расслабиться: это не ваше дело! О т вас н ичего

4. нетребуется, это письмо можно положить вархив

206

Глава 16. Электронная почта исортировка белья

( чтобы при необходимости найти позже), всправочную папку или удалить.

Пример: член вашей команды сообщает обуспешном

завершении задачи или проекта.

Ответить Прочитать Вернуться Расслабиться

Кому: Вам

От кого: От вашего руководителя

Тема: Презентация

Привет,

Отличная презентация!!! Выможете внести изменения, окоторых мыговорили, иотправить обратно как можно скорее?

Спасибо!

Ланаэския

Кому: Вам

От кого: Утренние новости

Тема: Главное

Обновление информации окомпании

Крутой совет

Кому: Вам

От кого: Филипе

Тема: Разрешение

Привет,

Я надеюсь, что разрешения, которые вы запросили, будут получены кследующей неделе. Буду держать вас вкурсе!

Филипе

Кому: Вам

От: Коллега

Тема: Отличная работа!

Очень рад, что мызакончили этот проект. Было приятно работать свами— спасибо еще раз!

ЕЖЕДНЕВНАЯ РАБОТА

СЭЛЕКТРОНН О Й П О Ч ТОЙ

Чтобы перейти на эту систему, один раз выполните настройку, входе которой поместите все письма впапке «Входящие» вразделы «Ответить», «Прочитать» или «Вернуться», аостальное положите вбольшой архив или удалите. Если письмо нен уждается ниводном изперечисленных действий, оно недолжно оставаться впапке «Входящие» (подробнее об обработке писем мыскоро поговорим). Но важно непросто один раз п ерейти на эту систему,

207

Часть IV. Как делать это хорошо

апонять, как следовать ейкаждый день. Сортировка, ответ, чтение ивозвраще ние— отдельные виды деятельности, как сортировка белья, складывание одежды, развешивание одежды иподбор пар ных носков. Несмешивайте их.

Каждый день выделяйте время (лучше всего— утром), чтобы просмотреть папку «Входящие» и быстро рассортировать новые письма почетырем корзинам. В Gmail для быстрой сортировки можно использовать инструмент Auto Advance— авто матический переход кследующему письму— и «горячие клавиши». Вэто время вывыполняете только сортировку писем, отвечая нате, обработка которых занимает менее трех минут. В почасовом плане для этого должен быть выделен интервал. Действия посортировке писем изпапки «Входящие» покорзинам яназываю «нулевой уровень» (или «пустая сушилка»). Выизвлекаете содержимое ящика ираскладываете письма постопкам. Теперь выопределили, что именно нужно сделать скаждым письмом. Открыть письмо ипометить его как непрочитанное— все равно что бросить брюки обратно ксухой одежде. Вам из будущего это непонравится, потому что придется снова открывать пи сьмо ирешать, что с ним делать, а это пустая трата энергии. «Так, а яточно его открывал? Написал ли яответ? Надо вспомнить, что нужно было с ним делать…» Так люди возвращ аются кодному и томуже письму по пять-шесть раз, прежде чем обработают его.

Как только выдостигнете нулевого уровня, запланируйте время втечение дня (ивключите его в почасовой план), чтобы разобраться скорзинами. Просмотрите только письма, требующие ответа,— иобязательно ответьте наних! Затем всоответствующий отрезок времени прочтите письма изкорзины «Прочитать». Ящик «Входящие» должен содержать только новые письма, пришедшие смомента последней сортировки, — выможете пере-

208

Глава 16. Электронная почта исортировка белья

сортировывать ихеще два–четыре раза вдень, чтобы поддерживать нулевой уровень.

Раскладывание вещей по корзинам— отличный способ пакетной работы. Выполняя одинаковые действия в течение некоего отрез ка времени, выдобиваетесь эффективности и тратите меньше энергетических баллов. Складывая пятую рубашку и отвечая напятое письмо, вывходите вритм. Если делать все подряд, анеотслучая к случаю втечение дня, вынаст роитесь нанужный лад иповысите эффективность.

Также следует подумать о том, чтобы найти соответствие между отдельными корзин ами для писем иуровнем вашей энергии. Если уменя есть свободный час вовремя «часов силы» ия действительно хочу вдумчив о ответ ить на несколько сообщений, это отличное время, чтобы разобрать корзину «Ответить»— и подготовить ответы написьма. Если уменя две встречи с15-минутным перерывом между ними, то,скорее всего, не получится от реагировать нинаодно изписем корзины «Ответить», зато можно открыть корзину «Прочитать» ипросмотреть ново сти отрасли. Конец дня или конец недели — отличное время для быстрого просмотра корзины «Вернуться» перед выключением ноутбука.

Закончив слюбым письмом, вынимайте его изкорзины, где лежат сообщения вактивной работе, ип еремещайте туда, где находятся обработанные ,— вархив или вспециальные папки— либо удаляйте. Так в  вашем почтовом ящике и вкорзинах будут только теписьма, которые вам нужн о видеть. Пример почасового плана сблоками электронной почты и работой со всеми четыр ьмя корзи нами— втаблице далее.

Эта система по может вам регулярно справляться спотоком электронной почты— аглавное, этой системе можно доверять. Выточно знаете, где та розовая рубашка, когда она вам нужна (или тописьмо отбосса, накоторое

209

Часть IV. Как делать это хорошо

8:30 Выпейте кофе, отсортируйте входящие сообщения донулевого

уровня спомощью «горячих клавиш»

9:00 Откройте папку «Ответить» иотвечайте написьма без перерыва

10:30 Встреча

11:00 Встреча

11:45 Сортировка входящих сообщений снова донулевого уровня

спомощью «горячих клавиш»

12:00 Обед

13:00 Завершение ответов написьма иработа над задачами,

несвязанными сэлектронной почтой

13:30 Встреча

14:00 Откройте папку «Прочитать»

14:30 Встреча

16:00 Откройте папку «Вернуться» ипроверьте все, что требует ответа.

Снова отсортируйте донул евого уровня входящие сообщения перед уходом домой

нужно ответить доследующей недели). Вывсегда имеете представление, накаком этапе находится р азбор вашей электронной почты. Вы в курсе, нужноли выделить дополнительное время на просмотр корзин , если они начинают переполняться. Эта система дает вам полный контроль именяет подход кработе спочтой. Это важная часть вашего пути к аптайму.

ГДЕ БУДЕТ ВЫПОЛНЯТЬСЯ

ЭТ А РАБОТА?

Многие задаются вопросом, как метод сортировки белья для управления почтой сочетается с «воронкой списков» дел. Если вполученном письме есть задача, которую необ-

210

<<< < Предыдущая 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2021 / 2721 22 23 24 25 26 27 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]