3.4. Функция контроля

Контроль - это управленческая функция, задачей которой явля­ется количественная и кач ственная оценка и учет результатов работы предприятия. Главные инс рументы выполнения этой функции - на­блюдение, проверка всех с орон деятельности, учет и анализ. При этом контроль должен быть своевременным и простым. Последнее особенно важно для малых предприятий.

Управленческий контроль как один из главных инструментов выработки политики и принятия решений обеспечивает нормальное функционирование организации для достижения намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководст­ва. Содержание функции контроля включает: сбор, обработку и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений; сравнение их с плановыми показателями; выявление отклонений и ана­лиз их причин; разработку мероприятий по принятию срочных реше­ний, касающихся оперативной деятельности того или иного подразделе­ния организации.

Различают следующие основные виды контроля:

- предварительный контроль, который осуществляется до фактиче­ского начала работ (оценка квалификации персонала, выработка стан­дартов в отношении материальных ресурсов, составление бюджета и т.п.);

- текущий контроль проводится в процессе работы. Чаще всего объект контроля - СОТРУДНИКИ, а сам контроль является прерогативой их непосредственного руководителя. Текущий контроль для аппарата управления играет роль обратной связи;

- заключительный контроль помогает руководству организации предотвратить ошибки в будущем при планировании работ.

в целом информация, полученная в процессе контроля, может ис­пользоваться на этапе планирования, организации и мотивации труда сотрудников. Выполняя функцию контроля, Т.е. сопоставляя получен­ные результаты с теми, которых необходимо достигнуть, менеджеры при­нимают соответствующие меры. Если результаты хуже ожидаемых, то контроль помогает выявить причины отклонений и внести необходимые коррективы.

Контроль непосредственно связан с функцией планирования. Стра­тегические планы отражают изменения как внутри, так и вне организа­ции, и процесс контроля позволяет менеджерам удостовериться, дейст­вует или нет принятая стратегия. Если на предприятии постоянно осуществляется контроль, то ошибки можно заметить на раннем этапе и своевременно принять необходимые меры, позволяющие справиться с проблемой, предотвратив тем самым возможный серьезный ущерб.

Чтобы контроль был эффективным, т.е. обеспечивал достижение целей организации, он должен соответствовать следующим принципам:

- стратегической направленности, т.е. контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их;

- ориентированности на результаты, т.е. контроль должен способ­ствовать достижению поставленных целей и формулированию новых целей, которые обеспечат выживание организации в будущем;

- своевременности, т.е. необходимости: определить наиболее подходящий временной интервал контроля, учитывающий параметры основного плана, скорость изменений, а также затраты на проведение измерений и распространение полученных результатов; обеспечить возможность устранить отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры;

- гибкости, т.е. контроль должен иметь возможность адаптировать­ся к происходящим изменениям;

- простоты контроля, что обеспечивает лучшее понимание его целей и инструментов, а значит, и поддержку существующей системы контроля персоналом организации (кроме того, простые методы конт­роля более экономичны);

- экономичности, т.е. затраты на осуществление контроля не долж­ны превышать создаваемые им преимущества; его масштабы должны со­ответствовать потребностям системы управления в аналитической ин­формации;

- соответствия используемых средств и методов контроля конт­ролируемому виду деятельности (предмету контроля).

Для повышения эффективности контроля и избежания его отрица­тельного влияния на работников специалисты peкомендуют:

- устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

- обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;

- устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

- избегать чрезмерного контроля;

- вознаграждать за достижение стандартов.

Таким образом, контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Предназначение контроля - это предупреж­дение возможных отклонений от намеченных планов.