Самоменеджмент

Самоменеджмент - это прежде всего самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова - во времени, пространстве, общении, деловом мире. Дан­ная формулировка означает последовательное и целенаправленное при­менение испытанных методов и приемов в повседневной практике в целях оптимального использования ресурса времени. Руководитель должен уметь так организовать свой труд, чтобы его эффективность была макси­мальной. Основная его цель состоит в том, чтобы оптимально использо­вать время и свои возможности, сознательно управлять течением жизни и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

9.1. Планирование трудового процесса

Осуществляя ОСНОвные управленческие функции, менеджер опира­eTcя на ВПОлне определенные ресурсы - людей, финаI-IСЫ, сырье. В его распоряжении есть еще ОДИI-I уникалы-Iйшийй ресурс - время. MeI-Iеджер Живет и работает в трех времеыыых измереI-IИЯХ - I-Iастоящем, прошед­шем и будущем.

Перед meI-Iеджером всегда стоит дилемма - сделать работу самому либо делегировать ее другим лицам.

Делегировать работу - значит дать задаI!J[е кому-то друго]\[у, кто успешно справится с ним. Это необходимо делать по слеДУЮШI!М при­чинам:

- только путем делеГlIрования можно дать подчиненному возмож­ность раскрыть свои способности;

- отказ от делегирования ведет к перегрузке РУКОВОДIIтелей, за­медлению процесса ПрИНЯТlIЯ решений, в КОJlСЧНОЫ счсте - к разладу в Сl!стеме управления;

- отсутствие делегирования перегружает менеджера и сокращает время, необходимос для осуществлеI!ИЯ некоторых фУНКЦIIЙ.

Чтобы осуществить эффективное делеПlрование работы, I!УЖНО предусмотреть следующее:

- определить ответственность {! полномочия за каждый внд дея-

тельности;

- избегать подробного IIнструктирования;

- не делать выводов за подчиненных;

- побуждать подчиненных к инициативе;

- смотреть спокойно на некоторые ошибки и сбои в работе под-

чиненных;

- подбирать себе конкретную работу, которую можtIO осуществлять качественно.

Сделать работу самому. Когда перед менеджерами встает задача выполнять работу качественно, но в более сжатые сроки, а это значит, что надо работать более производительно. Для этого необходимо осуществлять планирование рабочего времени.

Планирование призвано обеспечить оптимальное использование самого ценного достояния - времени, а именно: употребить имеющееся время для максимально плодотворной деятельности. Планирование дает менеджеру также большую уверенность в себе и в достижении успеха.

Планирование как функция самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени. Уве­личение затрат времени на планирование приводит к некоторому со­кращению времени на исполнение, но в конечном счете - к экономии времени в целом. Замечено, что планирование каждый день в течение 10 минут дает ежедневно двухчасовую экономию времени.

Имеется несколько правил планирования личного времени.

1. Устанавливать соотношение (60: 40), т.е. составлять план лишь па определенную часть (приблизительно на 60%) рабочего времени. Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие момен­ты (поглотители времени), а также личные потребности не могут быть запланированы целиком. Соответственно свое время рекомендуется рас­пределять между двумя блоками:

а) 60% - запланированное время (запланированная активность); б) 40% - рабочее непредвиденное время (непредвиденная актив­ность) и спонтанное время (спонтанная активность).

В зависимости от вида занятий, должности указанное соотноше­ние может варьироваться.

2. Производить анализ видов деятельности и расхода времени, а так­же помех. Для этого рекомендуется документировать и анализировать, как и на что расходуется время.

з. Сводить задачи воедино - составлять планы действий. Пере­ЧIIСЛЯТЬ все предстоящие в плановом периоде дела, делить их на ДОЛГО-, средне- и краткосрочные.

4. Осуществлять реалистичное планирование, т .е. планировать лишь такой объем задач, с которым конкретно можно справиться.

Восполнять по возможности сразу допущенные потери времени.

Составлять свои временные планы в письменной форме, что по­Зволяет всегда иметь полный обзор дел, а также оказывает мобилизу­Ющее воздействие.

7. Переносить несделанное, Т.е. невыполненные задачи, котОрые предстоит выполнить, включать в план следующего периода.

8. Фиксировать в планах результаты или цели, а не действия. За счет этого активность направляется непосредственно на достижение целей и исключается внеплановая деятельность.

9. Устанавливать временньте нормы, предусматривать в своем плане на каждое дело ровно столько времени, сколько оно требует. Дело в том, что на работу, как праВIIЛО, тратится столько времени, сколько его имеет­ся в распоряжеНИIl.

10. Устанавливать точные сроки исполнения для всех видов дея­тельности. Это, в частности, приучает к самодисциплине.

11. Устанавливать прноритеты, точно определять очередность вы­полнения каждого вида работ.

12. Избавляться от «тирании» спещности. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, однако именно оно занимает часто боль­щую часть времени.

13. Делегировать дела, для этого устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую - перепоручить.

14. Оставлять определенное количество времеюr в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел.

15. Постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя.

16. Планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например, для проработки материалов, для размыщлений и т.д.

17. Резервировать продолжитеЛЬ'ные непрерывные периоды време­ни для крупных задач (спокойное время, закрытые часы).

18. Использовать определенную часть своего времени для плано­вой, подготовительной и творческой работы, а также для повыщения квалификации.

19. Планировать выполнение рутинных функций, например, чтение месячных отчетов, обход отделов и т.д.

20. Следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходи­ло как можно меньще времени, ограничиваться при этом только самыМ необходимым.

21. При планировании мыслить альтернативно - по принципу «все­гда есть другой, лучший путь».

22. Вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполне­ние долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудни­честве.

23. Согласовывать свои BpeMeHHble планы с планами других людей. В рамках общего планирования планирование времени ориентиру­еТСЯ на соответствующие долгосрочные (стратегические) цеЛII, которые, в СВОЮ очередь, подразделяются на операТIIвные цели. Установление пери­оДОВ времени ДЛЯ достижения личных и профессиональных целей дает чувство уверенности и представлеI-тие о наиболее предпочтительном рас­пределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Таким образом, планирование предполагает постепенное разложе­юrе общей задачи на частные, чтобы раЗЛIIчные действия можно было распределить во времени.

Планирование означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспри­нушать окружающий мир, если знаете, tlero хотите и когда, если имеете конкретный план расхода времени.

Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы обеспе­чивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомоти­вацни к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.

Любое планирование не имеет смысла, если четко не контролиро­вать выполнение данного плана. Это так же справедливо для организа­ций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внима­ние уделять контролю за тем, как вы ВЫПОЛIlяете поставленные перед собой задачи.

Контроль за выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано. Благодаря контролю ре­зультатов «не теряются!> несделанные дела. Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд, противодействовать помехам внутреннего или внещнего порядка, ограничиваться только самым существенным.

Целесообразно составлять план вечером уходящего дня, при этом вы с большей уверенностью отправитесь домой и с больщей концентра­цией сил следующим утром начнете новый день. Уже вечером по пути ДОмой и утром по пути на работу подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения. Поскольку формулировки Основных задач у вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый день выглядит уже обозримым и управляемым. Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых прежде пере­НОсили на более отдаленные сроки решение основных задач, пока послед­Ние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее качественно.