Навчальний елемент 8.2. Довідково-інформаційне забезпечення користувачів в режимі “запит-відповідь”

Цілі

Результатом вивчення цього навчального елемента мають бути знання про:

• довідково-інформаційне забезпечення;

• види інформаційних запитів;

• аналіз інформаційних запитів;

• оформлення інформаційних запитів;

• особливості аналітичного, бібліографічного, фактографічного запиту.

Порядок опрацювання навчального елемента:

I. Опрацювати теоретичний матеріал.

II. Дати відповіді на питання для самоконтролю:

1. Які вимоги ставляться до оформлення інформаційних запитів?

2. Які існують види разових запитів?

3. Які відомості повинен містити бібліографічний запит?

4. Які відомості включають до фактографічного запиту?

5. Які дані можна отримати з аналітичного запиту?

III. Виконати практичне завдання.

Завдання для практичного виконання наведені в кінці теми.

Теоретичний матеріал

Довідково-інформаційне забезпечення (ДІЗ) в режимі “запит – відповідь” – сукупність процесів з приймання запитів, їх опрацювання, пошуку і надання відповіді на разові запити, що надходять в орган науково-технічного інформування від користувачів інформаційних ресурсів. ДІЗ в режимі “запит – відповідь” в межах Міжнародної галузевої служби науково-технічного інформування (МГСНТІ) “Інформпобут” здійснюють національні органи у відповідності з методичними рекомендаціями “Взаємний обмін інформаційними матеріалами та фактографічними баз даних в галузі побутового обслуговування населення країн Західної Європи”.

Розрізняють наступні види разових запитів: бібліографічні, фактографічні, аналітичні, методичні.

Бібліографічні запити – запити на складання та надання бібліотечних тематичних списків, довідок і вказівників, а також уточнення бібліотечного опису документів.

Фактографічні запити – запити на підготовку та надання відомостей про якісь окремі факти.

Аналітичні запити – запити на отримання спеціально підготовлених відомостей про рівень і тенденції розвитку конкретної галузі техніки.

Методичні запити – запит на підготовку та надання рекомендацій стосовно кожного з видів науково-інформаційної і бібліотечно-бібліографічної діяльності.

Інформаційні запити поділяються на усні і письмові.

Органи науково-технічного інформування опрацьовують запити у встановлені терміни.

Відповіді на запити органи НТІ і бібліотеки галузі надають за галузево-територіальним принципом шляхом взаємовикористання фондів і розподілу функцій між ними.

Органи науково-технічного інформування підприємств і організацій галузі опрацьовують бібліографічні, фактографічні, аналітичні, методичні запити з використанням своїх фондів: у випадку неможливості їх задовольнити переадресовують в обласні органи науково-технічного інформування, міжгалузеві територіальні центри, в Центральні галузеві органи науково-технічного інформування.

Разові запити аналізують за наступними позиціями:

• загальна кількість запитів,

• користувачі інформаційних ресурсів,

• види запитів,

• тематика запитів,

• мовні та хронологічні характеристики,

• джерела виявлення інформаційних матеріалів,

• форма запитів (письмові, усні),

• правила складання запитів.

Кожну разову відповідь аналізують за наступними позиціями:

• загальна кількість відповідей,

• кількість ненадання відповідей (відмов),

• термін підготовка відповідей,

• відповідність відповіді запитові,

• причини відмови.

Вимоги до оформлення та складання запитів:

• запити повинні бути точно сформульовані (в усній чи письмовій формі),

• слід вказати мету запиту, дані про джерело, з якого отримано первісні відомості,

• фах користувачів інформаційних ресурсів.

Запити надіслані не за формою, опрацьовуються в другу чергу чи повертаються на уточнення, бібліографічні запити містять елементи бібліотечного опису документів, відомі користувачеві.

Запити на складання бібліографічних довідок (списку, покажчика) повинні бути точно сформульованими і містити:

• перелік необхідних документів,

• хронологічне охоплення (за які роки потрібні інформаційні матеріали), мовне охоплення (перелік мов, якими необхідно подати інформаційні матеріали),

• вимоги до повноти бібліографічних інформаційних матеріалів (вичерпність, вибірковість).

Запити оформляють у відповідності з наведеною формою:

Запит на отримання інформаційних ресурсів Найменування і поштова адреса організації _______________________ _______________________________________________________________ Зміст запиту__________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Мета запиту__________________________________________________ _______________________________________________________________ Види документів______________________________________________ _______________________________________________________________ Хронологічне охоплення_______________________________________ Джерела отримання відомостей про предмет запиту ________________ _______________________________________________________________ Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №___________________ _______________________________________________________________ Керівник організації Головний бухгалтер

Фактографічні запити містять перелік необхідних характеристик (параметрів), що цікавлять користувача, в тому числі відомі користувачеві адресні дані підприємств і організацій, що розробляють, випускають, експлуатують конкретний об’єкт.

Аналітичний запит містить:

• вимоги, що характеризують ступінь узагальнення відомостей (реферат, огляд, доповідь, співставлені дані),

• хронологічне охоплення джерел інформаційних матеріалів,

• мовне охоплення.

Навчальний елемент 8.3. Співвідношення інформаційних потреб і запитів

Цілі

Результатом вивчення цього навчального елемента мають бути знання про:

• співвідношення інформаційних запитів і потреб;

• релевантність документів;

• пертинентність документів.

Порядок опрацювання навчального елемента:

I. Опрацювати теоретичний матеріал.

II. Дати відповіді на питання для самоконтролю:

1. Дати означення інформаційному запиту.

2. Дати означення релевантності.

3. Дати означення пертинентності.

4. Яке співвідношення між релевантністю та пертинентністю?

5. Які основні ознаки класифікації користувачів інформаційних ресурсів?

III. Виконати практичне завдання.

Завдання для практичного виконання наведені в кінці теми.

Теоретичний матеріал

Для раціональної організації системи інформування користувачів та її ефективної роботи необхідно перш за все:

1. Чітке уявлення про групи обслуговування фахівців, їх професійну підготовку, їх чітку класифікацію.

2. Наявність зрозумілих і докладних уявлень про ступінь необхідності конкретних інформаційних матеріалів.

3. Знання природи і умов виникнення конкретних потреб в інформаційних матеріалах.

4. Наявність раціональних методів оперативного задоволення потреб в інформаційних матеріалах.

5. Виявлення “вузьких місць” в роботі служб науково-технічного інформування, збирання й опрацювання критичних зауважень з раціональної організації обслуговування з боку самих фахівців.

Отримання всіх необхідних для цього відомостей вимагає: проведення обширних пошуків, проведення тривалої дослідної роботи в різних за складом і характером галузях виробництва та наукової діяльності.

Розглядаючи користувача інформаційних ресурсів як “особу” чи “заклад”, що використовують відомості в науковій і практичній роботі, можна зробити висновок, що їх потреба в інформаційних матеріалах – необхідність отримання певних відомостей для використання в науковій і практичній роботі, дослідженнях технології, конструюванні тощо.

Потребу виражають в запиті (запит – письмова чи усна заявка на отримання необхідних інформаційних матеріалів). Термін запит – конкретна форма вираження потреби, причому останню не виражають в одному запиті, а породжують будь-яку їх кількість.

Іноді запит може не відображати потребу, відрізняючись від неї за змістом. Все залежить від мети і характеру формулювання запиту. Для вираження відповідності документів, виданих з інформаційно-пошукової системи у відповідь на запит, використовують поняття релевантності. Властивість же відповідності документу інформаційній потребі називається пертинентністю. Таким чином, було б помилково думати, що дібравши відповідний запиту документ, задовольняють цим потребу запитуючого в інформаційних матеріалах.

Вивчення читацьких інтересів, потреб і запитів, давно є одним з основних напрямків творчої діяльності бібліотечних працівників, з плином часу отримало свій сучасний розвиток у формі вивчення потреб і запитів користувачів інформаційних ресурсів в цілому, а потім і окремих груп.

Вивчення потреб фахівців в інформаційних матеріалах стає в наш час важливим розділом науково-інформаційної діяльності, практичне значення якого зростає з кожним роком. Про це свідчить ряд проведених останніми роками досліджень.

В ряді досліджень потреби в інформаційних ресурсах розглядаються в зв’язку з розробленням критеріїв оцінювання ефективності науково-інформаційної діяльності. В деяких ставлять більш вузьку задачу – покращити діяльність конкретних служб на основі вивчення потреб фахівців підприємств в інформаційних матеріалах.

Особливу увагу приділяють зараз питанню добору відомостей, тому виділяють конкретні групи користувачів і їх профілі, роблять спроби класифікувати інформаційні запити.

Питання про потреби в інформаційних послугах зачіпаються і в зв’язку з розробленням інформаційно-пошукових мов і створення ІПС.

Основними ознаками класифікації користувачів звичайно є:

• професія, галузь діяльності (дослідник, конструктор, технолог);

• освіта;

• посада;

• тип закладу (завод, НДІ, заклад освіти тощо).

Додатковими ознаками при групуванні користувачів слугує вік, вчений ступінь, стать, участь у винахідництві, в літературній чи викладацькій діяльності. Єдину ж класифікацію, зручну для всіх випадків, створити неможливо.

Роблять також спроби диференціювати і самі потреби в інформуванні. Різні за видом потреби в інформуванні зводять до наступних основних груп:

1. За змістом про предмет (техніка, матеріали, процеси, апарати тощо), факти (експериментальні дані, різні величини), теорії та методи.

2. За формою – потреба в конкретному документі, фактичних даних.

3. За цільовою ознакою – ознайомлення, виробництво.

4. За хронологічним принципом – поточні та ретроспективні відомості.

5. За наповненістю відповідей – вибірковий характер, вичерпний характер.

Основною проблемою є задоволення інформаційних потреб. Тому майже у всіх дослідженнях про потреби в інформуванні зачіпають питання про види і типи використаних джерел, про канали надходження інформаційних матеріалів до фахівців, про методи інформаційного обслуговування, а в ряді робіт розглядають зв’язок між характером потреб і видами використаних джерел.

Їх співвідношення за ступенем використання істотно відрізняється для різних категорій і визначається рядом факторів, метою і змістом роботи користувача, його кваліфікацією, масштабами робіт.

Необхідно відмітити, що жоден з використовуваних зараз методів вивчення потреб в інформуванні не є достатнім для отримання вичерпної й однозначної відповіді на питання про природу цих потреб і фактори, що обумовлюють спеціалізацію цих потреб.

Проведені до нашого часу роботи принесли значну користь тим, що визначили межі проблеми і показали найбільш типові і незмінні залежності між деякими факторами.

Отримати більш детальні і об’єктивні дані і наблизитися до вирішення проблеми виникнення потреб в інформуванні можна лише після проведення докладного дослідження механізму творчого процесу фахівців різних галузей знань, вивчення їх “інформаційної психології” і вироблення об’єктивних критеріїв оцінки ефективності інформаційної комунікації. Це вимагає залучення до розроблення проблем потреб в інформуванні широкого кола вчених у різних галузях знань при умові обов’язкової участі в цій роботі і фахівців, що використовують інформаційні ресурси.

Навчальний елемент 8.4. Інформаційне забезпечення за постійним та разовим запитом

Цілі

Результатом вивчення цього навчального елемента мають бути знання про:

• види запитів;

• особливості постійних запитів;

• способи приймання запитів;

• терміни виконання запитів.

Порядок опрацювання навчального елемента:

I. Опрацювати теоретичний матеріал.

II. Дати відповіді на питання для самоконтролю:

1. Коли виникають постійні запити?

2. Коли виникає разовий запит?

3. Які обов’язки диспетчера відділу інформування?

4. Чим постійні запити відрізняються від разових?

III. Виконати практичне завдання.

Завдання для практичного виконання наведені в кінці теми.

Теоретичний матеріал

Основним способом вираження інформаційної потреби фахівців є їх запити, які направляються до системи комплексного інформаційного обслуговування. Тому найбільш дієвим каналом зв’язку відділу інформування з фахівцями є підсистема інформаційного забезпечення за запитами.

В залежності від того, чи потрібне абонентам одноразове надання добірки відомостей і документів, чи вони зацікавлені в систематичному повідомленні про надходження в інформаційний фонд інформаційних матеріалів з конкретної галузі знань, запити поділяють на постійні і разові. У відношенні з цими основними завданнями підсистеми здійснюють забезпечення за постійним і за разовим запитами.

Забезпечення за постійними запитами. Постійний запит відображає відносно стабільну потребу одного або кількох фахівців у поточному інформуванні за конкретними науково-технічними проблемами. Забезпечення абонентів системи інформаційними матеріалами за постійним запитом вимагає від інформаційних працівників високого рівня знань у відповідних галузях науки і техніки, а також ініціативності у взаємодії з фахівцями. В системі інформування в даному випадку здійснюється безперервний технологічний процес підготовки інформаційних матеріалів у відповідності до запитів фахівців.

В основу інформаційного забезпечення за постійним запитом покладений метод вибіркового поширення інформаційних матеріалів, що став традиційним і має свої різновиди. В межах СКІО за постійним запитом здійснюють:

• диференційоване забезпечення керівництва (ДЗК);

• власне вибірковий доступ до інформаційних ресурсів;

• вибіркове забезпечення періодичними виданнями („Кільцева пошта”).

Вибіркове поширення інформаційних матеріалів являє собою процес аналізу вхідного потоку документів, його селекції та доведення до абонентів з урахуванням індивідуальних особливостей потреб окремих осіб чи груп фахівців.

Диференційоване забезпечення керівництва є різновидом вибіркового доступі до інформаційних ресурсів. Відмінності між цими методами засновані на неадекватності інформаційних потреб з вимогами їх абонентів. Абоненти ставлять вимоги до запропонованих документів, що дещо відрізняються від вимог інших абонентів. З урахуванням цих вимог СКІО передбачає надання абонентам ДЗК наступних інформаційних ресурсів:

1. Конкретні факти, необхідні для прийняття рішення при управлінні організацією чи у доборі правильного напрямку в науково-виробничій діяльності;

2. Основні відомості про перспективи розвитку окремих галузей науки і техніки;

3. Доступне подання опису будь-якої проблеми з суміжних галузей науки і техніки, необхідної при розробках.

Запропоновані керівництву інформаційні матеріали повинні бути високосинтезованими, мінімального об’єму і не вимагати додаткового звернення до інших джерел. Забезпечення функціонування ДЗК вимагає систематичної і дуже серйозної роботи інформаційних працівників. Вибіркове забезпечення періодичними виданнями дозволяє систематично надавати періодичні видання, що знову надійшли у відповідності зі щорічними заявками фахівців безпосередньо на їхньому робочому місці. Координує роботу з забезпечення абонентів ДЗК відповідальний виконавець режиму вибіркового доступу до інформаційних ресурсів. Забезпечення фахівців періодичними виданнями входить у функції підрозділу бібліотечно-бібліографічного обслуговування.

Послідовність операцій при інформаційному забезпеченні фахівців за постійним запитом відповідає методичним рекомендаціям з організації вибіркового доступу до інформаційних ресурсів органами НТІ.

Роботу системи інформування починають з визначення контингенту абонентів і формування абонентської мережі. Абонентами системи інформування можуть стати провідні фахівці організації чи підприємства. В режимі вибіркового доступу до інформаційних ресурсів може забезпечити індивідуальних і колективних абонентів.

Індивідуальними абонентами можуть бути фахівці (головні фахівці виробничих відділів, головні інженери проектів чи інші провідні розробники), які представили у СКІО свою власну інформаційну потребу.

Колективними абонентами можуть бути групи співробітників будь-якого відділу чи структурного підрозділу організації, які представили системі інформування свою загальну інформаційну потребу. З них обирають одного представника, через якого здійснюють надання інформаційних послуг, збирання і систематичні корективи тематики постійних запитів. У обов’язки цього представника входить своєчасне ознайомлення всіх зацікавлених осіб з числа своїх співробітників з отриманими від органу інформування матеріалами.

Наступним етапом роботи системи інформування є визначення тематики обслуговування абонентів за постійним запитом. Виявлення інформаційної потреби абонентів ДЗК є найбільш важливим і складним елементом роботи підсистеми.

Найбільш раціональним методом виявлення постійних запитів є робота абонентів з переліком типових запитів, складеним працівниками відділу інформування на основі тематичних планів роботи організації. Він включає в себе всі теми, які можуть зацікавити фахівців в ході виконання запланованих робіт і які органи інформування в змозі взяти на забезпечення своїми силами. Переглядаючи перелік, абонент відмічає всі теми, що цікавлять його, а також формує додаткові запити, що не ввійшли до числа типових, але потребують інформаційного забезпечення.

Постійні запити абонентів формують при перегляданні переліку виписаних організацією на наступний рік періодичних видань провідними фахівцями виробничих відділів. В кінці IV кварталу відповідальний виконавець повинен видати у відділи даний перелік і зібрати заявки на отримання періодичних видань в наступному році. За ними формують „Картотеку контролю функціонування „Кільцевої пошти”, в яку вводять „Бланки контрою видавання періодичних видань у відділи”. Бланк заводять на кожне конкретне найменування видання. На нього переносять назви відділів, в які буде видаватися видання. Порядок запису відділів повинен відповідати важливості конкретного видання для проведених відділами робіт, а відповідно і послідовності його надходження.

Постійні запити на забезпечення надходять відповідальним виконавцям системи інформування, які їх аналізують і при необхідності уточнюють окремі моменти.

При визначенні джерел, з яких слід добирати інформаційні матеріали, попередньо вивчають і аналізують можливості діючих в рамках ДСНТІ галузевих, державних, обласних і міжгалузевих інформаційних центрів, тобто зовнішніх систем вибіркового доступу до інформаційних ресурсів.

Характерною особливістю СКІО є те, що в ній передбачається максимальне використання можливостей вищих сходинок ДСНТІ і забезпечення користувачів в режимі вибіркового доступу до інформаційних ресурсів всіма інформаційними центрами, які працюють над відповідною тематикою.

За тими тематичними напрямками, які не забезпечуються системами доступу до інформаційних ресурсів, орган інформування повинен переглядати та добирати документи з відповідних реферативних і бібліографічних видань, а також з видань галузевих інформаційних центрів.

Для правильної організації добору інформаційних матеріалів користувачу відповідальний виконавець режиму доступу до інформаційних ресурсів дублює бланки постійних запитів. На них вказують найменування тем і перелік абонентів за кожною темою. Загальний перелік тем, які обслуговуються відповідним експертом, розміщують на спеціальному бланку і видають його разом з бланками постійних запитів.

Підготовка інформаційних матеріалів до надання абонентам починається з розподілу документів за видами.

Сигнальні картки в проектних інститутах достатньо складати тільки на спеціальні види документів, публікації та періодичні видання і оглядові інформаційні ресурси інформаційних центрів, оперативність надання яких можуть в якійсь мірі впливати на хід виконання досліджень. Для НДІ забезпечення абонентів інформаційними документами повинно бути дуже оперативним і пріоритет у наданні слід віддавати патентним інформаційним матеріалам, матеріалам конференцій і нарад, збірками праць і іншим публікаціям. Крім того, сигнальна картка може використовуватися для оповіщення абонентів про надходження документів з міжбібліотечного абонементу (МБА) чи копій, замовлених в інших організаціях. Про надходження першоджерел до інформаційного фонду (книг, брошур, реферативних і бібліографічних видань) фахівців оповіщають також через інформаційні видання, організації чи щомісячні виставки нових надходжень до інформаційного фонду.

Реферативні інформаційні матеріали про останні публікації також необхідно добирати з мінімальними витратами робочого часу, головним чином з добірок зовнішніх систем інформування.

Обов’язковою умовою ефективного забезпечення в режимі доступу до інформаційних ресурсів є наявність постійно діючого зворотного зв’язку. Тому дуже важливо, щоб оцінки, проставлені абонентами в ДЗЗ, були всесторонньо проаналізовані та за ними зроблені відповідні корективи в роботі системи інформування. Вагомим є і те, що за цими оцінками виявляють потреби фахівців у першоджерелах, своєчасне надання яких дозволяє максимально задовольнити абонентів СКІО.

В кінці року відповідальний виконавець режиму доступу до інформаційних ресурсів підводить підсумки роботи системи інформування за постійними запитами, визначає якість і ефективність інформаційного забезпечення абонентів.

Разовий запит виражає потребу фахівців в конкретних відомостях чи документах, необхідних їм для виконання отриманого завдання. Основна маса запитів зазвичай пов’язана з відомостями фактографічного, нормативного або адресного характеру, яких не вистачає в інформаційному фонді, а також з потребою в методичній чи консультативній допомозі при доборі промислової продукції для вирішення конкретних завдань, визначення її придатності з врахуванням досвіду експлуатації на діючих об’єктах, з добором інформаційних ресурсів з конкретних питань, з отриманням копій документів тощо. Направлення разового запиту в систему інформування, як правило, завжди пов’язане з миттєвою потребою фахівців в інформуванні, тому система повинна забезпечити оперативне задоволення разових запитів абонентів.

Забезпечення фахівців за разовими запитами система інформування виконує в режимі „Запит-відповідь”.

В СКІО для підвищення ефективності, якості і оперативності задоволення разової інформаційної потреби абонентів передбачають впровадження диспетчеризації, яка дозволяє раціонально організувати роботу і самого органу інформування.

Існуючий у багатьох організаціях метод особистого звернення фахівців промислових відділів (користувачів інформаційних ресурсів) зі своїми запитами до інформаційних працівників простий, але має ряд вагомих недоліків.

У відділи науково-дослідних, а особливо проектних інститутів надходить до 40 – 50 різних запитів на день, що негативно впливає на його роботу. Тому в систему забезпечення за запитами ввели додаткову ланку управління потоком разових запитів і координацію робіт за їх обслуговуванням. Такою ланкою є диспетчер відділу.

У обов’язки диспетчера відділу в рамках підсистеми інформування входить:

• приймання та реєстрація разових запитів фахівців;

• визначення складу виконавців;

• координація робіт з обслуговування разових запитів;

• контроль термінів виконання запитів;

• надання фахівцям інформаційних матеріалів у ході обслуговування їх запитів;

• надання окремих відомостей і даних з фондів центральної фактографічної ІПС.

Запити від користувачів приймають протягом всього робочого дня усно, через телефон або письмово в залежності від їх змісту і ходу виконання.

Усно і через телефон приймають наступні види запитів: уточнення техніко-економічних і експлуатаційних характеристик промислової продукції, умови її постачання та способи замовлення; консультації з використання конкретних виробів у виконуваних розробках з заданими умовами експлуатації; з’ясування адресних відомостей підприємств і організацій.

Письмово приймають запити на: проведення інформаційного чи патентного дослідження з конкретної тематики; складання бібліографічного покажчика літератури з конкретної проблеми; перекладання статей та інших матеріалів з іноземної мови на рідну чи навпаки; складання аналітичних, реферативних і співставляльних оглядів; отримання матеріалів з МБА, доукомплектування інформаційного фонду документами; зняття копій статей чи інших матеріалів; добір апаратури з заданими характеристиками; перевірка замовлених специфікацій.

Якщо в ході виконання першої групи запитів виявляють, що потрібні відомості необхідно запросити в іншій організації чи потрібно направити в іншу організацію лист, телеграму чи телетайпограму, їх також оформляють письмово. Приймання запиту фіксують в реєстраційному журналі. Прийнявши запит, диспетчер аналізує зміст і визначає його вид.

Система забезпечує виконання:

• аналітичних запитів – включаючи консультації з добору та застосування промислової продукції в конкретному виконанні, з побудови програмного та математичного забезпечення АСУ; добір технічних засобів з заданими параметрами; складання оглядів; виконання науково-технічних перекладів тощо;

• фактографічних запитів – уточнення техніко-економічних і експлуатаційних характеристик промислової продукції, умов її постачання та способів замовлення і монтажу, перспективи виготовлення на найближчі роки, взаємозамінності окремих виробів, умов замовлення та постачання програмних засобів, адресних відомостей про організацію та підприємства, перевірка правильності складання замовних специфікацій тощо;

• документальних запитів – уточнення наявності окремих документів в центральних і локальних інформаційних фондів; запит матеріалів з інших організацій, замовлення літератури з МБА, підтвердження дійсності документів, запит копій статей і перекладів, розмноження інформаційних матеріалів тощо;

• бібліографічних запитів – складання бібліографічних показників літератури та ІФ власної та інших організацій, надання бібліографічних даних тощо.

В залежності від типу запиту, наявності відомостей в інформаційному фонді, а також з обліком вимог з оперативності надання інформаційних матеріалів встановлені наступні терміни виконання запитів:

• при наявності відомостей і документів в інформаційному фонді термін виконання фактографічних запитів не більше одного дня (за терміновим запитом відповідь видається негайно), всіх інших видів запитів – за погодженням з користувачем;

• при відсутності відомостей і документів в ІФ відповіді на всі види запитів видаються за мірою надходження інформаційних матеріалів, орієнтовний термін виконання таких запитів – півтора-два місяці.

• при аналізі змісту запитів диспетчер виділяє фактографічні запити та встановлює, чи є відомості, які запитували. На такі питання відповідь надає сам диспетчер усно, телефоном чи надаючи користувачам відповідні документи. Виконання запиту фіксують в реєстраційному журналі.

Якщо фактографічних відомостей, що запросили, немає, диспетчер визначає виконавців і складає дублікат запиту. В такому вигляді разовий запит надходить інформаційному працівникові на виконання.

За аналітичним, документальним і бібліографічним запитами диспетчер визначає виконавців. Після цього запити передаються на виконання. У випадку, коли важко встановити вид запиту, диспетчер додатково уточнює чи коригує зміст запиту.

Диспетчер щоденно контролює виконання всіх разових запитів за допомогою реєстраційного журналу. Виконання письмових запитів контролюється за допомогою „Картотеки контролю виконання разових запитів”. Про хід виконання запитів диспетчер постійно інформує абонентів, а також повідомляє на щоденних оперативних нарадах, які проводять начальники відділів. Якщо запит виконано, диспетчер знімає його з контролю. При цьому в реєстраційному журналі роблять відповідний запис про надання інформаційних матеріалів користувачеві, такий же запис дублюють і переносять в архів. Час зберігання відомостей щодо виконаних запитів один рік.

Для прискорення отримання відповідей на запити відділу інформування в системі передбачено залучення до обслуговування окремих запитів співробітників інших відділів відряджених у виробничих справах. Відрядженим видають відповідно наказу додаткове завдання.

Постановка додаткових завдань на відрядження фахівцям промислових відділів значно економить витрати організації на відрядження і підвищує оперативність виконання разових запитів.

Якщо додаткове завдання на відрядження не вимагається, диспетчер визначає типи прискорення виконання запитів. За фактографічними запитами, на які є відповіді в інформаційному фонді, але вони не задовольняють користувача, а термін виконання добіг кінця, диспетчер чи сам виконавець вирішують питання про направлення письмової заявки-запиту в іншу організацію. Це узгоджується з фахівцем, обговорюються прийнятні для обох сторін терміни й оформлюється новий запит. Дублікат попереднього запиту при цьому знищують.

За запитами тривалого використання встановлюють відношення терміну обслуговування. На жаль, багато організацій дуже неоперативно відповідають на письмові заявки-запити. Тому на практиці необхідно двічі, тричі, а іноді і більше разів направляти повторні запити стосовно одного і того ж питання. Система регламентує терміни, після закінчення яких направляються постійні запити. Для листів встановлюють термін – один місяць, а для телеграм і телетайпограм – один тиждень. Відібрані для повторення запити передають виконавцям. В якості заходів з прискорення обслуговування запиту можна рекомендувати виконавцеві використати телефонний зв’язок чи виїхати у відрядження до відповідної організації.

В окремих випадках виникає ситуація, коли всі можливі заходи прискорення отримання відповіді на запит прийняті, але в обумовлені терміни його виконання неможливе. В такому випадку встановлюють загальну доцільність продовження робіт стосовно обслуговування запиту, що надійшов до системи. Якщо роботу слід продовжити, то коригують терміни обслуговування запиту. У іншому випадку роботи з запиту завершують і не знімають з контролю.

Щоденно диспетчер проводить облік разових запитів, що надійшли до системи, їх об’єм за видами, кількості обслужених запитів з числа прийнятих в цей і в попередні дні. В кінці кожного року диспетчер підводить підсумки інформаційного обслуговування за разовими запитами і аналізує його якість.

Разові запити, що надійшли від диспетчера, виконавець аналізує, при необхідності зв’язується з абонентом, уточнює незрозумілі деталі і коригує їх зміст. За запитами, що можуть бути обслужені за допомогою ІФ власної організації, виконавець відразу ж проводить інформаційний пошук.

Запити, які підлягають обслуговуванню за допомогою інформаційного фонду інших організацій, аналізують. Найбільш оперативним способом з’ясування незрозумілих питань є телефонна розмова. Якщо абонента задовольняють інформаційні матеріали, отримані таким шляхом, і йому не потрібне письмове офіційне підтвердження отриманих відомостей, то виконавець замовляє телефонну розмову і з’ясовує всі необхідні дані. Однак телефонна розмова не може слугувати основою для використання інформаційних ресурсів в розробках. Тому в більшості випадків після переговорів телефоном інформаційні працівники повинні направляти письмові запити з цього ж питання.

Якщо телефонна розмова не задовольняє абонента або не може відбутися з технічних причин (відсутність зв’язку тощо), то вирішують питання про направлення у відповідні організації телеграм чи телетайпограм, складають додаткове завдання на відрядження чи терміново направляють до цієї організації виконавця відділу інформування.

На практиці іноді бувають ситуації, коли прискорити обслуговування разового запиту ніяким способом неможливо. Виконавець в такому випадку вирішує з користувачем інформаційних ресурсів питання про продовження терміну виконання завдання. Спільно з диспетчером вони узгоджують нові терміни й у відповідності з ними знову починають роботу з обслуговування запиту. У випадку, коли терміни продовжити неможливо, вирішують питання про доцільність проведення робіт з обслуговування запиту. Якщо абонент наполягає на виконанні цих робіт, то роботи проводяться, але відразу ж обговорюються реальні терміни і об’єми, які можуть бути забезпечені СКІЗ.

Важливим моментом в даній ситуації є те, що практично виключаються випадки, коли в системі інформування прийняли разовий запит, запевнили абонента в позитивному результаті, а потім поставили його перед фактом, що обслуговування запиту було нереальним. Це значно посилює довіру фахівців до системи інформування. У випадку, коли інформаційний працівник і абонент спільно встановили, що продовжувати роботу за запитом не варто, всі роботи зупиняють, запит знімають з контролю.

Для обслуговування запитів з використанням фондів інших організацій виконавець складає письмовий запит (заявку) і відправляє його до іншої організації. При відсиланні роблять відповідний запис – фіксують вид відправлення (лист – Л, телеграма, телетайпограма – Т), дата та вихідний номер. Самі запити передають диспетчеру на контроль. Отримані з інших організацій і знайдені в ІФ відомості і документи виконавець аналізує на відповідність запиту. Якщо результати пошуку не мають достатнього ступеня релевантності, то робота з обслуговування запиту продовжується. При хороших результатах пошуку встановлюють форму подання інформаційної потреби.

Документи, отримані за запитами (заявками), проходять відповідне опрацювання (реєстрацію, бібліотечне і технічне опрацювання, каталогізацію тощо) і готуються до надання.

Навчальний елемент 8.5. Складність і суперечність сучасного розвитку інформаційних потреб

Цілі

Результатом вивчення цього навчального елемента мають бути знання про:

• основні принципи інформаційного забезпечення;

• основні задачі служби науково-інформаційного інформування;

• організаційно-функціональну схему інформаційного забезпечення користувачів.

Порядок опрацювання навчального елемента:

I. Опрацювати теоретичний матеріал.

II. Дати відповіді на питання для самоконтролю:

1. Що називають функціональною ознакою інформаційного забезпечення?

2. Що називають організаційною ознакою інформаційного забезпечення?

3. Дати визначення бібліографічного обслуговування?

III. Виконати практичне завдання.

Завдання для практичного виконання наведені в кінці теми.

Теоретичний матеріал

Основними принципами організації та функціонування системи інформаційного забезпечення є:

• єдине організаційне керівництво інформаційним забезпеченням;

• організація інформаційного забезпечення на основі вивчення інформаційних потреб користувачів;

• створення довідково-інформаційного фонду;

• організація централізованого отримання літератури і документації;

• організація “висхідного” і “нисхідного” інформаційних потоків.

• основні умови організації ефективного інформаційного забезпечення користувачів:

• розроблення організаційно-функціональної схеми інформаційного забезпечення користувачів, що враховує управління та координацію окремих видів інформаційного забезпечення;

• чіткий розподіл функцій з інформаційного забезпечення між підрозділами й їхня взаємодія;

• вивчення інформаційних потреб користувачів і розробка тематичного рубрикатора;

• участь у роботі всіх підрозділів організації зі створення, ведення довідково-інформаційного фонду і інформаційного забезпечення;

• розробка документів, що регламентують діяльність служб НТІ, з урахуванням взаємодії всіх структурних підрозділів служби;

• організація інформаційного забезпечення на базі ДІФ служби;

• використання сучасних режимів інформаційного забезпечення та основних видів інформаційних послуг;

• використання в інформаційному забезпеченні всіх видів і типів документів;

• наявність відповідних технічних засобів;

• впровадження в організації системи виявлення та впровадження науково-технічних досягнень у виробництво;

• наявність служби НТІ або науково-технічної бібліотеки, лабораторій, кабінетів, що виконують функції служби науково-технічного інформування;

• наявність кваліфікованих кадрів у службі науково-технічного інформування;

• взаємодія служби науково-технічного інформування з інформаційними органами ДСНТІ.

Доводиться констатувати, що в даний час немає достатньої кількості кваліфікованих фахівців, здатних надавати інформаційні послуги на необхідному рівні, не розроблені і загальносистемні документи з організації інформаційного забезпечення.

З огляду на це, можна розглядати чотири можливих підходи до організації служби науково-технічного інформування.

Перший – служба НТІ в організації є окремим підрозділом, до складу якого входить науково-технічна бібліотека, що виконує задачі з організації і координації інформаційного забезпечення. Цей варіант служби науково-технічного інформування є найбільш доцільним.

Другий – служба НТІ і науково-технічна бібліотека виступають як окремі структурні підрозділи. У даному випадку науково-технічна бібліотека може і не бути структурним підрозділом, а входити до складу інших підрозділів.

Третій – науково-технічна бібліотека бере на себе функції служби НТІ.

Четвертий – функції служби науково-технічного інформування виконує група окремих фахівців – представників деяких підрозділів, які мають відповідні права й обов’язки з комплектування довідково-інформаційного фонду та інформаційного забезпечення. У даному випадку інформаційне навантаження можуть нести лабораторії, а у випадку їхньої відсутності – інформатори. Цей варіант найбільш складний, що потребує від фахівців, які працюють в окремих підрозділах організації, знання основ науково-інформаційної діяльності, уміння підготовлювати і опрацьовувати науково-технічні інформаційні матеріали.

Служба НТІ повинна здійснювати свою діяльність відповідно до типового положення про відділ науково-технічного інформування науково-дослідної установи, конструкторської, проектної, технологічної та дослідницької організації, затвердженим постановою Державного комітету з науки та техніки.

Основними задачами служби НТІ є:

• інформаційне забезпечення фахівців і керівників організації, відповідно до їх інформаційних потреб, що виникають у процесі їх діяльності, при проведенні науково-дослідних і інших робіт;

• контроль за використанням інформаційних ресурсів у науково-дослідній і методичній роботі;

• забезпечення керівників організації (підрозділів) спеціально підготовленими інформаційними матеріалами, необхідними для прийняття рішень при формуванні цільових комплексних програм розвитку, планів проведення НДР, а також сприянні вирішенню інших проблем, які стоять перед організацією;

• сприяння пропаганді передового досвіду і результатів НДР організацій;

• створення інформаційних матеріалів про науково-технічні досягнення, використання їх і передавання в галузі народного господарства;

• організація подання інформаційних матеріалів до організацій вищих рівнів, контроль за виконанням цієї роботи.

• організаційні питання, що стосуються служби НТІ, повинні бути зафіксовані в документі, що регламентує її діяльність. Таким документом повинно бути “Положення про службу науково-технічного інформування”, що відображає особливості організації (структуру, підпорядкованість, штат) і функціонування служби НТІ в конкретних умовах.

При створенні служби науково-технічного інформування для кожного з варіантів підготовки “Положення про службу науково-технічного інформування” слід дотримуватися одного з головних принципів організації і функціонування інформаційного забезпечення – принципу єдиного організаційного керівництва інформаційним забезпеченням і підпорядкування служби науково-технічного інформування одному з керівників. Тому робота служби НТІ, незалежно від її організаційної побудови, повинна проводитися за єдиним планом, що готує служба науково-технічного інформування і затверджує директор (заступник).

Організаційно-функціональна схема інформаційного забезпечення користувачів. На основі досвіду інформаційних працівників для управління інформаційного забезпечення розроблена організаційно-функціональна схема, у якій враховані основні принципи та необхідні умови інформаційного забезпечення користувачів інформаційних ресурсів. Ця схема дає можливість службі НТІ не тільки керувати роботою підрозділів організації та фахівців, зокрема, інформаторів, але й координувати виконання окремих її видів.

Функціональні ознаки – це основні напрямки і види робіт, здійснення яких є обов’язковим для інформаційного забезпечення, а також різні інформаційні послуги відповідно до “Номенклатури інформаційних послуг (опис і класифікація)”. До організаційних ознак включено: виконавці, терміни виконання окремих видів робіт, адреси користувачів, категорії користувачів служби НТІ.

Схема складається із шести блоків:

1. Основні напрямки та види робіт:

• вивчення інформаційних потреб основних категорій користувачів інформаційних ресурсів;

• організація та ведення ДІФ;

• бібліотечне обслуговування, бібліографічна робота, довідково-інформаційне обслуговування, інформаційне забезпечення;

• виявлення науково-технічних досягнень;

• підготовка та видання реферативних інформаційних матеріалів;

• звітність.

2. Виконавці – всі зазначені працівники беруть участь у інформаційному забезпеченні підрозділів організації та взаємозв’язок з органами інформування ДСНТІ.

3. Результат – зазначені результати, отримувані при виконанні кожного виду робіт (тематичний рубрикатор інформаційних потреб організації, перспективний тематичний план комплектування ДІФ, бібліографічні покажчики тощо).

4. Терміни і періодичність виконання робіт – залежно від інформаційних послуг встановлено різні терміни їхнього виконання: два рази на рік, один раз на рік, за окремим планом тощо. Ці терміни встановлені на основі досвіду. У конкретних установах вони можуть бути різними.

5. Адреса користувача – зазначені підрозділи установи, для яких готують інформаційний матеріал.

6. Категорії користувачів служби НТІ в установі – зазначені користувачі служби науково-технічного інформування, для яких здійснюють той чи інший вид роботи.

Користувачами служби науково-технічного інформування в установі є: керівники відповідного міністерства (відомства), керівники установи (директор, його заступники, завідувачі підрозділами), фахівці.

Організаційно-функціональну схему ІС в установі подають у вигляді таблиць, у яких у логічній послідовності відображені всі напрямки і види інформаційного забезпечення, виконавці, результати робіт, терміни виконання, адреси користувачів.

Роботу з організації і ведення довідково-інформаційного фонду проводить служба науково-технічного інформування разом із НТБ, лабораторіями і інших підрозділів установи. Вона складається з наступних етапів:

1. Комплектування довідково-інформаційного фонду, що включає складання перспективного тематичного плану комплектування (на 5 років) і оперативного плану комплектування на майбутній рік.

Цей напрямок роботи включає також процеси коригування перспективного тематичного плану комплектування й організації отримання літератури та документації, її опрацювання та розподілу.

Організацію отримання літератури та документації на всіх видах носіїв (на паперовій основі, мікрофішах, магнітних та оптичних дисках) здійснюють служба НТІ і науково-технічна бібліотека, що у період підписки подають підрозділам установи каталог друкованих видань і тематичні плани видавництв. На основі заявок служба НТІ і науково-технічна бібліотека проводиться підписка на газети, журнали, інформаційні видання тощо. При цьому варто враховувати характерне для установи широке коло тематики, що охоплює, крім основних галузевих тем, науку і практику управління тощо. Отже, у сходженні потоків інформаційних матеріалів повинні бути видання державних, центральних, галузевих, обласних і територіальних органів інформування з усіх цих питань. Тут варто передбачити також наявність директивних матеріалів, нормативно-технічних і методичних документів з управління, планування й організації праці, що надходять з відповідного міністерства чи відомства, а також навчально-методичного управління.

2. Ведення довідково-інформаційного фонду – відповідно до типового положення про ДІФ, що розробляють в кожній установі з урахуванням конкретних умов (наявність чи відсутність самостійного підрозділу НТІ, кваліфікованих інформаційних працівників, видів джерел інформаційних матеріалів) і існуючих нормативно-технічних і науково-методичних документів.

Ця робота включає організацію та ведення фонду первинних документів і довідково-пошукового апарата. При введенні в фонд первинних документів варто враховувати, що в установі масив документів (фонд першоджерел) має свої особливості, пов’язані з широким колом документів, який можна розподілити на три групи:

• документи, що є результатом дії формальних комунікацій;

• документи, що є результатом дії неформальних комунікацій;

• документи як результат наукової і навчальної діяльності.

До складу документів першої групи входять: книги, журнали, монографії, офіційні документи, реєстраційні карти на НДДКР, звітна документація інших організацій, огляди, нормативно-технічні та науково-методичні документи, дисертації, щорічні доповіді про найбільш важливі вітчизняні та зарубіжні досягнення, учбово-методичні документи (навчальні плани, програми, лекції, навчальні посібники, підручники, ділові ігри, методичні рекомендації, методичні посібники).

До складу другої групи входять матеріали нарад, конференцій, симпозіумів, колоквіумів, шкіл, семінарів (програми, тези та збірники доповідей і повідомлень), звіти про службові відрядження.

До складу третьої групи входять матеріали науково-практичних конференцій, анкети (звіти) ділових ігор, випускні та дипломні роботи, звіти про відрядження фахівців, звіти про стажування та звіти з НДР, формати опису тем навчальних програм, науково-технічних досягнень тощо.

З огляду на цю особливість фонд першоджерел установи може бути розподілений за різними підрозділами. Наприклад, організацію та ведення інформаційного фонду можуть здійснювати лабораторії, кабінети, так само як і фонд карт пропозицій користувачів. Однак, незважаючи на це, організація та ведення фонду повинні проводитися під єдиним методичним керівництвом служби НТІ.

Для забезпечення функціонування ДІФ розробляють план роботи з його формування, ведення алфавітно-предметного покажчика до каталогів і картотек довідково-пошукового апарату, путівник довідково-інформаційного фонду установи, що сприяють ефективному використанню довідково-інформаційного фонду. Індивідуальна робота проводиться в читальному залі, через бібліотечний абонемент або за вимогою користувача – через міжбібліотечний абонемент. Масова робота бібліотеки пов’язана з пропагандою видань друку.

Крім цього НТБ проводить бібліографічну роботу в режимі бібліографічного і довідково-бібліографічного обслуговування.

Бібліографічне обслуговування – це процес доведення до користувача бібліографічних інформаційних ресурсів, тобто відомостей про друковані видання, необхідні для їх ідентифікації та використання (незалежно від способу подання цих відомостей – усного, друкованого чи машинозчитуваного).

Довідково-бібліографічне обслуговування пов’язане з задоволенням запитів, що надходять, і наданням бібліографічних довідок.

Наприклад, НТБ систематично знайомить співробітників підрозділів установ, керівництво, фахівців із сигнальними інформаційними ресурсами, видаючи копії змістів журналів. Взаємодіючи з органами інформування ДСНТІ, тематичні за заявками — один раз на три місяці. Щомісяця науково-технічна бібліотека організовує виставки нових надходжень і тематичні (за заявками), один раз на два місяці – дні інформування. Крім того, НТБ надає за вимогою читачів бібліографічні довідки.

Одним з результатів цієї роботи є проведення днів інформування (один раз на два місяці) для керівників, фахівців.

Бібліографічна робота включає складання бібліографічного покажчика з підвищення кваліфікації (один раз на місяць), кумулятивного бібліографічного покажчика (два рази на рік) і щомісяця – переліку заходів щодо науково-технічної пропаганди, проведених у межах служби НТІ (конференції, семінари тощо).

Усі ці матеріали подають підрозділи установи для інформування фахівців.

Результатом бібліографічного обслуговування є також організація виставок нових надходжень в установи, що проводяться щомісяця для керівництва, фахівців і користувачів.

Служба НТІ проводить довідково-бібліографічне обслуговування, готуючи за окремими запитами керівництва, фахівців бібліографічні довідки різного характеру.

Інформаційне забезпечення користувачів — це сукупність процесів з підготовки та надання спеціально підготовлених науково-технічних інформаційних матеріалів для вирішення управлінських і науково-технічних задач відповідно до етапів їх виконання.

До такого виду науково-технічного інформаційного обслуговування відноситься диференційоване забезпечення науково-технічними інформаційними матеріалами керівництва установи.

Вибіркове поширення інформаційних матеріалів – це систематичне забезпечення відомостями про поточні надходженнях документів відповідно до постійно діючих запитів при обов’язковому зворотному зв’язку з наступним наданням за вимогою користувача необхідних документів. Виконавець роботи – служба НТІ.

Довідково-інформаційне обслуговування в режимі “запит-відповідь” являє собою сукупність процесів з підготовки та надання відповіді на разовий запит, що надходить від користувача. Цю роботу в установі виконують підрозділи служби НТІ. Результатом є документи, бібліографічні покажчики, фактографічні дані, що надаються за вимогами (запитами) і підрозділам для керівництва і фахівців. Для обслуговування деяких запитів служба науково-технічного інформування може звертатися в будь-який орган інформування ДСНТІ.

Диференційоване забезпечення керівництва науково-технічними інформаційними ресурсами – це забезпечення керівників різних рівнів спеціально підготовленими науково-технічними інформаційними матеріалами, призначеними для вирішення задач управління.

Результатом цього виду інформаційного забезпечення є інформаційні повідомлення, аналітичні, фактографічні довідки й огляди.

Роботу в установі здійснюють шляхом аналізу вхідного потоку інформаційних матеріалів і формування обов’язкового переліку документів для їх вивчення, аналізу, мета якого – виявлення та форматний опис науково-технічних досягнень конкретної галузі народного господарства. Форматні описи досягнень подають потім експертній комісії, фахівцям і керівництву.

Отримати відомості про науково-технічні дослідження можна також на виїзних практичних заняттях, при стажуванні фахівців, проведенні НДР, відрядження фахівців на інші підприємства й організації.

Особливий інтерес для виявлення НТД являють щорічні доповіді про найбільш важливі вітчизняні та зарубіжні досягнення в галузі науки, техніки і виробництва.

Науково-технічні досягнення повинні бути впроваджені, тому що основними користувачами науково-технічних досліджень є фахівці. Тому велике значення приділяють обліку використання НТД, виявлених з усіх джерел інформаційних матеріалів. Розроблені методичні рекомендації з основних методів обліку та контролю виявлення і впровадження науково-технічних досягнень.

Звітність. Усі підрозділи установи, що беруть участь у роботі з інформаційного забезпечення, готують звіти (два рази на рік) і подають їх до служби НТІ, що готує зведений звіт (один раз на рік), і направляє його керівництву.

Графік виконання окремих видів робіт з інформаційного забезпечення.

Для зручності управління роботою з інформаційного забезпечення в установі розробляється графік, у якому зазначені окремі її види, терміни виконання і звітування:

• постійно;

• за окремим планом;

• за вимогою;

• один раз на 1 – 2 тижні;

• щомісяця;

• один раз на два місяці;

• один раз на три місяці;

• два рази на рік;

• один раз на рік;

• один раз на п’ять років.

На основі цього графіка можна розробити графік виконання окремих видів робіт у кожному місяці (з січня по грудень). Це доцільно робити з урахуванням конкретних умов. Наприклад, у випадку, якщо в установі є служба НТІ, то розробляти додатково графік виконання робіт навряд чи доцільно, але якщо в установі немає служби науково-технічного інформування й її функції виконує група співробітників, що працюють у різних підрозділах, то, ймовірно, у цьому випадку розроблення графіка виконання робіт з інформаційного забезпечення в кожному місяці буде доцільним, оскільки на його основі координується діяльність з інформаційного забезпечення підрозділів.

Наявність графіків виконання окремих видів інформаційного забезпечення дозволяє більш чітко керувати цією роботою і отриманням її результатів у встановлені строки.

Навчальний елемент 8.6. Проблема задоволення інформаційних потреб

Цілі

Результатом вивчення цього навчального елемента мають бути знання про:

• нову галузь знань – інформологію;

• особливості вивчення інформаційних потреб в різних закладах;

• бібліотечну пропаганду;

• вивчення інформаційних потреб в бібліотечній галузі.

Порядок опрацювання навчального елемента:

I. Опрацювати теоретичний матеріал.

II. Дати відповіді на питання для самоконтролю:

1. Що вивчає інформологія?

2. Охарактеризувати бібліотечну пропаганду.

3. Які особливості вивчення інформаційних потреб в бібліотеці?

III. Виконати практичне завдання.

Завдання для практичного виконання наведені в кінці теми.

Теоретичний матеріал

Розвиток досліджень, об’єктом яких є виробництво та використання інформаційних ресурсів йде все більш прискореними темпами.

Інформаційний підхід до аналізу найрізноманітніших процесів і явищ в природі та в людському суспільстві, соціальний характер інформаційного аналізу різноманітних явищ знову ставить на порядок денний питання про необхідність обліку якісних сторін інформаційних процесів, з’являється ряд проблем, що очікують свого вирішення засобами різних галузей знань, в тому числі психології, кібернетики, соціології тощо. Характерним стає широке використання математичних і статистичних методів досліджень при активній увазі до семантичної сторони процесів, оскільки управління суспільством, соціальним і духовним життям не піддається автоматизації.

З’явився ряд нових наук – соціальна інформатика, теоретична, прикладна, медична, юридична, економічна, педагогічна, математична та інші, які переживають період становлення. Цей процес протікає з подоланням ряду труднощів, до числа яких відносяться і труднощі термінологічного характеру. Термінологія народжується стихійно, вона різнотипна і невизначена. Це призводить до різнобою, в силу чого безпосередній аналіз конкретної проблеми доводиться часто починати з огляду термінологічного апарату.

Інформологія – нова галузь знань, нова наука, яка носить інтегративний характер і предметом вивчення якої є методи і засоби опису і пояснення процесів і явищ, що спостерігаються в природі і суспільстві, а також специфіка їх видів і етапів, їх кількісні і якісні характеристики в просторі та часі.

Особливо актуально сьогодні відрізняється теорія і методологія досліджень важливості вивчення інформаційних потреб, яка виступає однією з найважливіших причин зростання інформаційної активності суспільства.

Піднесення інформаційних потреб обумовлене наступними факторами: докорінною зміною характеру виробництва під впливом процесів інформатизації суспільства, загальним інтересом до інформаційних процесів та технологій людей не лише в окремих країнах, але і в масштабах всієї планети, перетворення інформаційних ресурсів в стратегічний ресурс людства, в продукт, що за своєю цінністю не поступається іншим життєво важливим продуктам людської життєдіяльності. Без задоволення потреб в інформуванні сучасне суспільство не може нормально розвиватися та функціонувати.

Про актуальність дослідження проблем задоволення інформаційних потреб говорить і той факт, що вони привертають увагу вчених в багатьох країнах, зокрема, Англії, Німеччини, Росії, США, Франції, Японії тощо.

В сучасних умовах, коли кожен науковий співробітник повинен бути широко освідомленим, особливого змісту набуває характер включеності цієї соціально-професійної групи в інформаційно-комунікаційне середовище суспільства, ступінь адаптованості її членів до цього середовища. Різноманітність каналів задоволення ІП, характер і особливості реальної поведінки вчених у сфері інформаційного сервісу, місце того чи іншого виду бібліотечно-інформаційного обслуговування в загальній структурі заслуговує на увагу та вивчення з використанням різних, в тому числі і соціологічних, методів наукового пошуку.

В сфері бібліотечної діяльності пропаганда реалізується головним чином засобами масової роботи, тому питання організації масових форм інформування в комплексному вивченні структури і динаміки ІП вчених являє певний інтерес.

Було перевірено сформульовані раніше гіпотетичні пропозицій, що стосуються сфери бібліотечної пропаганди:

1. При відносній обмеженості набору постійних видів бібліотечного сервісу масова робота в тій чи іншій мірі, як правило, включається в сферу стійкого інтересу вчених навіть при умові широкого впровадження в технологію інформаційного обслуговування сучасних автоматизованих систем.

2. Фактор витрат, пов’язаний з доступністю послуг, грає для наукових співробітників вирішальне значення в питанні про участь в заходах бібліотечної пропаганди.

3. З підвищенням професійного статусу співробітників академічних НДІ істотно скорочуються як сукупність бібліотек, що використовуються науковими співробітниками в виробничих інтересах, так і інтенсивність звернень до традиційних послуг взагалі.

4. Характер і структура переваг, що надають співробітники різним масовим формам інформаційного обслуговування, в значній мірі визначається кваліфікацією користувача.

Проведені дослідження підтвердили істинність гіпотез, висунутих на стадії його проектування, а саме:

• наукові співробітники досить високо оцінюють бібліотечні масові заходи, особливо виставки;

• концепція подальшого вдосконалення бібліотечної пропаганди серед користувачів повинна полягати не у відкиданні її традиційних форм, а в їх поєднанні з методами, заснованими на використанні сучасних технічних засобів і технологічних рішень;

• оцінка корисності тісно пов’язана з доступністю наданих послуг;

• відношення до форм бібліотечної пропаганди значною мірою визначається рівнем наукової кваліфікації користувачів.

Рекомендована література (див. “Список використаної і рекомендованої літератури”):

Основна: 1.

Додаткова: 18, 19, 20.

Практичне завдання (виконати письмово):

1. Які існують види інформаційного забезпечення?

2. Як оформлювати запит на отримання інформаційних ресурсів?

3. За якими ознаками класифікують користувачів інформаційних ресурсів?

4. Зробити порівняльну характеристику різних видів запитів.

5. Охарактеризувати бібліографічне обслуговування.

6. Охарактеризувати вибіркове поширення інформаційних ресурсів.

7. Які існують етапи розвитку інформаційного обслуговування?

8. Що вивчає інформологія?

9. Які риси мають інформаційні запити?

10. Які характеристики мають інформаційні потреби?

Теми рефератів.

1. Інформаційні потреби, основні характеристики.

2. Основні характеристики інформаційних запитів.

3. Основні види інформаційних запитів, їх особливості.

4. Класифікація користувачів інформаційних ресурсів.

5. Постійні та разові запити.

6. Роль інформаційних служб в задоволенні інформаційних потреб користувачів.

7. Роль бібліотек в задоволенні інформаційних потреб користувачів.

8. Інформологія як наука.

9. Бібліотечна пропаганда.

10. Перешкоди до задоволення інформаційних потреб.