Питання до модульної контрольної роботи № 3

1. Інформаційні ресурси фірми.

2. Охарактеризувати вторинні документи.

3. Які основні функції служби науково-технічного інформування?

4. Режими вибіркового поширення інформаційних ресурсів.

5. Види електронних ресурсів.

6. Особливості ділового звіту.

7. Основні задачі служби НТІ.

8. Основні положення Національної програми інформатизації.

9. Завдання захисту інформаційних ресурсів.

10. Інформаційні ресурси органів державної влади.

11. Охарактеризувати наукові документи.

12. Основні вимоги до довідково-інформаційного забезпечення.

13. Функції державного управління інформаційними ресурсами.

14. Електронні бібліотеки.

15. Інформаційні ресурси, що використовують документознавці.

Варіант вибирають за останньою цифрою залікової книжки.

№ варіанта	№№ питань
1	1, 6, 11
2	2, 7, 12
3	3, 8, 13
4	4, 9, 14
5	5, 10, 15

Модуль іv. Характеристика інформаційного обслуговування та забезпечення

Тема 7. Забезпечення інформаційними ресурсами

Навчальний елемент 7.1. Інформаційне обслуговування

Цілі

Результатом вивчення цього навчального елемента мають бути знання про:

• інформаційне обслуговування;

• дослідження інформаційного обслуговування.

Порядок опрацювання навчального елемента:

I. Опрацювати теоретичний матеріал.

II. Дати відповіді на питання для самоконтролю:

1. Які підходи існують для аналізу інформаційного обслуговування?

2. Хто займався проблемами інформаційного обслуговування?

3. Що називають інформаційним обслуговуванням?

III. Виконати практичне завдання.

Завдання для практичного виконання наведені в кінці теми.

Теоретичний матеріал

Значення інформаційних ресурсів обумовлено необхідністю вивчення інформаційної діяльності, яка являє собою частину суспільного виробництва, пов’язаного з підготовкою інформаційних продуктів і послуг. Напрям на задоволення певної групи суспільних потреб інформаційної діяльності включає наступні основні процеси: збирання інформаційних матеріалів, їх опрацювання, зберігання, інформаційне обслуговування.

Актуальність вивчення інформаційного обслуговування обумовлена також відсутністю обширних публікацій з цього питання, крім двох робіт Д.І. Блюменау. Роботи Д.І. Блюменау (остання 1989 року) роблять акцент на розкритті поняття “інформація”, формах інформаційного обслуговування, що склалися до того часу – вибіркове поширення інформаційних ресурсів, диференційоване обслуговування керівників (ДОК), “Дні інформації” і деякі інші та на аналізі документів.

Інформаційне обслуговування варто розглянути як цілісну систему і як діяльність стосовно задоволення інформаційних потреб користувачів засобом надання інформаційних послуг, як феномен культури і комунікації, як механізм доступу користувача до інформаційних ресурсів і поширення результатів наукових пошуків. Тому для аналізу інформаційного обслуговування використовують системно-діяльнісний і соціокультурний підходи. Останній дозволяє побачити й акцентувати в інформаційному обслуговуванні єдність культури і соціальності. Необхідно дати широке трактування інформаційного обслуговування. Якщо традиційно його прийнято пов’язувати з діяльністю органів науково-технічного інформування, зокрема бібліотек, необхідно розглядати інформаційне обслуговування як будь-яку діяльність з задоволення потреб користувачів в інформаційних матеріалах, доступу до інформаційних ресурсів, незалежно від того, здійснюють її в бібліотеках, інформаційних центрах, музеях, архівах чи інших закладах. Обслуговування в кожній з названих організацій характеризують як різновид інформаційного обслуговування, що являє собою діяльність з виконання всього спектру послуг інформаційних служб, а не лише названих вище. Широке трактування інформаційного обслуговування особливо продуктивне в умовах використання новітніх інформаційних технологій і створення єдиного інформаційного простору, в якому взаємодіють різні заклади, що забезпечують загальними зусиллями доступність інформаційних ресурсів.

В теорії та практиці інформаційної діяльності поки не сформовано погляд на інформаційне обслуговування як систему, що включає в якості підсистем обслуговування ряду інших закладів.

Навчальний елемент 7.2. Види, цілі і значення інформаційного забезпечення

Цілі

Результатом вивчення цього навчального елемента мають бути знання про:

• види довідково-інформаційного забезпечення;

• види запитів користувачів;

• довідково-інформаційні фонди;

• традиційні види інформаційного забезпечення;

• цілі і значення інформаційного забезпечення.

Порядок опрацювання навчального елемента:

I. Опрацювати теоретичний матеріал.

II. Виконати завдання для самоконтролю:

1. Чим характеризують систему запитів керівника?

2. Які основні форми доведення інформаційних ресурсів до користувачів?

3. Назвіть основні види запитів користувачів.

4. Яке співвідношення між інформаційним забезпеченням і обслуговуванням?

5. Назвати традиційні форми інформаційного забезпечення.

6. Назвіть основні види довідково-інформаційного забезпечення.

III. Виконати практичне завдання.

Завдання для практичного виконання наведені в кінці теми.

Теоретичний матеріал

Найбільш поширеними видами довідково-інформаційного забезпечення є:

• Інформування про матеріали, які надходять в довідково-інформаційний фонд (ДІФ);

• Система “запит – відповідь”;

• Система “вибіркового поширення інформаційних матеріалів”;

• Видавнича діяльність;

• Інформаційне забезпечення керівників.

Інформування про матеріали, які надходять у ДІФ. Методи надання таких інформаційних матеріалів зводяться до наступного: повідомлення про нові надходження шляхом складання та видання бібліографічних вказівників, списків нових надходжень; підготовка оглядових доповідей за матеріалами нових надходжень, організації нових надходжень; індивідуальне інформування працівників підприємств (організацій); пропаганда нових джерел повідомлень шляхом телерадіоінформування тощо.

Система “запит – відповідь”. Перевага забезпечення користувача в цьому режимі полягає в тому, що досягає диференційованого та строго індивідуального розподілу інформаційних матеріалів, і причому лише потрібних, оскільки в них даються відповіді на разовий запит користувача, а з цього випливає результат добору окремих видів інформаційних матеріалів з об’ємного потоку інформаційних повідомлень.

Запити користувача, які забезпечуються в цьому режимі, бувають трьох видів:

1. Запити на надання копій документів, про які користувач уже проінформований.

2. Запити на ретроспективний пошук інформаційних матеріалів за темою, сформульованою користувачем відомою йому професійною мовою.

3. Запити конкретних відомостей із заданими параметрами.

Запити в режимі “запит – відповідь” надходять у вигляді заявок (письмових, усних, телефоном). Для їх задоволення вимагаються операції різного змісту та об’єму, інколи достатньо знайти документи на полиці або у сховищі мікрофільмів, особливо, якщо користувач повідомив адресу документа. Для задоволення запитів на ретроспективний пошук або надання конкретних відомостей розробляють складні синтетичні комплекси: створюють формалізовані мови тощо.

Вибіркове поширення інформаційних матеріалів. Серед усіх видів довідково-інформаційного забезпечення найефективнішим вважають вибіркове поширення інформаційних матеріалів. Це режим, в якому працює інформаційно-пошукова система дескрипторного типу, реалізована за допомогою комп’ютерної техніки.

Сьогодні ця система стала основною для інформаційних органів усіх рівнів, але найбільш ефективним є централізовані системи вибіркового доступу до інформаційних ресурсів, які носять галузевий характер. Практично доступ до інформаційних ресурсів побудований на наданні користувачу через визначені фіксовані проміжки часу документів, які можуть являти собою інтерес для даної особи. Це досягається шляхом отримання та вивчення запиту кожного абонента, зберігання його “профілю інтересів” та регульованого проведення пошуку за новими джерелами. При отриманні запиту від абонента інформаційна служба опрацьовує його, створюючи, так званий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який складається з набору закодованих термінів, за допомогою яких висловлюють інтереси конкретного користувача. Кожне джерело інформаційних матеріалів в свою чергу має пошуковий образ документу (ПОД), який відображає його основний зміст. При надходженні документів до фонду їх пошукові образи порівнюють з пошуковими образами окремих постійно діючих запитів, і якщо між ними виникає досить високий ступінь відповідності, то дані документи у вигляді оригіналів або копій, або ж у вигляді результатів їх аналізу, систематичного опрацювання (наприклад, бібліографічний опис з рефератом) видають тому абонентові системи вибіркового доступу до інформаційних ресурсів, пошуковий образ запиту якого відповідає пошуковому образу документу.

Великі автоматизовані інформаційно-пошукові системи дозволяють порівнювати пошуковий образ запиту та документа, які складаються з набору кодів ключових термінів або дескрипторів, за допомогою комп’ютера, який на виході друкує номер або текст, що відповідає запиту документів. На підприємствах і в організаціях системи вибіркового поширення інформаційних матеріалів реалізуються зазвичай вручну або за допомогою технічних засобів.

Повне та своєчасне забезпечення всіх різноманітних інформаційних потреб фахівців можна надати лише використовуючи сукупність всіх видів інформаційного забезпечення.

Видавнича діяльність органів системи науково-технічного інформування забезпечує створення системи інформаційних видань. На основі видань органів НТІ (“спадний потік” даних) розвивають прогресивні форми та методи індивідуального та групового обслуговування за принципом вибірковості (вибіркове поширення інформаційних ресурсів, диференційоване забезпечення керівництва тощо).

Системи інформаційного забезпечення керівництва характеризуються значними розбіжностями у вимогах, що висуваються органами управління та методах підготовки інформаційних документів, що обумовлено різними рівнями та спеціалізацією як інформаційних, так і керівних органів.

Інформаційні матеріали, що надходять до керівників, повинні мати оцінку даних з відповідними висновками та рекомендаціями, достатніми для прийняття рішення. Основними формами доведення інформаційних ресурсів є: огляд, тематичний добір, експрес-інформація, аналітичні довідки (доповіді).

Останнього часу набула широкого поширення система диференційованого інформаційного забезпечення керівництва, яка побудована на принципах вибіркового доступу до інформаційних ресурсів.

Перехід від використання форм і методів інформаційного обслуговування до форм і методів інформаційного забезпечення набуває в сучасних умовах першочергового значення. Інформаційне забезпечення науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт – це якісно нова форма інформаційного обслуговування, що є складовою оформлювальної частини науково-технічної розробки, до неї висуваються відповідні вимоги як за якістю, так і за термінами виконання.

Курс на інтенсифікацію технічного прогресу та науково-технічного рівня оснащення досліджень і розробок, на створення номенклатури виробів збільшує потребу в узагальнених і вірогідних інформаційних матеріалах. Зростання інтеграції науки та величезні потоки документів визначили необхідність і складність ознайомлення з нею. Труднощі викликані ще й тим, що, як правило, дослідження та розробки тепер носять комплексний і колективний характер.

Незнання керівництвом, провідними фахівцями та вченими про досягнення науки і техніки в світі досить дорого коштують країні. За приблизними підрахунками зайві витрати складають щорічно значні суми.

Новий етап інформаційного обслуговування – інформаційне забезпечення є розвитком і удосконаленням попередніх. Саме на попередніх етапах виявилися та визначилися користувачі інформаційних ресурсів, встановилися контакти фахівців органів НТІ з колективами дослідників і розробників, створено базу для розвитку тісної співпраці та взаємодії при проведенні досліджень і розробок. Інформаційне забезпечення починається з того моменту, коли ініціатива переходить від користувача інформаційних ресурсів до фахівців і вчених органу НТІ, між ними встановлюють відносини відповідальності за своєчасне й успішне виконання досліджень і розробок, вирішення виробничих і управлінських задач. При інформаційному забезпеченні головне – конкретні теми НДДКР, включені до тематичних планів та робочих програм.

Традиційні форми інформаційного обслуговування (особливо масові) не втратили і сьогодні свого значення. З них, а часто і на їх основі, з’являються нові, більш ефективні форми: беззапитне інформаційне забезпечення, активне інформаційне опонування (в цьому напрямку потрібні ще дослідження й експерименти, створення методик). Планове беззапитне програмування – цільове інформаційне забезпечення й активне опонування. НДДКР базується на виявленні та складанні об’єктивних уявлень про інформаційні потреби. При цьому пріоритет віддають потенційним актуальним темам.