Навчальний елемент 7.5. Удосконалення інформаційного забезпечення

Цілі

Результатом вивчення цього навчального елемента мають бути знання про:

• фактори удосконалення інформаційного забезпечення;

• релевантні та нерелевантні документи.

Порядок опрацювання навчального елемента:

I. Опрацювати теоретичний матеріал.

II. Дати відповіді на питання для самоконтролю:

1. Як намагаються удосконалити інформаційне забезпечення користувачів?

2. Які документи називають релевантними?

3. Яку роль в удосконаленні інформаційного забезпечення відіграє автоматизована інформаційно-пошукова система?

III. Виконати практичне завдання.

Завдання для практичного виконання наведені в кінці теми.

Теоретичний матеріал

Проблему удосконалення системи інформаційного забезпечення вчених і фахівців часто вирішують не комплексно, без врахування ролі та місця документально-інформаційного фонду. В ряді випадків це призводить до того, що дані про деякі важливі види первинних документів в автоматизовані інформаційні пошукові системи не надходять або надходять в обмеженій кількості. Організація роботи підрозділів довідково-інформаційних фондів не завжди дає бажаний ефект. В ряді випадків інформаційні матеріали, що надаються, бувають нерелевантними, не завжди вірогідними та повними. Паралельно з ДІФ діють обласні та міжгалузеві територіальні інформаційні органи. Тому дуже важливо більш чітко розмежувати їх функції та встановити між ними взаємодію, оскільки лише це дозволяє оперативно забезпечити користувача повними та релевантними інформаційними матеріалами, допомогти йому вибрати саме той інформаційний орган, який надасть йому найбільш повні інформаційні матеріали в найкоротший термін.

На жаль, користувачі інформаційних ресурсів не завжди орієнтуються в структурі інформаційних органів і в довідково-інформаційних фондах і часто не знають можливості використання різних їх ланок.

До цих пір не реалізовано в достатній мірі одноразове опрацювання документів, аналітико-синтетичне опрацювання первинних інформаційних матеріалів і багаторазове використання результатів цього опрацювання. Серйозну проблему являє недопустимо великий термін опрацювання документів в багатьох галузевих інформаційних органах. Як відомо, АІПС здійснює ретроспективний пошук інформаційних матеріалів. Вторинні інформаційні матеріали, особливо ті, що містяться в зарубіжних виданнях, вводять в інформаційно-пошукову систему з запізненням на кілька місяців після їх надходження до фондів.

Це призводить до того, що головним джерелом комплектування фондів галузевих органів НТІ, як правило, є реферативні журнали. Час опрацювання та згортання інформаційних повідомлень з первинних документів складається з часу, витраченого на бібліографічне опрацювання первинних документів в цих органах науково-технічного інформування, складання реферату, видання реферативних журналів (РЖ), розрізання та наклеювання рефератів з РЖ на картки в галузевих і інших органах науково-технічного інформування, введення в головну систематичну картотеку й автоматизованих інформаційно-пошукових систем тощо. Запізнення інформаційних ресурсів робить беззмістовним використання АІПС для роботи в режимі вибіркового їх поширення і тим більше диференційоване забезпечення керівництва, і, крім того, викликає необхідність доповнювати ретроспективний машинний тематичний пошук ручним пошуком, за поточними надходженнями та за останні кілька місяців. Невідкладною задачею є розроблення систематичного вибіркового поширення первинних документів. І почати таке поширення необхідно з документів, що містять дані про вироби вітчизняних підприємств і зарубіжних фірм. А за мірою накопичення досвіду та створення відповідних умов слід переходити до вибіркового поширення і інших видів первинних документів.