7.2. Документальное оформление расчетов по оплате труда

Документальное оформление определяется по отдельным стадиям:

1. общие документы, регулирующие прием на работу и оплату труда, в том числе штатное расписание, приказы об уменьшении окладов, положения о премировании

2. документы кадрового учета:

- Т1 – приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- Т2 – личная карточка работника;

- Т5 – приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

- Т6 – приказ о предоставлении отпуска;

- Т7 – график отпусков;

- Т8 – приказ о прекращении трудового договора (контракта);

- Т9 – приказ о направлении работника в командировку;

- Т11 – приказ о поощрении работника.

3. документы по учету отработанного времени и результатов труда. Основные документы Т12, Т3 – табель. Нормативная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. В табеле указывается количество отработанных часов в случае неявок расшифровывается причина. Существует 2 модели формирования табеля:

1 модель – сплошная регистрация отработанного времени;

2 модель – регистрация только отклонений.

Для учета результатов труда работников, организация самостоятельно определяет формы документов. Например, акт о приемке работ; накладная о сдаче продукции на склад и т.д.

4. расчетные документы

а) расчетные (Т51) или расчетно-платежные (Т49) ведомости

б) лицевой счет (Т51) – содержит все сведения о начислениях работнику и удержаниях по разным видам оплаты

в) расчет о предоставлении отпуска работнику (Т60) – указывается общая сумма начислений работнику за 12 предшествующих месяцев; определяется количество календарных дней в неотработанных периодах, а также начисления, не учитываемые при расчете среднего заработка. Обосновав средний заработок, определяют продолжительность отпуска и рассчитывают сумму отпускных.

г) расчет при прекращении трудового договора (Т61) – дополняется расчетом компенсации за неиспользованный отпуск

5. документы, отражающие расчеты с оригинальными органами на основе данных о фонде оплате труда

а) индивидуальные сведения по каждому работнику для расчета НДФЛ

б) индивидуальные сведения для расчета отчислений во внебюджетные фонды (ПФ, ФСС и ФОМС).

7.3. Особенности расчета дополнительной заработной платы

В ТК РФ определены права работников на оплату по определенным основаниям за неотработанное время. Бухгалтеру необходимо документально подтвердить оплачиваемое время. Для расчета используют данные о среднедневном заработке за определенный период, при этом методика расчета для различных целей меняется.

Отпускные

С 01.02.2002 г. отпуск предоставляется в календарных днях не менее 28 дней за отработанный год. Отпуск не может быть заменен компенсацией, исключение, если продолжительность отпуска более 28 дней. Проблема признания затрат на отпускные в том, что данные расчеты могут быть сезонными. Для равномерного признания расходов можно создавать резерв на оплату отпусков. Для этого на начало года определяют планируемые затраты на данные расходы (с учетом отчислений во внебюджетные фонды) и ежемесячно производят отчисления в резерв в размере 1/12:

Д^т 20,23,25,26… К^т 96.

В дальнейшем при начислении отпускных:

Д^т 96 К^т 70.

В конце года определяют неиспользованный остаток резерва и сторнируют его Д^т 20,23,25,26… К^т 96.

Если расходы превысили созданный резерв, то доначисляют Д^т 20,23,25,26… К^т 96.

Если резерв не создавался, то возникает проблема в бухгалтерском учете в том случае, когда период отпуска не совпадает с календарным месяцем, так как учет осуществляется по методу начисления, а отпускные рассчитываются сразу. Следовательно авансированная сумма должна быть отнесена на счет 97:

Д^т 20,23,25,26… К^т 70 – отпуск за текущий период;

Д^т 97 К^т 70 – отпуск за следующий период.

В будущем обязательно должно быть проведено закрытие счета 97:

Д^т 20,23,25,26… К^т 97.

Продолжительность отпуска зависит от многих факторов. Законодательно определена нормальная продолжительность отпуска для отдельных специальностей и сфер деятельности. Также определены права на дополнительные дни отпуска, например, при нормируемом рабочем дне добавляется 3 дня.

Для расчета отпускных принимают все виды основной заработной платы, облагаемые отчислениями во внебюджетные фонды, соответственно в расчет не включают материальную помощь, подарки, призы…

Если работник отработал весь расчетный период полностью, то начисленную оплату труда делят на количество полных месяцев и коэффициент 29,4.

Если в расчетном периоде отработаны не все дни по графику, то расчет усложняется, так как применять коэффициент 29,4 без корректировки нельзя. При корректировке продолжительность неполностью отработанного месяца определяется по коэффициенту, равному 29,4/на количество календарных дней месяца*количество отработанных календарных дней месяца.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Методика расчета та же. Наибольшее значение имеет определение дней компенсации. Учитывают продолжительность отпуска, определенную договором. Дни компенсации определяются как продолжительность отпуска/12 * количество месяцев, за которые рассчитывается компенсация.

По временной нетрудоспособности

Больничные листы являются бланками строгой отчетности. Должен иметь свой уникальный номер, его выписывает врач. В настоящее время больничный лист может быть выписан в нескольких экземплярах, так как имеет право предоставить его по месту работы по совместительству. По ТК РФ организация обязана провести оплату по больничному листу, при этом порядок расчета ограничения в оплате регулируется отдельным ФЗ. В настоящее время максимальный размер пособий по больничному листу имеет законодательно устанавливаемое ограничений, которое отдельно рассматривается по больничному листу по декретному отпуску (дородовому и послеродовому).

При расчете больничных листов имеет значение страховой стаж работника:

1) если он менее 6 месяцев, то оплату производят исходя из МРОТ;

2) если стаж работы до 5 лет – пособие рассчитывают 60 % от среднего заработка;

3) если стаж работы от 5 до 8 лет – 80 % от среднего заработка;

4) если более 8 лет – 100 % от среднего заработка.

Если причина заболевания – трудовое увечье, профессиональные болезни, или рассматривается дородовый и послеродовый отпуск, то оплату проводят 100 % не зависимо от стажа.

Больничный лист может быть предоставлен при заболевании (травме), при санаторно-курортном лечении, при болезни членов семьи (уход за ребенком), при карантине.

Больничный лист выписывается с первого дня нетрудоспособности с обязательным указанием, с какого момента возможен выход на работу. Больничный лист отражается в табеле в календарных днях. Оплата производится также за этот период.

Для расчета принимают среднюю заработную плату за 12 предшествующих месяцев, при этом в знаменателе отражают количество календарных дней отработанного периода.

Если больничный лист связан с заболеванием работника, то первые 2 календарных дня оплачиваются за счет предприятия:

Д^т 20… К^т 70.

Остальные дни за счет ФСС:

Д^т 69 К^т 70.

Полностью оплачивается за счет ФСС и аналогично отражаются в учете больничные листы по декретному отпуску, по уходу за ребенком, пособие за счет ФСС.