10.1.5. Отражение результатов инвентаризации

в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности месяца, в котором была окончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Приведем схемы бухгалтерских проводок, отражающих результаты инвентаризации.

Результаты инвентаризации основных средств.

Ситуация 1.

Выявлены неучтенные основные средства:

Д-т 08 К-т 91/1 - в составе прочих расходов отражена рыночная стоимость выявленного в результате инвентаризации неучтенного объекта основных средств (запись делают на основании сличительной ведомости и акта инвентаризации);

Д-т 01 К-т 08 - основное средство принято к учету (запись делают по дате акта приема-передачи унифицированной формы N N ОС-1, ОС-1а или ОС-1б).

Ситуация 2.

Выявлена недостача (порча) основного средства:

Д-т 02 К-т 01 - списана амортизация, начисленная по недостающему основному средству (по дате акта на списание основного средства унифицированной формы N N ОС-4 или ОС-4а);

Д-т 94 К-т 01 - отражена недостача основного средства по остаточной стоимости (проводку делают на основании сличительной ведомости и акта инвентаризации);

Д-т 94 К-т 68 (субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС") - восстановлена ранее принятая к налоговому вычету сумма НДС, приходящаяся на остаточную стоимость основного средства;

Д-т 73/2 К-т 94 - сумма недостачи отнесена на виновное лицо на основании приказа руководителя организации.

Если виновного лица нет, на основании приказа руководителя сумму недостачи в размере остаточной стоимости основного средства включают в прочие расходы: Д-т 91/2 К-т 94.

Результаты инвентаризации нематериальных активов.

Ситуация 1.

Выявлены неучтенные нематериальные активы:

Д-т 08/5 К-т 91/1 - отражена рыночная стоимость выявленного в результате инвентаризации неучтенного объекта нематериальных активов (запись делают на основании сличительной ведомости и акта инвентаризации);

Д-т 04 К-т 08/5 - нематериальный актив принят к учету (запись делают на основании акта приема-передачи нематериального актива и инвентарной карточки унифицированной формы N НМА-1).

Ситуация 2.

Выявлена недостача нематериального актива, т.е. в бухгалтерском учете отражена стоимость НМА, на который отсутствуют документы, подтверждающие исключительные права организации на него:

Д-т 94 К-т 04 - списана первоначальная стоимость недостающего НМА (на основании сличительной ведомости, акта инвентаризации и акта на его списание);

Д-т 05 К-т 91/1 - восстановлена ранее начисленная амортизация по отсутствующему нематериальному активу (на основании сличительной ведомости, акта инвентаризации и акта на списание НМА);

Д-т 94 К-т 68 (субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС") - восстановлена сумма НДС по нематериальному активу, ранее принятая к налоговому вычету;

Д-т 73/2 К-т 94 - сумма ущерба отнесена на виновное лицо на основании приказа руководителя организации (в случае, когда организация понесла расходы на приобретение нематериального актива, а ответственный работник не оформил должным образом документы на этот НМА).

Если виновное лицо отсутствует (например, в выдаче документов, подтверждающих исключительное право на актив, было отказано уполномоченным органом), на основании приказа руководителя сумму недостачи в размере затрат на приобретение нематериального актива следует включить:

- либо в прочие расходы: Д-т 91/2 К-т 94;

- либо в состав расходов будущих периодов для равномерного списания на счета затрат или убытков в течение срока, определенного приказом руководителя организации: Д-т 97 К-т 94.

Результаты инвентаризации материалов.

Ситуация 1.

Выявлены неучтенные материалы:

Д-т 10 К-т 91/1 - отражена рыночная стоимость выявленных в результате инвентаризации неучтенных материалов (запись делают на основании сличительной ведомости, акта инвентаризации и приходного ордера унифицированной формы N М-4).

Ситуация 2.

Выявлена недостача (порча) материалов:

Д-т 94 К-т 10 - отражена в учете недостача (порча) материалов (на основании сличительной ведомости, акта инвентаризации и расчета бухгалтерии). Сумму недостачи или порчи материалов, подлежащих списанию, определяют по фактической себестоимости, которая складывается из договорной (учетной) цены запаса и доли транспортно-заготовительных расходов, приходящейся на списываемые запасы;

Д-т 94 К-т 16 - списаны отклонения, относящиеся к недостающим и испорченным ценностям (при превышении фактической себестоимости материалов над их учетной ценой). Эту запись делают организации, использующие для учета приобретения и заготовления материалов балансовые счета 15 и 16;

Д-т 94 К-т 68 (субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС") - восстановлены суммы НДС по похищенным и испорченным материалам (сверх норм естественной убыли), ранее принятые к налоговому вычету;

Д-т 20, 23, 25, 26, 29, 44 К-т 94 - недостача (порча) материалов в пределах норм естественной убыли списана на издержки производства и обращения;

Д-т 73/2 К-т 94 - сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо (виновных лиц) на основании приказа руководителя организации.

Если виновное лицо отсутствует, на основании приказа руководителя сумму недостачи в размере учетной стоимости материала включают в прочие расходы: Д-т 91/2 К-т 94.

Обратите внимание! Проводка на восстановление ранее принятого к вычету НДС, приходящегося на потери материальных ценностей сверх норм естественной убыли, приведена с учетом мнения Минфина России, высказанного в многочисленных письмах о взаимосвязи суммы НДС и величины нормируемых для целей налогообложения прибыли расходов (см. Письма от 24.04.2008 N 03-07-11/161, от 11.01.2008 N 03-07-11/02, от 05.11.2004 N 03-04-11/196).

Результаты инвентаризации товаров.

Ситуация 1.

Выявлены неучтенные товары:

Д-т 41 К-т 91/1 - отражена рыночная стоимость выявленных в результате инвентаризации неучтенных товаров (запись делают на основании сличительной ведомости, акта инвентаризации и акта о приемке товаров унифицированной формы N ТОРГ-1).

Ситуация 2.

Выявлена недостача (порча) товаров:

Д-т 94 К-т 41 - отражена в учете недостача (порча) товаров (на основании сличительной ведомости, акта инвентаризации и расчета бухгалтерии). Списание товаров в результате выявленной недостачи (порчи) производится по ценам, применяемым организацией для учета товаров (покупным или продажным).

Если на предприятии розничной торговли товары учитываются по продажным ценам, проводки по списанию недостающего товара будут такими:

Д-т 94 К-т 41/2 - списана стоимость недостающих (испорченных) товаров по продажным ценам;

Д-т 94 К-т 42 - сторнирована торговая наценка по недостающим товарам;

Д-т 94 К-т 68 (субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС") - восстановлены суммы НДС по недостающим и испорченным товарам (сверх норм естественной убыли), ранее принятые к налоговому вычету;

Д-т 44 К-т 94 - недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана в расходы на продажу (издержки обращения);

Д-т 73/2 К-т 94 - сумма недостачи товаров сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо на основании приказа руководителя организации.

Если виновное лицо отсутствует, на основании приказа руководителя сумму недостачи (порчи) в размере учетной стоимости товаров включают в прочие расходы: Д-т 91/2 К-т 94.

Пример. Торговая организация учитывает товары по покупным ценам. В результате инвентаризации была выявлена недостача развесного товара в размере 25 кг, в т.ч. в пределах норм естественной убыли - 7 кг, сверх норм естественной убыли - 18 кг (25 - 7). Товары учитываются по покупным ценам. Товар поступил от поставщика по цене 22 руб. за 1 кг (в т.ч. НДС 10% - 2 руб.). Учетная цена товара составляет 20 руб. за 1 кг. В приказе руководителя решено отнести сумму недостачи сверх норм естественной убыли на материально ответственное лицо - завскладом М.И. Петрову. Инвентаризация проводилась с 10 по 15 октября. Протокол инвентаризационной комиссии по результатам инвентаризации подписан 20 октября, приказ директора о взыскании материального ущерба - 21 октября.

В бухгалтерском учете 21 октября сделаны проводки:

Д-т 94 К-т 41/1 - 500 руб. (25 кг x 20 руб.) - отражена недостача товара по учетным ценам;

Д-т 44 К-т 94 - 140 руб. (7 кг x 20 руб.) - на издержки обращения списана недостача товара в пределах норм естественной убыли;

Д-т 94 К-т 68 (субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС") - 36 руб. (18 кг x 2 руб.) - восстановлен ранее принятый к вычету НДС, относящийся к недостаче товаров сверх норм естественной убыли;

Д-т 73/2 К-т 94 - 396 руб. (500 - 140 + 36) - недостача товаров сверх норм естественной убыли и сумма восстановленного "входного" НДС отнесена на виновное лицо.

Завскладом М.И. Петрова согласилась возместить ущерб и написала заявление об удержании суммы ущерба из заработной платы за октябрь в размере 200 руб. и за ноябрь - 196 руб. В бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи по взысканию ущерба:

- 31 октября:

Д-т 70 К-т 73/2 - 200 руб. - удержана сумма материального ущерба из заработной платы октября;

- 30 ноября:

Д-т 70 К-т 73/2 - 196 руб. - удержана сумма материального ущерба из заработной платы ноября.

Результаты инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами.

Под расчетами с дебиторами и кредиторами подразумеваются расчеты организации:

- с поставщиками и покупателями;

- заимодавцами и заемщиками по договорам займов;

- банками и другими кредитными организациями по кредитным договорам;

- бюджетом и внебюджетными фондами;

- подотчетными лицами;

- персоналом по оплате труда и прочим операциям;

- прочими дебиторами и кредиторами.

При выявлении дебиторской задолженности, не учтенной ранее, на основании акта инвентаризации делают проводку:

Д-т 58 (субсчета "Займы выданные", "Приобретенная дебиторская задолженность"), 60 (субсчет "Авансы выданные"), 62, 68, 69, 70, 71, 73, 76 К-т 76 (субсчет "Расчеты по претензиям") - на сумму выявленной дебиторской задолженности.

При получении подтверждения от дебитора суммы его задолженности записи в бухгалтерском учете производят в зависимости от характера задолженности и периода ее возникновения:

1) задолженность покупателя товаров (продукции, работ, услуг) возникла в текущем году, за который проводится инвентаризация:

Д-т 76/2 К-т 90/1 - на сумму выявленной дебиторской задолженности;

Д-т 90/3 К-т 68 (субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС") - на сумму НДС, причитающуюся к уплате в бюджет по облагаемым видам деятельности;

2) задолженность покупателей относится к прошлым годам, а также прочая дебиторская задолженность:

Д-т 76/2 К-т 91/1 (субсчет "Прибыли прошлых лет") - на сумму выявленной дебиторской задолженности;

Д-т 91/1 (субсчет "Прибыли прошлых лет") К-т 68 "Расчеты с бюджетом по НДС" - на сумму НДС, причитающуюся к уплате в бюджет по облагаемым видам деятельности (операциям).

При выявлении неучтенной кредиторской задолженности на основании акта инвентаризации в бухгалтерском учете следует сделать запись:

Д-т 91/2 К-т 60, 62 (субсчет "Авансы полученные"), 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 76 - на сумму выявленной кредиторской задолженности.

Зачет излишков и недостач.

В ходе инвентаризации может быть выявлена так называемая "пересортица", т.е. излишек и недостача по товарно-материальным ценностям одного и того же наименования. Зачет излишков и недостач может производиться только за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица, материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет по пересортице отражают проводками:

Д-т 94 К-т 10, 41, 43 - отражена недостача ТМЦ;

Д-т 94 К-т 42 - сторнирована торговая наценка по недостающим товарам (для случаев, когда в розничной торговле товары учитываются по продажным ценам);

Д-т 10, 41, 43 К-т 94 - оприходованы товарно-материальные ценности, по которым выявлен излишек;

Д-т 41/2 К-т 42 - отражена торговая наценка по оприходованным товарам, оказавшимся в излишке (в случаях, когда организация розничной торговли ведет учет товаров по продажным ценам);

Д-т 20, 23, 25, 26, 29, 44 К-т 94 - списана недостача товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли (если в результате зачета пересортицы излишки не перекрыли недостачу);

Д-т 73/2 К-т 94 - несписанная недостача товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц.

Пример. При инвентаризации товаров на складе N 1 (завскладом Иванова) обнаружено следующее:

- недостача конфет шоколадных "Мишка на Севере" (по цене 60 руб. за 1 кг) составляет 40 кг на сумму 2400 руб.;

- излишки конфет шоколадных "Мишка косолапый" (по цене 50 руб. за 1 кг) составляют 40 кг на сумму 2000 руб.

Завскладом написала объяснительную, в которой указала, что ею допущена пересортица по следующим причинам: вместо конфет "Мишка косолапый" (как значилось в товарной накладной) она отпустила покупателю конфеты "Мишка на Севере".

Инвентаризационная комиссия приняла решение: перекрыть недостачу конфет "Мишка на Севере" излишками конфет "Мишка косолапый" в количестве 40 кг на сумму 2000 руб. Таким образом, по сумме недостача перекрыта по цене конфет, находящихся в излишке (40 кг x 50 руб.). Недостача, не перекрытая зачетом по пересортице, в размере 400 руб. (2400 - 2000) отнесена за счет виновного лица - завскладом Ивановой.

В бухгалтерском учете по акту инвентаризации сделаны проводки:

Д-т 94 К-т 41/1 - 2400 руб. (40 кг x 60 руб.) - отражена недостача конфет "Мишка на Севере";

Д-т 41/1 К-т 94 - 2000 руб. (40 кг x 50 руб.) - оприходованы выявленные инвентаризацией излишки конфет "Мишка косолапый";

Д-т 73/2 К-т 94 - 400 руб. - недостача, не перекрытая излишками, отнесена за счет виновного лица.