2. Автоматизация процессов управления

В зависимости от решаемых задач управления персонал фирмы можно разделить на три категории: руководитель и его заместители, специалисты и технические работники.

Обобщенная характеристика задач управления, решаемых руководителем и его заместителями:

• задачи чаще всего многокритериальные;

• функциональные зависимости между факторами управления и критериями могут отсутствовать или быть неопределенными;

• задачи плохо алгоритмизируются;

• задачи редко повторяются;

• решение задачи, как правило, многошаговое.

Основой решения этой группы задач является творческий потенциал руководителя и его личные качества: квалификация, информированность, интуиция, опыт.

В настоящее время считается, что не существует принципиально не формализуемых задач, вопрос только в наличии информации необходимого количества и качества.

Специалисты составляют интеллектуальный базис фирмы, так как от качества собираемой ими информации и обработки зависит эффективность принимаемых руководителем решений. Задачи специалистов в большинстве случаев слабо формализуемые и структурированные. Задачи технических работников однокритериальные, имеют одношаговое решение.

Решению данной задачи способствуют автоматизированные рабочие места (АРМ). Общее требование к АРМ:

• простота общения пользователя;

• оперативность ввода, обработки, поиска;

• возможность настройки на конкретного пользователя;

• доступ к корректировке и вводу информации только «хозяина», остальным пользователям только просмотр;

• защита от несанкционированного доступа.

Методика решения формализуемых задач

Формализуемые решения принимаются на основе математических методов по соответствующим алгоритмам. Принятие формализованного решения требует наличия соответствующих составных частей:

• математических моделей объекта или процесса управления;

• информации;

• алгоритма решения.

В зависимости от критерия эффективности, стратегий и факторов управления выбирается алгоритм решения задачи, базирующийся на каком-либо математическом методе:

• линейное и динамическое программирование (задачи распределения ресурсов);

• теория массового обслуживания (задачи со случайным характером поступления и обслуживания заявок);

• имитационное моделирование (реальный процесс заменяется имитационной моделью);

• статистическое моделирование (результат находится с помощью математической статистики из большого числа расчетов с различными факторами);

• теория игр (состязательные задачи в условиях неопределенности);

• сетевое планирование и управление (СПУ) (задачи с неопределенной оценкой времени выполнения различных видов работ);

• векторная оптимизация (многокритериальные задачи).

Многие задачи оптимизации принятия решений могут быть выполнены с помощью электронных таблиц типа Ехсеl 7.0, Ехсеl 97, Windows 95/98.

Этапы управления

Управление – это совокупность действий, выбранных на основании определенной информации и направленных на поддерживание или оптимизацию функционирования объекта в соответствии с имеющейся программой или целью функционирования

Обобщенная схема управления в фирме показана на рис.3.

Рис.3. Управление в фирме: блоки 1,2,3,4 – прямой контур управления. Для эффективного управления необходимы два обратных контура, через блоки 5,6,7.

Сбор информации осуществляется от всех источников, которые могут предоставить нужную для реализации цели управления информацию. На этом этапе производится предварительная обработка информации, систематизация по признакам.

Цели и критерии эффективности управления могут быть качественными (отражать факт достижения или недостижения цели) или количественными (отражать максимизацию, минимизацию или достижение определенного показателя).

На основе целей управления выбираются критерии эффективности:

• скалярные (однокритериальные);

• векторные (многокритериальные, несколько практически равнозначных критериев);

• статические (не зависящие от времени);

• динамические (зависящие от времени);

• детермированные (с определенными факторами);

• со случайными или неопределенными факторами.

Принятие решения – ответственный этап в процессе управления. Этот этап сочетает интеллектуальные возможности руководителя (знание, опыт, реакцию, интуицию) с техническими возможностями предоставления информации. Окончательное решение принимает руководитель.

Выполнение решения

На этом этапе управления можно выделить следующие действия:

• доведение решения до исполнителей;

• выполнение решения исполнителями;

• доклады исполнителей руководителю.

Контроль выполнения решений необходим для поддержания дисциплины.

Оценка эффективности управления делается путем вычисления критерия эффективности управления после претворения в жизнь управляющих воздействий. При несоответствии вычисления критерия требуемому выясняются причины невыполнения критерия.

Корректировка решения осуществляется при неудовлетворительном первоначальном решении и временной и технической возможности его исправить.

Учет опыта осуществляется путем анализа, систематизации и помещения в БД.