9. Структура и содержание ио
В теории АСУ ИО принято делить на системы показателей данной предметной области (показатели подсистем); системы классификации и кодирования; документация; потоки информации - варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в БД и на машинных носителях.
Наиболее сложной организацией является создание базы данных, включающей массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.
В ходе проектирования ИО осуществляются следующие работы:
определяется состав показателей, необходимый для решения задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;
разрабатываются различные классификаторы и коды, изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;
выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;
ведется организация информационного фонда, определяются состав базы данных и его организация, проектируются формы вывода результатов обработки.
Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.
Наиболее сложным является информационное обеспечение при создании многоуровневых локальных вычислительных сетей ПЭВМ и распределенных АРМ, подключенных к серверу. ИО в данном случае должно осуществляться для каждого уровня обработки. Необходимо установить круг экономических задач, решаемых на каждом рабочем месте, формы обмена информацией между ними, схемы документооборота, а также решить вопросы организации распределенного банка данных.
При создании ИО выполняются следующие работы:
определяется состав задач и система показателей для каждого уровня обработки;
устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки;
ведутся различные формы ввода информации на ПЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных;
рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов;
создаются различные формы вывода информации (видеограмма (ВДГ), таблицы, сводки, диаграммы, машинограммы (МШГ) и т.д.);
разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построение типовых форм запросов;
создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПЭВМ (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню);
прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроль исполнения приказов и распоряжений (КИПР);
создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты;
разрабатываются инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию;
инструкции по эксплуатации задач пользователям (корректировка информации, ввод исходных данных, загрузка в БД, организация запросов, получение выходных данных, организация обмена информацией).
Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения разнообразных классификаторов:
общегосударственных;
отраслевых;
локальных.
Условно общегосударственные классификаторы (ОК) делятся на четыре группы:
Классификаторы трудовых и природных ресурсов (ОК профессий рабочих, должностей служащих, тарифных разрядов);
Классификаторы структуры отраслей народного хозяйства (административно-территориальные деления предприятий);
Классификаторы продукции (промышленной, сельскохозяйственной, строительной);
Классификаторы технико-экономических показателей, управленческой документации.
Пример индивидуального налогового номера (ИНН) приведен на рис. 4
Рис.4. Индивидуальный налоговый номер
ОК предприятий состоит из трех блоков:
регистрационный номер (7 знаков);
наименование организации;
ведомственная принадлежность.
После составления классификации выполняется следующий этап-кодирование - процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код - условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленных системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми.
В настоящее время наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная, комбинированная системы кодирования.
Выбор системы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являются количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.
При построении порядковой системы всем позициям номенклатуры присваиваются порядковые номера без пропуска номеров. Этот код малозначный, простой, нет резервных признаков (табельные номера).
Серийная система напоминает порядковую, ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков присваивается серия номеров. В пределах этой серии - порядковые номера.
Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков
XX XX XX
пр-во цех бригада
При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 в зависимости от значности признака.
Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая.
Технология применения кодов в современных условиях использования ПЭВМ определяется прежде всего возможностями машин, а также методами программирования, обеспечивающими создание в машине различных взаимосвязанных массивов информации - БД.
ИТ строится, как правило, на безбумажной технологии, где происходит автоматизированное, а не ручное формирование первичного документа. С этой целью в машинной программе имеется специальный блок меню.
Документация и технология ее формирования
Основными носителями информации в АСУ являются входные и выходные документы.
Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств.
Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями.
Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:
по сфере деятельности (плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и т.д.);
отношению к объекту управления (входящие, исходящие, архивные);
содержанию хозяйственных операций (материальные, денежные, расчетные);
назначению (распорядительные, исполнительные), по объему отражаемых операций (единичные, сводные);
способу использования (разовые, накопительные);
числу учитываемых позиций (однострочные, многострочные);
способу заполнения, вручную или при помощи средств автоматизации учета.