- •Казнадей т.А. Делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Мн.: ипд, 2008. – 110 с.
- •Содержание
- •Введение
- •Учебно-тематический план дисциплины для специальности 1-26 02 01 бизнес-администрирование
- •Учебно-тематический план дисциплины для специальностей 1-26 02 03 маркетинг, 1-25 01 07 экономика и управление на предприятии, 1-25 01 10 коммерческая деятельность
- •Тема 1. Введение. Место делопроизводства в структуре управленческого труда
- •1.1. История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь
- •1.2. Нормативно-правовые акты и методические документы по делопроизводству и архивному делу
- •1.3. Место и роль документов в управлении на современном этапе. Понятия: документ, делопроизводство
- •1.4. Классификация документов и характеристика различных видов документов
- •1.5. Документационное обеспечение управления
- •1.6. Организационные основы делопроизводства
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •2.1. Цели и задачи унификации и стандартизации управленческой документации
- •2.2. Методы унифицированного текста
- •2.3. Унифицированные системы документации
- •2.4. Формуляр-образец
- •2.5. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации
- •2.6. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов
- •2.7. Специфика языка и стиля служебных документов
- •2.8. Изложение служебных писем. Виды и реквизиты писем
- •2.9. Конкуренты делового письма – факс, электронная почта и телефонограмма
- •2.10. Международная деловая переписка
- •2.11. Документирование трудовой деятельности
- •2.12. Коммерческие документы
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •3.1. Технология и организация документооборота
- •3.2. Составление номенклатуры дел
- •3.3. Формирование и оформление дел
- •3.4. Обеспечение сохранности документов архива
- •3.5. Понятие служебной и коммерческой тайны
- •3.6. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства
- •3.7. Организация делопроизводства с обращениями граждан
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •4.1. Роль секретаря в организации информационного и документационного обеспечения
- •4.2. Офис в системе управления
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •5.1. Средства организационной техники в офисе
- •5.2. Специализированное оборудование и мебель для офиса
- •5.3. Способы автоматизации делопроизводства
- •5.4. Анализ рынка асдоу
- •5.5. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов
- •5.6. Использование мастеров для оформления документов
- •6. Методическое обеспечение дисциплины
- •6.1. План проведения практических занятий
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.2. Перечень вопросов к зачету
- •6.3. Самостоятельная управляемая работа для студентов дневной и заочной форм обучения
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.4. Контрольные вопросы и практические задания для самопроверки
- •Тема 1. Введение. Место делопроизводства в структуре управленческого труда
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.5. Учебно-методические материалы по дисциплине Основная литература
- •Дополнительная литература
1.3. Место и роль документов в управлении на современном этапе. Понятия: документ, делопроизводство
Система рыночных отношений обусловливает высокую значимость информации, необходимой для принятия управленческих решений. Важнейшим (носителем) источником информации является документ. В нём отражены факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТом документ определён как «материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве».
Документ может быть изготовлен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звукозаписи. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает её сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учёта, используется как доказательство чего-либо.
В документах находят отражение результаты работы различных предприятий, их органов управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой и подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих служебных документов.
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учётом и хранением, называется делопроизводством. Делопроизводство является составной частью управления и в общем объёме управленческого труда оно составляет 25 – 60% рабочего времени. Поэтому современный менеджер ставит задачу организовать делопроизводство так, чтобы на обработку и оформление документов затрачивался минимум времени.
Составные части делопроизводства – документирование и документооборот.
Документирование – это деятельность по созданию документов (операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа). Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативам.
Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до окончания исполнения, отправки для сдачи в архив (операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, хранения и использования документов).
1.4. Классификация документов и характеристика различных видов документов
Деятельность учреждений, организаций, предприятий фиксируется в различных видах документов. Вид документа объединяет его разновидности. Так, например, протокол – вид документа; его разновидности: протокол собрания, протокол заседания, протокол разногласий и др.
Выделяют 4 основных вида документов:
типовые документы – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;
примерные документы - разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер;
индивидуальные документы – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;
трафаретные документы – изготавливаются трафаретным способом, причём постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируют по различным признакам:
по способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, электромагнитные, звуковые.
по содержанию документы делятся на первичные и сводные.
по наименованию выделяют приказы, протоколы, акты, справки, письма и др.
по месту составления различают внутренние и внешние документы.
по срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
по происхождению различают служебные и личные документы.
по степени гласности делятся на обычные, секретные и документы для служебного пользования.
по срокам хранения выделяют документы постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), и длительного срока хранения (свыше 10 лет).
по роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учётная, расчётно-денежная, отчётно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и др.
по стадиям создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.