Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)

Контрольные вопросы

1. Унификация и стандартизация управленческой документации: назначение и особенности.

2. Методы унифицированного текста.

3. Унифицированные системы документации.

4. Формуляр-образец.

5. Назначение и состав организационных документов.

6. Назначение и состав распорядительных документов.

7. Виды бланков документов и требования к их составлению.

8. Варианты расположения реквизитов.

9. Характеристика постоянных реквизитов, их оформление.

10. Характеристика заполняемых реквизитов, их оформление.

11. Служебные отметки.

12. Специфика языка и стиля служебных документов.

13. Изложение служебных писем. Виды и реквизиты писем.

14. Конкуренты делового письма – факс, электронная почта и телефонограмма.

15. Особенности международной деловой переписки.

16. Документирование трудовой деятельности.

17. Состав личного дела.

18. Коммерческие документы.

Практические задания

1. Проанализировать бланк организации (учреждения, предприятия) на выбор и составить общий бланк и бланк для письма.

2. Проанализировать устав организации (учреждения, предприятия) на выбор, положение какого-нибудь отдела и должностные инструкции его работников.

3. Составить распоряжение директора АОА «ГУМ» Козина П.Ф. о переспециализации секции «Кожгалантерея» на торговлю женской обувью, а имеющийся ассортимент кожгалантерейных товаров передать для дальнейшей реализации в секцию «Женские головные уборы» от 1 февраля 2008 года №7 в связи с недостатком торговых площадей. Остальные данные указать самостоятельно.

4. Оформить приказ по основной деятельности по унитарному предприятию «Аркус» от 18 февраля 2008 года №7, используя следующие данные. В связи с производственной необходимостью, на основании докладной записки начальника отдела маркетинга Волкова И.А. организовать работу данного отдела в субботние дни с 19.01.2008 по 02.02.2008. Привлечь к работе в эти дни маркетолога Петрова С.С. и специалиста по сбыту Козлова И.Н. Бухгалтерии за работу в выходной день произвести расчет заработной платы в соответствии с действующим законодательством. Остальные данные указать самостоятельно.

5. Составить приказ по личному составу по производственному объединению «Интеграл» от 13 января 2008года №22 со следующими данными: принять на должность секретаря Лебедеву Марину Петровну с 14.01.2008 с двухнедельным испытательным сроком; Предоставить материальную помощь Ивановой Лидии Михайловне в связи с рождение второго ребенка. Остальные данные указать самостоятельно.

6. Составить акт об инвентаризации материальных ценностей в лаборатории НИИ порошковой металлургии, проведенной 5 марта 2008 года №36 на основании приказа директора. Необходимо указать, что во время проверки комиссией в составе трех человек не оказалось одной электрической плитки и двух сосудов емкостью 1 литр. Акт составлен в трех экземплярах. Остальные данные указать самостоятельно.

7. Оформить полный протокол собрания акционеров открытого акционерного общества «Элема», на котором решается вопрос об открытии фирменного магазина в г. Могилеве. После доклада Васькина А.В. с возражением выступил Карась И.М. который указал на высокие издержки, включающие аренду здания, транспортные расходы, обучение и заработную плату персоналу; а Иванов П.П. отметил, что свободных финансовых средств у предприятиях пока нет и предложил это перенести на год. В результате постановили подготовить необходимую документацию, разработать бизнес-план фирменного магазина и произвести расчеты затрат. Остальные данные указать самостоятельно.

8. Составить справку из отдела кадров БГУ о том, что студентка Алешина Е.А. учится на платном отделении, на 3 курсе и не получает стипендию для предоставления ее в бухгалтерию по месту работы ее матери Алешиной Ю.С. (ЗАО «Атлант»). Остальные данные указать самостоятельно.

9. Составить докладную записку начальника отдела труда и заработной платы или отдела материально технического снабжения Крота А.И. на имя руководителя унитарного предприятия «Минский хладокомбинат №2» о неудовлетворительной работе отдела от 12 февраля 2008 года. Возможными причинами могут быть: неукомплектованность отдела штатными единицами, несвоевременное поступление информации из других отделов, слабое оснащение организационной техникой и т.п. Остальные данные указать самостоятельно.

10. На основании данных докладной записки из задания №8 составить объяснительную записку. Остальные данные указать самостоятельно.

11. Составить доверенность на имя экспедитора ООО «Проект» Шумского Василия Ивановича на получение товарно-материальных ценностей (дискеты – 10 шт., писчая бумага – 50 упаковок) из универмага «Беларусь». Остальные данные указать самостоятельно.

12. Оформить деловое письмо-подтверждение Московскому заводу вычислительной техники о том, что производственное объединение «Интеграл» получило их письмо с приложенными каталогами 25 января 2008 года. Материалы направлены в отдел материально-технического снабжения. В случае проявления интереса к изделиям Московского завода будет сделан заказ. Остальные данные указать самостоятельно.

13. Оформить телефонограмму о переносе круглого стола «Проблемы современного маркетинга» с 15.01.2008г. на 18.01.2008г. в 14.00 по адресу: Г.Минск, ул. Серафимовича, д.11. Остальные данные указать самостоятельно.

14. Оформить заявление на имя директора ООО «Белинвестбанк» Шарапы Е.В. о переводе экономиста операционного отдела Сидорова Г.В. в кредитный отдел на такую же должность с 1 апреля 2008 года. Остальные данные указать самостоятельно.

15. Составить характеристику на коллегу по работе, подчиненного, старосту группы, одногруппника. Остальные данные указать самостоятельно.

16. Составить личную карточку на работника ОАО «Мотовело» Петрова И.И., принятого на постоянную работу в цех №3. Обязательно заполнить разделы: общие сведения, сведения о воинском учете, назначения и перемещения, дополнительные сведения. Остальные данные указать самостоятельно.

17. Оформить договор купли-продажи 5 компрессорных станков. Оплата будет производиться с предоплатой 50% стоимости. Остальные данные указать самостоятельно.

18. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.