2.11. Документирование трудовой деятельности

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• заявления;

• трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником;

• приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе сотрудника);

• трудовые книжки;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

При приёме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

• заявление о приеме на работу;

• приказ о приёме на работу;

• трудовой контракт (договор) с работником;

• запись в трудовой книжке;

• личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

• лицевой счёт по заработной плате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

• заявление работника об увольнении;

• приказ об увольнении;

• запись в трудовой книжке;

• запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

• заявление работника о переводе;

• приказ по личному составу о переводе на другую должность;

• запись в трудовой книжке;

• запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

• запись в лицевом счёте по заработной плате.

Заявление о приёме на работу. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приёме на работу составляют в произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.). Заявление о приёме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать:

• место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес, наименование структурного подразделения);

• конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник;

• дату начала работы и её окончания;

• оплату труда;

• обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий (должностей), повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

• основания увольнения работника;

• дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

• введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных КЗОТ Республики Беларусь.

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр хранится в организации, второй - у работника.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются приём, увольнение и перевод сотрудников организации на другую должность или работу. Они группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Приём на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

В трудовую книжку вносят сведения:

• о работнике;

• о работе (приём на работу, перевод на другую работу, увольнение);

• о награждениях и поощрениях;

• об открытиях;

• о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки её наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой.

Записи о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении – в день увольнения. Записи производят аккуратно, чёрным, синим или фиолетовым цветами без зачёркиваний и помарок. Если всё же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

При заполнении раздела «Сведения о работе» в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата, в графе 3 – указание действия и должность, в графе 4 – основание. Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдаётся вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и ведётся администрацией организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить её владельца.

При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несёт ответственность руководитель предприятия. Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчётности.

Личная карточка – является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Все записи в личной карточке делают на основании документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указывают фамилию, имя отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берут из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и VI «Дата и причина увольнения».

Наиболее важными являются сведения из разделов III «Назначения и перемещения» и VI «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела III «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

В разделе V «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и др.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарём. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• заявление о приёме на работу;

• анкета или личный листок по учёту кадров;

• автобиография;

• копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении учёных званий;

• копии документов об утверждении в должности - помещают в личные дела руководителей фирмы;

• характеристики или рекомендательные письма;

• трудовой контракт (договор);

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учёту кадров;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приёме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель. На её обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников организации хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определённым должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле – представлена в виде таблицы из пяти граф, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах и количестве листов. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Личный листок по учёту кадров – содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении учёной степени и о присвоении учёного звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.

Анкета – документ, аналогичный личному листку по учёту кадров. В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

Автобиография – не имеет типового формуляра и составляется автором самостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Форма изложения – повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчётом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Характеристика (рекомендательное письмо) – это официальный документ, который выдаёт администрация предприятия своему работнику и в котором приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа; указание должностного лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть – анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, учёную степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.

Вторая часть текста – это данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-политических и деловых качеств: отношение в работе; повышение профессионального и политического уровня; участие в общественной жизни; поведение в быту; отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.

Четвёртая часть – заключительная. Она содержит вывод, в котором указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают характеристику, как правило, два лица: руководитель организации и председатель местного комитета (или профсоюзного комитета).

Дополнение к личному листку по учёту кадров – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учёту кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.