Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Делопроизводство.doc
Скачиваний:
34
Добавлен:
30.08.2019
Размер:
753.15 Кб
Скачать

5.2. Специализированное оборудование и мебель для офиса

Основными канцелярскими товарами и расходными материалами для оргтехники являются: ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки,кнопки, лотки для сортировки бумаг (из 4 – 6 секций), визитница, алфавитная книжка, дискеты, диски, нумераторы, штемпели со стандартными терминами, папки-файлы и папки пластиковые, степлер, дестеплер, дырокол, картриджи, бумага для факсов и других печатающих устройств, бланки документов фирмы.

.Бумага как один из видов канцелярских товаров – это тонкий листовой материал массой до 250 г/кв.м., состоящий в основном из специально обработанных растительных волокон, прочно связанных между собой силами поверхностного сцепления.

Бумага должна обладать следующими основными свойствами: функциональность; надежность; эргономичность; эстетичность.

Функциональные свойства обусловливают соответствие бумаги ее целевому назначению как предмета потребления. К ним относятся: композиция (определяется составом и соотношением в процентах волокнистых и не волокнистых полуфабрикатов, из которых вырабатывается бумага данного вида); масса бумаги площадью 1 кв.м.; толщина; водо-, влаго-, воздухо-, жиропроницаемость, плотность (определяется весом одного квадратного метра, чаще всего это 80 90 г/кв.м).

Надежность – это комплекс потребительских свойств, обусловливающих сохранение основных параметров бумаги в процессе ее использования. К ним относят такие свойства как сопротивление разрыву, сопротивление излому, продавливанию и деформации.

Эргономические свойства бумаги определяют удобство пользования ею. Наиболее важные из них степень проклейки (для разных видов составляет от 0,5 до 2 мм.) и гладкость (бумага считается гладкой, если перо при письме скользит легко, не собирая волокон).

Эстетические свойства определяют внешний вид и отделку бумаги. Основными из них являются белизна (выражается в % к эталону белого цвета, у большинства видов она составляет 70 – 80%, у бумаги импортного производства она значительно выше – 96 – 98%), цвет для цветной бумаги, прозрачность (свойство бумаги пропускать / поглощать или не пропускать / отражать световой поток).

Бумага классифицируется на газетную, типографскую, писчую, тетрадную, нотную чертежную, машинописную, копировальную, глянцевую бумагу, бумажную кальку и др.

К основной используемой в офисе организационной технике относятся персональные компьютеры, принтеры (печатающие устройства, предназначенные для создания твердой копии информации, хранящейся в компьютере), сканеры (устройства для ввода изображения в компьютер), ксероксы, стримеры (аналоги магнитофона, которые записывают и считывают данные на кассету с магнитной ленты и наоборот).

5.3. Способы автоматизации делопроизводства

При стандартизации разработки и внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) применяется международный стандарт ИСО 15489—2001 «Информация и документация. Управление документами».

Способами автоматизации делопроизводства являются: разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства; инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства; настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства.

К инструментальным средствам автоматизации делопроизводства относятся:

  • средства создания документов – текстовый процессор Microsoft Word (предназначен для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов), текстовый редактор Word for Windows или Win Word (облегает такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование), электронные таблицы Microsoft Excel (позволяет выполнять вычисления, анализировать данные и работать со списками в таблицах и веб-страницах), электронная презентация Microsoft Point (позволяет готовить доклады для собраний и совещаний и создавать веб-страницы);

  • системы управления базами данных – Microsoft Access (позволяет создавать базы данных и программы для работы с данными, управления и контроля за ними);

  • система обеспечения групповой работы - Internet Explorer (поиск и отображение информации и веб-узлов в Интернете), технология Group Ware (объединяет в подсистеме компьютерные рабочие места сотрудников, наиболее тесно связанных информационно);

  • системы управления документами - персональный архив Euphrates 96;

  • системы электронной почты - персональный организатор Microsoft Outlook (позволяет получать и отправлять почту, работать с расписанием, контактами и задачами и вести запись своих действий), Outlook Express (отправка и получение сообщений по электронной почте и из групп новостей);

  • системы управления деловыми процессами.