- •Казнадей т.А. Делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Мн.: ипд, 2008. – 110 с.
- •Содержание
- •Введение
- •Учебно-тематический план дисциплины для специальности 1-26 02 01 бизнес-администрирование
- •Учебно-тематический план дисциплины для специальностей 1-26 02 03 маркетинг, 1-25 01 07 экономика и управление на предприятии, 1-25 01 10 коммерческая деятельность
- •Тема 1. Введение. Место делопроизводства в структуре управленческого труда
- •1.1. История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь
- •1.2. Нормативно-правовые акты и методические документы по делопроизводству и архивному делу
- •1.3. Место и роль документов в управлении на современном этапе. Понятия: документ, делопроизводство
- •1.4. Классификация документов и характеристика различных видов документов
- •1.5. Документационное обеспечение управления
- •1.6. Организационные основы делопроизводства
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •2.1. Цели и задачи унификации и стандартизации управленческой документации
- •2.2. Методы унифицированного текста
- •2.3. Унифицированные системы документации
- •2.4. Формуляр-образец
- •2.5. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации
- •2.6. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов
- •2.7. Специфика языка и стиля служебных документов
- •2.8. Изложение служебных писем. Виды и реквизиты писем
- •2.9. Конкуренты делового письма – факс, электронная почта и телефонограмма
- •2.10. Международная деловая переписка
- •2.11. Документирование трудовой деятельности
- •2.12. Коммерческие документы
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •3.1. Технология и организация документооборота
- •3.2. Составление номенклатуры дел
- •3.3. Формирование и оформление дел
- •3.4. Обеспечение сохранности документов архива
- •3.5. Понятие служебной и коммерческой тайны
- •3.6. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства
- •3.7. Организация делопроизводства с обращениями граждан
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •4.1. Роль секретаря в организации информационного и документационного обеспечения
- •4.2. Офис в системе управления
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •5.1. Средства организационной техники в офисе
- •5.2. Специализированное оборудование и мебель для офиса
- •5.3. Способы автоматизации делопроизводства
- •5.4. Анализ рынка асдоу
- •5.5. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов
- •5.6. Использование мастеров для оформления документов
- •6. Методическое обеспечение дисциплины
- •6.1. План проведения практических занятий
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.2. Перечень вопросов к зачету
- •6.3. Самостоятельная управляемая работа для студентов дневной и заочной форм обучения
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.4. Контрольные вопросы и практические задания для самопроверки
- •Тема 1. Введение. Место делопроизводства в структуре управленческого труда
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.5. Учебно-методические материалы по дисциплине Основная литература
- •Дополнительная литература
3.2. Составление номенклатуры дел
Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела. Дело – это совокупность документов, относящихся к определённому вопросу деятельности учреждения и помещённых в отдельную обложку с соответствующим заголовком.
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел необходима для правильного формирования документов в дела, учёта дел и их оперативного использования. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на использованные документы и основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф, составленную по унифицированной форме. Номенклатура размещается на внешней стороне шкафа, в котором хранятся дела.
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например, 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел. Структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (01, 02, …).
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учёта или справочные картотеки.
Заголовки должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидность документов (приказы, протоколы, акты, отчёты, и т.д.).
Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.
Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел и их уничтожении, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.
По окончании календарного года службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел.
Различают три вида номенклатур: типовая; примерная; и конкретная (сводная).
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления (ДОУ) министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений каждой организацией самостоятельно, подписывается руководителем организации, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.