2.3. Унифицированные системы документации

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документов (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Создание УСД является одним из основных направлений работ по стандартизации в республике, а также составной частью работ по совершенствованию процессов управления в различных видах деятельности (статистике, финансовой деятельности, торговле, банковском деле, бухгалтерском учёте и т.д.).

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их размещения.

Основными задачами УСД являются:

• обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;

• сокращение количества существующих форм документов;

• упорядочение информационных потоков.

Унифицированные системы документации включают:

• документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документов;

• межгосударственные стандарты и документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются органами, управлениями и организациями стран СНГ;

• стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивают единый порядок проведения этих работ;

• нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.

В республике в настоящее время разрабатывается несколько унифицированных систем документации: первичной учётной документации, отчётно-статистической, плановой, расчетно-денежной, по материально-техническому снабжению и сбыту, труду, торговле, и социальным вопросам, ценообразованию, по бытовому обслуживанию населения и др.

2.4. Формуляр-образец

Унифицированную форму документа на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуляра-образца - совокупность реквизитов, расположенных определённым образом в документе (рис.2.1). Формуляр, характерный для определённого вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец состоит из трёх частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (рис.2.1). В заголовочной части размещают реквизиты, расположенные до текста документа и кодовые обозначения реквизитов. В основной (содержательной) части размещают реквизиты текст и приложения. В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа», «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.

Коды Эмблема фирмы Гриф ограничения доступа к документу Наименование фирмы Гриф утверждения Заголовочная Юридический адрес фирмы часть документа Индекс, город Адресат улица, дом Тел., факс Резолюция Расчётный счёт в банке Вид документа Дата _____ № _____ На № _____ от _____ К Заголовок к тексту _______________ Начало текста (абзаца) Основная часть ТЕКСТ документа Приложение _______________ Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия Печать Оформляющая Согласование документа часть документа Виза Отметка о Отметка о Фамилия исполнителя переносе поступлении и телефон данных на Отметка об исполнении машинный документа и направлении носитель его в дело

Рис.2.1. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец)

Формуляр-образец должен устанавливать:

• формат бумаги;

• конструкционную сетку;

• служебные поля;

• расположения частей, зон и реквизитов с учётом двусторонней печати.

Для унифицированных форм документов рекомендуется использовать форматы А3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) по ГОСТ 9327-60.

Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки должно быть следующим:

• между вертикальными линиями – 2,6мм (шаг письма);

• между горизонтальными линиями – 4,25мм (межстрочный интервал).

Конструктивным элементом проектируемых унифицированных форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями, она является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Бланки документов должны иметь поля:

• левое – 30мм;

• правое – не менее 8мм;

• верхнее и нижнее – не менее 20мм.

При размещении реквизитов формуляра-образца на нескольких страницах номера страниц рекомендуется проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Разработка единой схемы построения организационно-распорядительной документации (ОРД) на основе формуляра-образца позволяет:

• значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

• упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

• облегчить поиск и обработку документов;

• повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники.