Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Делопроизводство.doc
Скачиваний:
34
Добавлен:
30.08.2019
Размер:
753.15 Кб
Скачать

3.4. Обеспечение сохранности документов архива

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях (оперативное хранение документов). Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведённых для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.

Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта производится после подготовки описей дел постоянного хранения (свыше 10 лет) за этот же период. Акт об уничтожении подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение в архиве и установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Архив лучше всего расположить в специально выделенном помещении. В исключительных случаях он может занимать часть помещения (со стеллажами, шкафами и сейфами), в котором можно было бы обеспечить сохранность документов. Сдача дел в архив учреждения ведется по графику, утвержденному руководством.

Обеспечение сохранности документов архива обеспечивается противопожарным оборудованием, температурно-влажностным, световым, санитарно-гигиеническим режимом в архиве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения в архиве: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50 и 75 лет. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение, и срок его хранения определяет сама организация.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

  1. дела по личному составу организации;

  2. дела по основной (производственной) деятельности.

Прием (передача) дел в архив производится секретарем и работником архива. Вместе с делами передаются журналы регистраций или регистрационные картотеки на документы.

3.5. Понятие служебной и коммерческой тайны

В условиях жёсткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия. Коммерческая тайна (КТ) – это производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей, которую предприниматель считает конфиденциальной.

Сведения, содержащие КТ организации, можно разделить на 2 группы:

  1. научно-техническая информация;

  2. деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

  • сведения о конструкциях машин и оборудования;

  • чертежи;

  • схемы;

  • используемые материалы;

  • рецептуры;

  • методы и способы производства;

  • новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

  • программное обеспечение ПВМ.

Деловая информация содержит:

  • сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (состояние расчётов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.), финансовые отчёты;

  • сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции;

  • планы развития организации (тактические и стратегические);

  • планы и объёмы реализации продукции (планы маркетинга, данные об уровнях цен, наличии товаров);

  • анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

  • планы рекламной деятельности;

  • списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях контрактов.

Состав и объём сведений, составляющих КТ организации, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила её использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для этой работы специалистов-аналитиков.

Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой тайны организации, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Основная цель защиты информации состоит в том, чтобы предотвратить её утечку.

Обеспечение защиты КТ включает:

  • установление правил отнесения информации к КТ;

  • разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;

  • ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

  • ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих КТ;

  • использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;

  • осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издаёт приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ организации» и установлению круга лиц, имеющих доступ к данной информации. Сотрудники организации должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.