5.4. Анализ рынка асдоу

Критериями выбора автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) являются: тип организации, масштаб организации, годовой объем документооборота, стиль управления и корпоративная культура.

Повышение эффективности деятельности организации при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) достигается за счет сокращения затрат на бумажные документы, сокращения непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, ускорения информационных потоков, изменения корпоративной культуры организации.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятии – надёжность сохранности документов в электронной форме, т.е. информационная безопасность АСДОУ.

Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

• устойчивого электропитания;

• резервного копирования;

• антивирусной защиты;

• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая – это обеспечение надёжного бесперебойного электропитания компьютера. Для её решения служат устройства, которые так и называются – источник бесперебойного питания (ИБП). В своей основе ИБП представляет собой аккумулятор, который обеспечивает электропитание компьютера в период отсутствия напряжения в сети. В случае выхода напряжения за пределы установленного значения (как правило, ниже 197V или выше 254V) происходит автоматическое переключение на питание аккумулятора. Поскольку время переключения составляет 2-5 миллисекунд, компьютер как бы «не замечает» этого и продолжает работать.

Современные ИБП часто комплектуются программным обеспечением, позволяющим даже в отсутствие пользователя при перебоях в электропитании корректно завершить работу всех программ. Однако на практике такое программное обеспечение применяется только в больших организациях для поддержки круглосуточно работающих серверов.

Но стабильное электропитание – это только один компонент, обеспечивающий защиту информации в ваших компьютерах. Причиной утраты важной информации могут стать неквалифицированные действия сотрудников, случайное стирание (удаление) необходимых файлов, а также и поломки собственно компьютерного оборудования.

Вторая задача – это обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника для восстановления утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (на дискете, магнитной ленте, диске и т.п.).

Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Третья задача обеспечения сохранности документов в электронной форме – использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют лечение заражённого компьютера. Особо опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединённые в сеть. Основные источники вирусов:

• нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

• дискеты, заражённые вирусом, находящимся в загрузочном секторе;

• документы MS Word и Excel, заражённые макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дискетах, а в небольших фирмах им чаще всего является секретарь, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях.

Максимальную защиту от вирусов, переносимых на загрузочных секторах дискет, обеспечивают антивирусные программы, включающие резидентный монитор – программу, автоматически запускаемую в момент включения компьютера и отслеживающую все обращения к дискам и файлам. Эти программы обнаруживают вирусы в момент обращения к дискете и позволяют сразу же их удалять или лечить заражённые файлы. Даже если сотрудник вставил заражённую вирусом дискету в компьютер и не запустил антивирусную программу, всё равно вирус будет сразу же обнаружен и обезврежен.

Четвёртая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Возможно, многим в процессе работы часто встречалась ситуация, когда на экран выводится сообщение типа: «Программа выполнила недопустимую операцию и будет закрыта». При этом никакой возможности сохранить уже проделанную работу (например, подготовленный документ) нет. Приходится закрывать программу и начинать всё сначала. А иногда перед вами появляется синий экран с непонятным сообщением или компьютер вообще перестаёт реагировать на команды и только жалобно пищит при каждом нажатии на клавиши клавиатуры. Все эти случаи, как правило, вызваны недоработками в программном обеспечении, конфликтами между работающими программами или сбоями в аппаратной части компьютера. Для предотвращения таких ситуаций существуют специальные вспомогательные программы – утилиты. Наиболее известный в нашей стране производитель таких программ – фирма Symantec.