2.6. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Оформление документов осуществляется на бланках трех видов:

• общие (фирменные) бланки;

• бланки для писем;

• общие бланки для других видов организационно-распорядительных документов (ОРД).

Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.

В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются вдоль верхней части листа с центровкой, т.е. с равным удалением строки от левого и правого полей на белорусском и русском языках.

Наиболее широко в настоящее время используется угловое расположение реквизитов в верхней, левой части листа. Угловой бланк более удобен для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть может использоваться также для резолюции руководителя на поступивших документах. По подсчётам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

В документах используется следующий состав реквизитов (рис. 2.1):

Изображение Государственного герба Республики Беларусь (1) на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка слева, над серединой наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения должен быть не более 17мм.

Эмблема организации (2) – представляет условное (символическое) графическое изображение (товарный знак), зарегистрированное в установленном порядке. Изображение эмблемы организации государственной формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО) (3) - постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом.

Код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД) (4) - печатают при оформлении документа.

В соответствии с СТБ 6.38-95 коды 3, 4 располагают в правом верхнем углу документа, они используются для автоматизированной обработки документов.

Наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7) – реквизиты автора документа. Все наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например, в уставе.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес, оформляется в соответствии с «Почтовыми правилами», действующими на территории Республики Беларусь.

Коммуникационные (телеграфный адрес, номера телефакса, телефона, электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счёта, наименование банка и т.д.) (9) – необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчётно-денежных операций.

Название вида документа (10) – печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов.

Дата (11) – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

• дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);

• дата его утверждения (для планов, отчётов, правил);

• дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).

Все даты в документе оформляются цифровым способом в такой последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (4 знака). Группы знаков разделяются точками. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита 10 и печатается от границы левого поля.

Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов – это обычный порядковый номер с начала года для документов данного вида. Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела (папки) по номенклатуре, куда подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого документа с начала года.

Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) – он проставляется только на бланке для писем, факсов. Реквизит заполняется при оформлении письма-ответа на полученное фирмой письмо, запрос.

Эта ссылка помогает предприятию, получившему письмо-ответ на запрос, быстро найти копию запроса. Данный реквизит на бланках для писем выполняется в виде трафарета и размещается от границы левого поля.

Место составления или издания документа (14) – данный реквизит размещают только на общем бланке под реквизитами 11 и 12. На бланках для писем на этом месте располагают реквизит 13, т.е. вышеуказанные реквизиты взаимоисключают друг друга.

Гриф ограничения доступа к документу (15) – проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов 16 и 17 и состоит из слова «Совершенно секретно» или «Секретно» без кавычек.

Под этим грифом необходимо проставить номер экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Адресат (16) – оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса получателя. Этот реквизит состоит из нескольких частей:

• наименование фирмы, учреждения в именительном падеже;

• структурное подразделение в именительном падеже;

• должность, фамилия, инициалы в дательном падеже;

• почтовый адрес.

Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому предназначен документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Свои особенности имеет порядок адресования документов иностранным корреспондентам - сначала указывается фамилия и инициалы, затем наименование организации, далее её адрес в такой последовательности: номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города и страны, почтовый индекс.

При оформлении документа реквизит 16 печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа в пределах ограничительных знаков.

Гриф утверждения (17) состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», указания должности лица, утверждающего документы, наименования учреждения, личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты утверждения.

Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «Утверждено», названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Реквизит 17 располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля. В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

Резолюция (18) – проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах и факсах резолюция располагается на свободном месте между реквизитами 16 и 21. Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая указания по исполнению документа. Резолюция должна быть подписана и датирована.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение является лицо, указанное первым. На документе должно быть не более одной резолюции, которая выполняется рукописным способом.

Заголовок к тексту (19) – данный реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля за исполнением документа. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «О чём?». Исключение составляют акт, протокол, положение, инструкция, в которых заголовок сочетается с наименованием документа, например, АКТ (чего?) ревизии кассы. Заголовок текста печатают фланговым способом строчными буквами, начиная от нулевого положения табулятора, через один межстрочный интервал.

Согласно СТБ 6.38-95 заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4. Без заголовка допускается составлять лишь документы формата А5, т.е. документы, текст которых практически не превышает 10 – 15 строк (как правило, личные справки, извещения, телефонограммы).

Отметка о контроле (20) – проставляется на документах, исполнение которых контролируется и состоит из буквы «К» или слова «Контроль», которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка. Реквизит служит сигналом, напоминающим о его исполнении.

Текст (21) – это основной реквизит документа. Текст документа должен быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований. Содержание документа должно быть изложено ясно, убедительно, кратко и касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.

Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей:

• вводной части, содержащей основания или мотивы составления документа;

• основной части, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Отметка о наличии приложения (22) – используется, если к документу имеются приложения. Этот реквизит печатают, начиная от нулевого положения табулятора, строчными буквами.

Необходимо указать полностью наименование документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров. Сами документы приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом.

Подпись (23) – обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав данного реквизита входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы обязательно ставят перед фамилией).

При подписании документа несколькими должностными лицами составные части реквизита 23 располагаются последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, слева и справа.

Гриф согласования (24) - располагается ниже реквизита 23 в левом нижнем углу документа, начиная от границы левого поля. В его состав входят следующие элементы:

• слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут без кавычек и двоеточия;

• наименование должности, включая наименование организации (предприятия);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

• дата.

Виза (25) – располагается начиная от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита 23. Первым визирует проект документа исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа, затем визируют руководители исполнителя; должностные лица, заинтересованные в документе; представители общественных организаций (если необходимо); ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации (предприятия), курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости); юристы, служба документационного обеспечения управления (ДОУ). По структуре виза аналогична реквизиту 23, только под должностью указывается дата.

Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению. Другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организациях (предприятиях).

Печать (26). Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая, в её центре изображён герб государства, а по окружности даётся полное наименование учреждения (организации, предприятия). Оттиск такой печати проставляют на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Её проставление оговаривается в специальных нормативных актах высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь. Печать проставляется так, чтобы её оттиск затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ.

Помимо гербовой печати, в учреждениях бывает несколько простых печатей, которые могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. В оттиск их изображения герб не входит, а на его месте помещается название фирмы, учреждения или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяются подписи ответственных лиц, размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, справки и т.д.

Фамилия исполнителя и номер его телефона (27) – проставляется после реквизита 25 на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу первого экземпляра документа.

Отметка о заверении копии (28) – проставляется в случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные заверяются секретарём-референтом. Реквизит 28 располагается ниже реквизита 23. Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой и дату заверения.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче её на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29). Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нём, но документе ставят эту отметку. Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита 27и включает:

• слова «В дело» и «Номер дела», в котором будет храниться документ;

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении;

• краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

• подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (30) – проставляется на нижнем поле последнего листа документа при постановке документа на автоматизированный контроль. Отметка включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.

Отметка о поступлении (31) – проставляется на входящих документах от руки или автоматическим нумератором в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов: сокращённого наименования организации (предприятия), получившей документ; даты поступления; индекса.

Предупредительный знак (32) – является знаком внимания для машинистки, свидетельствует, что до границы нижнего поля осталось 5 машинописных строк.

На бланк письма наносят реквизиты 1-3, 5-9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11-13, 16, 19, 20, 32.

На общий бланк наносят реквизиты 1-3, 5-7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20, 32.

На бланках документов реквизиты 5-10, 14 располагают одним из двух способов:

• центрованным – начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ площади;

• флаговым – каждая строка реквизита начинается от левой границы площади.

Постоянными реквизитами бланка являются: Государственный герб Республики Беларусь (1), эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2), код организации (3), код документа (4), наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7), почтовый адрес отправителя (8), коммуникационные и коммерческие данные (9), название вида документа (10), место составления или издания документа (14).

Заполняемыми реквизитами бланка являются: дата (11), регистрационный индекс (12), ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13), гриф ограничения доступа (15), адресат (16), гриф утверждения (17), заголовок к тексту (19), текст (21), отметка о наличии приложения (22), подпись (23), гриф согласования (24), визы (25), печать (26).

Служебными отметками являются: резолюция (18), отметка о контроле (20), отметка об исполнителе (27), отметка о заверении копии (28), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29), отметка о поступлении (31), отметка о переносе данных на машинный носитель (30).

В ряде случаев в служебных документах необходимо в тексте выделить фразу, сделать логическое, смысловое ударение. Выделение можно сделать тремя способами: прописными буквами; разрядкой; подчёркиванием.

Прописными буквами выделяют короткие слова в тексте или заголовки к тексту, написанном через полтора или два интервала. Вразрядку выделяют не только отдельные слова в тексте, но и небольшие фразы. Для выделения вразрядку после каждой буквы в одном слове делается пробел, а между словами - дополнительный промежуток. Подчёркивание применяют для выделения какого-либо слова или части текста, оно производится горизонтальной чертой.

В одном машинописном тексте следует пользоваться только одним из способов выделения. При необходимости применения двух способов выделения лучше использовать способы выделения прописными буквами и вразрядку.