2.9. Конкуренты делового письма – факс, электронная почта и телефонограмма

В настоящее время всё более широкое распространение получают оперативные средства связи, в частности факсимильная связь. С её помощью передаются факсы. Его оформление осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи и представляющий копию переданного документа. По факсу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнёрами, организациями.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер факса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код фирмы получателя; номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат. Главной является графа результат, в которой ставится ОК, если сообщение получено полностью и без ошибок или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса.

Телефакс – устройство для передачи неподвижных изображений по телефонным линиям; торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Лист поэтапно проходит мимо ряда светочувствительных элементов, расположенных поперёк листа. На каждом этапе с них считывается информация о яркости соответствующего участка листа, которая специальным образом кодируется и передаётся на другой телефакс, который расшифровывает и передаёт её на встроенное печатающее устройство, воспроизводящее изображение оригинала.

Под электронной почтой в настоящее время подразумевается организованная тем или иным способом система связи между персональными компьютерами. Она отличается низкими фиксированными расценками, и осуществляет гарантированную доставку сообщения в срок от нескольких минут до суток.

С развитием технологий связи получила распространение передача не только текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий и даже видеосообщений и проведение видеоконференций.

Форма письма, отправляемого по электронной почте, должна отличаться от обычного, поскольку методы работы с электронной почтой отличаются от методов обработки входящих сообщений.

• рассылаемое сообщение должно иметь минимальный размер, т.к. многие получатели могут иметь медленные каналы связи и неоднократное получение больших сообщений вызывает дополнительные затраты;

• деловые сообщения должны рассылаться в формате «просто текст», без графики, логотипов и излишнего форматирования;

• в поле Тема обязательно указать заголовок, раскрывающий суть сообщения;

• в отличие от традиционного бланка документа на бумаге название компании, её адрес, контактные лица в электронной почте принято указывать в конце сообщения;

• при составлении списка на регулярную массовую рассылку необходимо получить согласие получателей, а в конце каждого сообщения указывать, каким образом адресат может отказаться от дальнейшего получения рассылки.

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Она применяется для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях, и т.п.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

• наименование предприятия-отправителя телефонограммы;

• наименование предприятия-получателя;

• наименование вида документа;

• текст;

• подпись;

• указание должностей и фамилий, имена, отчества лиц, передавших и принявших телефонограмму;

• номера телефонов предприятий, передавших и принявших телефонограмму;

• время и дата передачи.

Телефонограмма составляется секретарём-референтом или исполнителем по поручению руководителя на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре. После составления она должна быть проверена и подписана руководителем предприятия.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, чётким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению и т.д.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать название своего предприятия и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

При приёме необходимо записать: название предприятия и номер телефона; текст телефонограммы; должности, имена, отчества и фамилии лиц, передавших и подписавших телефонограмму; дату и время приёма.