- •Казнадей т.А. Делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Мн.: ипд, 2008. – 110 с.
- •Содержание
- •Введение
- •Учебно-тематический план дисциплины для специальности 1-26 02 01 бизнес-администрирование
- •Учебно-тематический план дисциплины для специальностей 1-26 02 03 маркетинг, 1-25 01 07 экономика и управление на предприятии, 1-25 01 10 коммерческая деятельность
- •Тема 1. Введение. Место делопроизводства в структуре управленческого труда
- •1.1. История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь
- •1.2. Нормативно-правовые акты и методические документы по делопроизводству и архивному делу
- •1.3. Место и роль документов в управлении на современном этапе. Понятия: документ, делопроизводство
- •1.4. Классификация документов и характеристика различных видов документов
- •1.5. Документационное обеспечение управления
- •1.6. Организационные основы делопроизводства
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •2.1. Цели и задачи унификации и стандартизации управленческой документации
- •2.2. Методы унифицированного текста
- •2.3. Унифицированные системы документации
- •2.4. Формуляр-образец
- •2.5. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации
- •2.6. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов
- •2.7. Специфика языка и стиля служебных документов
- •2.8. Изложение служебных писем. Виды и реквизиты писем
- •2.9. Конкуренты делового письма – факс, электронная почта и телефонограмма
- •2.10. Международная деловая переписка
- •2.11. Документирование трудовой деятельности
- •2.12. Коммерческие документы
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •3.1. Технология и организация документооборота
- •3.2. Составление номенклатуры дел
- •3.3. Формирование и оформление дел
- •3.4. Обеспечение сохранности документов архива
- •3.5. Понятие служебной и коммерческой тайны
- •3.6. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства
- •3.7. Организация делопроизводства с обращениями граждан
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •4.1. Роль секретаря в организации информационного и документационного обеспечения
- •4.2. Офис в системе управления
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •5.1. Средства организационной техники в офисе
- •5.2. Специализированное оборудование и мебель для офиса
- •5.3. Способы автоматизации делопроизводства
- •5.4. Анализ рынка асдоу
- •5.5. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов
- •5.6. Использование мастеров для оформления документов
- •6. Методическое обеспечение дисциплины
- •6.1. План проведения практических занятий
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.2. Перечень вопросов к зачету
- •6.3. Самостоятельная управляемая работа для студентов дневной и заочной форм обучения
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.4. Контрольные вопросы и практические задания для самопроверки
- •Тема 1. Введение. Место делопроизводства в структуре управленческого труда
- •Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)
- •Тема 3. Организация работы с документами
- •Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации
- •Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления
- •6.5. Учебно-методические материалы по дисциплине Основная литература
- •Дополнительная литература
1.5. Документационное обеспечение управления
Под документационным обеспечением управления понимают комплекс правил, применяемых при делопроизводстве.
Связывая процесс управления (менеджмент) с документационным обеспечением управления, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как:
сбор и обработка документной информации;
подготовка решения;
принятие и документирование решения;
доведение решения до исполнителей;
исполнение решения;
контроль исполнения;
сбор информации об исполнении;
хранение информации.
В основе процесса управления лежат следующие принципы:
оперативность;
современное техническое оснащение;
целесообразность всех делопроизводственных операций;
умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.
На предприятии должен быть установлен единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе сними, закреплённый инструкцией и другими нормативными актами.
Правильная организация документооборота, грамотное и логически осмысленное составление документов – необходимое условие оперативности, гибкости, манёвренности управления.
1.6. Организационные основы делопроизводства
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные формы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. Выбор формы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота и др.
При централизованной форме все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Данная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, в которых объём работы с документами небольшой.
При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, т.е. каждая структурная часть в этом случае ведёт делопроизводство самостоятельно.
При смешанной форме делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляются службой документационного обеспечения управления (ДОУ), а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) – как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Данная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, во всех структурных подразделениях.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления (ДОУ): управление делами, общий отдел, секретариат.
В состав управления делами включаются бюро правительственной переписки, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, инспекция при руководителе, центральный архив.
В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.
В секретариат включаются приёмная, секретарь руководителя, секретари заместителей руководителя, секретари коллегии, протокольное бюро.
В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления (ДОУ), её функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) осуществляет следующие основные функции:
внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
разработка и внедрение рациональных форм документов;
контроль за соблюдением стандартов на документы;
оформление, издание и рассылка документов;
регистрация документов;
учётно-справочная работа;
контроль за исполнением документов;
формирование, оформление, хранение дел и выдача их для использования;
машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
Работа службы документационного обеспечения управления (ДОУ) регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.