Тема 2. Документирование управленческой деятельности (письменные бизнес-коммуникации)

План:

2.1. Цели и задачи унификации и стандартизации управленческой документации.

2.2. Методы унифицированного текста.

2.3. Унифицированные системы документации.

2.4. Формуляр-образец.

2.5. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации.

2.6. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов.

2.7. Специфика языка и стиля служебных документов.

2.8. Изложение служебных писем. Виды и реквизиты писем.

2.9. Конкуренты делового письма – факс, электронная почта и телефонограмма.

2.10. Международная деловая переписка.

2.11. Документирование трудовой деятельности.

2.12. Коммерческие документы.

2.1. Цели и задачи унификации и стандартизации управленческой документации

Основными направлениями упорядочения и совершенствования документации становится её унификация и стандартизация.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения их количества, типизации форм, снижения трудоёмкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники и ПЭВМ.

Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное место расположения их на бумаге, а также определённый формат бумаги.

Основными принципами унификации являются: от общего к частному; единообразие документов и их сопоставимость; информативность; сокращение количества видов документов; стабильность требований; соотношение с действующими системами классификации и кодирования; экономичность и др.

Работы по унификации документов включают:

• установление номенклатуры действующих форм;

• построение единой модели документов для группы однородных задач с использованием формуляра-образца;

• разработка структур документов;

• создание общих синтаксических правил построения документа;

• определение методов контроля информации документа.

Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположением на носителе информации в определённом порядке, представляют унифицированную форму документа (УФД). УФД должны соответствовать требованиям международных и межгосударственных документов, устанавливающих структуру, состав реквизитов, форм.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

2.2. Методы унифицированного текста

Текст документа может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связного текста (трафарета) или путём комбинации этих форм.

Анкета – это форма представления текста документа, построенная по принципу «вопрос - ответ».

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, справок, актов и других документов об однотипной информации широко используются трафаретные тексты (бланки).

Наличие трафаретного текста с пропусками для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие. Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации является таблица. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92. В нём приведены обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл.2.1).

Таблица 2.1

Заголовок таблицы

	Заголовок графы
Заголовок строки

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает её содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Таблица помещается сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а заголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы – номера граф. Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрывать боковые части таблицы.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчёт цифровых данных используется программа электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что даёт возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.