XXXVII.Выполнение индивидуального задания
Ниже приведены варианты заданий. По указанию преподавателя выберите свое индивидуальное задание. Уточните условие задания, количество.
Необходимо:
Создать автоформу в столбец, по одной таблице (подчиненной).
Создать форму при помощи мастера форм, в которой бы была подчиненная форма.
В режиме конструктора добавить в созданную форму кнопку закрытия формы.
Формы создавать на основе таблиц созданных в лабораторной работе на тему основы работы Microsoft Access при создании баз данных.
XXXVIII.Контрольные вопросы
Что такое форма, для чего они используются?
Способы создания форм.
Режимы работы с формами.
Создание формы с помощью средства автоматического создания форм.
Этапы создания формы при помощи мастера форм.
Создание формы с помощью мастера форм.
Создание формы с помощью конструктора.
Разделы, входящие в структуру формы.
Какие элементы применяются при разработке форм?
Когда создаётся подчиненная форма? Способы создания.
Тема 18. Отчёты в базе данных Microsoft Access
Цель лабораторной работы: ознакомиться с типами и способами создания отчётов, и научиться практическим приёмам создания и редактирование отчётов в базе данных Microsoft Access.
XXXIX.Общие сведения
Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.
О
тчеты
и формы Access имеют много общего. Однако,
в отличие от форм, отчеты не предназначены
для ввода и правки данных в таблицах.
Они позволяют лишь просматривать и
печатать данные.
Access предлагает несколько способов создания отчетов:
использование средств автоматического создания отчетов (автоотчеты);
использование Мастера отчетов;
создания отчетов в режиме Конструктора;
использование Мастера диаграмм;
почтовые наклейки.
Р
абота
с отчетами в Access может происходить в
трех режимах:
Конструктор;
Предварительный просмотр;
Образец.
Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов Панель элементов, идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм.
Отчеты могут содержать подчиненные отчеты.
Xl.Создание отчетов
Н
аиболее
простым созданием отчетов является
использование средств автоматического
создания отчета. Access позволяет
автоматически создавать отчеты двух
форматов: в столбец и ленточный.
Чтобы создать отчет с помощью средства автоматического создания отчетов, необходимо в окне База данных закладке Отчеты нажать кнопку Создать и в окне Новый отчет в списке выделить один из вариантов автоотчета (например: Автоотчет: ленточный). Далее в поле со списком, находящимся в нижней части диалогового окна Новый отчет, выбрать таблицу или запрос базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета и нажать кнопку ОК.
В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.
С помощью Мастера отчетов можно создавать отчеты от самых простых до включающих подчиненные отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.
Чтобы создать отчет с помощью Мастера отчетов, необходимо в окне База данных закладке Отчеты нажать кнопку Создать и в окне Новый отчет в списке выделить Мастер отчетов и нажать кнопку ОК. Запустится мастер, который аналогичен по структуре мастеру форм, за исключением нескольких пунктов – добавления уровней группировки(3), указания способов сортировки и итоговых вычислений(4). В случае если отчет формируется из нескольких взаимосвязанных таблиц, то добавляется пункт представления данных(8). Ниже представлена последовательность создания отчета при помощи мастера.
1 2 3
4 5 6
7 8
Представленные данные в виде отчета Access внешне выглядит как обычный документ, но этот документ можно просмотреть лишь в базе данных Access, в которой он сохранен. Если его нужно передать кому-либо другому, кто не работает с Access, то отчет можно напечатать на принтере. Но чаще всего отчет требуется передать в электронном виде, например, переслать по электронной почте или другим способом предоставить данные из отчета, чтобы в дальнейшем они могли быть использованы в других документах.
Для этого в Microsoft Access есть возможность преобразования отчетов в другие форматы – RTF, Excel, HTML, txt, csv, tab, asc и XML. Строка меню Файл -> Экспорт.
Для более детальной разработки структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов производится только в режиме Конструктора отчетов. Панель элементов, отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления. При этом некоторые элементы управления можно создать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство этим процессом.
Элементами отчета являются разделы отчета и добавленные в них элементы управления. И сам отчет, и его отдельные элементы обладают целым рядом свойств, которые определяют их внешний вид, поведение и данные, которые они отображают. Эти свойства доступны для изменения в режиме Конструктора в специальном окне свойств. Свойства элемента вызываются или на панели инструментов Конструктор отчетов или в контекстном меню, при этом должен быть выделен тот объект свойства, которого необходимо задать.
контекстное меню панель инструментов - Конструктор отчетов
Пример отчета ведомости ДО в режиме конструктора и окно свойств поля КМ
Пример отчета ведомости ДО в режиме предварительного просмотра
Создание, редактирование и форматирование элементов отчета в режиме конструктора аналогично элементам на форме. Для детального ознакомления смотреть справочную систему MS Access.
Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра.