IV.Мастер сводных таблиц и диаграмм

Для создания сводной таблицы необходимо воспользоваться мастером сводных таблиц и диаграмм. Исходными данными для создания таблицы могут служить данные из таблиц, где есть, возможность группировки данных (в таблице продаж поле Поставщик или Материал) или есть возможность подготовить данные для группировки (в таблице продаж поле Месяц или Год данные для которых можно рассчитать на основе поля Дата)

Поставщик	Материал	Стоимость, руб (в ценах 1991г)	Дата	Месяц
Карьер "Микашевичи"	Щебень 10-20	905р.	29.07.2005	7
Карьер №2	Щебень 20-40	417р.	21.11.2005	11
Карьер "Микашевичи"	Щебень 10-20	292р.	05.09.2005	9
АБЗ "Заславль"	Асфальбетон мелкозернистый	881р.	11.12.2005	12
Карьер "Микашевичи"	Щебень 10-20	784р.	06.06.2005	6

Поля в исходной таблице должны быть поименованы, это используется в макете при создании сводной таблицы.

Ч тобы создать сводную таблицу, необходимо в меню Данные выбрать команду Сводная таблица…. Далее в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм пошагово укажите источник данных, который хотите использовать для построения сводной таблицы. Имеются четыре возможности выбора источника данных.

• В списке или базе данных Microsoft Excel. Используются данные, находящиеся на рабочем листе и организованные в виде списка с соответствующими заголовками столбцов или строк. Опция используется по умолчанию.

• Во внешнем источнике данных. Данные берутся из файла или базы данных, не содержащихся в текущей рабочей книге.

• В нескольких диапазонах консолидации. Создает сводную таблицу или диаграмму, используя данные, расположенные на нескольких рабочих листах.

• В другой сводной таблице или диаграмме. Создает сводную таблицу или диаграмму на основе данных другой сводной таблицы, находящейся в текущей рабочей книге.

При необходимости можно указать вид создаваемого отчета.

Далее в мастере сводных таблиц и диаграмм следует указать диапазон исходных данных в текущей рабочей книге или в другом файле, содержащий необходимые данные.

Диапазон исходных данных обязательно должен быть задан с заголовками столбцов.

Далее в мастере сводных таблиц и диаграмм с оздается макет, задаются параметры и расположение сводной таблицы.

В диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет используется для контроля представления данных, отображаемых в сводной таблице. Кнопки полей, содержащихся в выбранном списке, находятся в правой части диалогового окна. Для создания макета сводной таблицы выберите и перетащите кнопки нужных полей в центральную часть окна и опустите их на области Строка, Столбец, Страница или Данные. После того как поля назначены областям Строка, Столбец, Страница или Данные, можно изменить тип обобщенной информации (счет, суммирование, среднее значение и т.д.) каждого из них, для чего необходимо дважды щелкнуть на поле. Так же можно изменить название самого поля.

Области, доступные для назначения полей:

• Страница. Поле, назначенное этой области, создает раскрывающееся меню, которое располагается над таблицей и позволяет выбирать любые значения этого поля.

• Строка. Значения поля, назначенного этой области, размещаются вдоль левого края сводной таблицы в качестве заголовков строк.

• Столбец. Элементы поля, назначенного этой области, размещаются вдоль верхнего края сводной таблицы в качестве заголовков столбцов.

• Данные. Над значениями полей, помещенных в эту область, выполняются сводные (обобщающие, консолидирующие, итоговые и т.д.) вычисления, например, суммирование, вычисление среднего, нахождение максимального и минимального значений и т.п. Для получения доступа к вычисляющей функции или типу обобщения дважды щелкните на кнопке поля, назначенного этой области.

Р аботу мастера сводных таблиц и диаграмм можно прервать на любом его шаге (для этого нужно щелкнуть на кнопке Готово), а созданную при этом сводную таблицу затем можно отредактировать, используя панель инструментов Сводные таблицы. С ее помощью можно перетащить любые поля на нужные области сводной таблицы. Если полученный результат вас не, устраивает, перетащите ненужное поле за пределы таблицы и на его место поместите любое другое из панели инструментов.