XXVII.Создание таблиц

Т аблицы являются основными объектами в структуре базы данных и предназначены для их хранения. Столбцы в таблице называются полями, а строки записями. Каждое поле имеет имя, значения, тип и свойства.

Имя поля — это произвольный и неповторяющийся набор символов. Например, Фамилия, ФАМ, Код товара, КТ. В имени допускаются пробелы, но не разрешены точка, запятая, точка с запятой, восклицательный знак и некоторые другие специальные символы.

З начения поля — это данные, расположенные в столбце таблицы. Элементы таблицы показаны на рис.

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

А так же на панели инструментов Access расположена кнопка Создать. Если щелкнуть мышью по этой кнопкае то откроется диалоговое окно Новая таблица.

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется и может потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры.

Рассмотрим солжный вариант создания таблиц, это вариант при помощи конструктора.

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц. Где в окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля следует ввести имена полей создаваемой таблицы, а в столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

Типы полей

Текстовый — используется для хранения текстовой информации. Это могут быть любые символы, количеством не более 255.

Поле MEMO — предназначено для данных объемом до 64 тыс. символов. Это может быть текст или комбинация текста и чисел.

Числовой — предназначен для данных, которые могут исполь­зоваться в математических расчетах.

Дата/время — значения вводятся в поля в стандартном формате, например, 20.01.98 или 12:15. Однако пользователь может создать и собственный формат.

Денежный — предназначен для хранения точного значения очень больших чисел (15 знаков слева от запятой и 4 — справа). Система поддерживает шесть стандартных форматов, например, ос­новной - 3456,789; фиксированный - 514,75; денежный — 2500р., но пользователь может также создать собственный формат.

Счетчик — при использовании этого типа полю автоматически присваивается числовое значение. Это могут быть последовательные числа, начиная с 1, или случайные числа. Значения полей этого типа изменить нельзя.

Логический — поле может принимать только два значения: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл.

Поле объекта OLE - этот тип поля предназначен для хранения объектов, созданных в других приложениях Windows (документов, таблиц, графиков, рисунков, звуковой информации и др.).

Свойства полей

Размер поля - система допускает для текстового поля максимальное число символов - 255. По умолчанию устанавливается 50. Для числового поля по умолчанию устанавливается размер до 15 десятичных знаков.

Формат поля - определяет, в каком виде число, набираемое на клавиатуре, выводится на экран. Система поддерживает шесть фор­матов. Например, денежный формат выводит на экран символ денежной единицы.

Маска ввода — используется в том случае, если все значения поля должны иметь один формат. Например, номер телефона, дата, почтовый индекс и т.п. Маска может состоять из трех частей, разделенных точками с запятой. Например, (99) 000-000; 0; _ _ В списке стандартных масок есть маска Пароль. При ее выборе вводимые с клавиатуры символы не отображаются на экране.

Подпись — это второй идентификатор поля. Первый — имя поля. Подпись используется для заголовка столбца в таблице. Ее делают более информативной, чем имя поля. Например, имя поля - КТ, а подпись — код товара.

Значение по умолчанию — значение поля, автоматически вводимое в таблицу при добавлении записи. Значение устанавливается пользователем.

Условие на значение — это свойство служит для автоматического контроля значения поля, вводимого в таблицу: оно должно удовлетворять условию, заданному пользователем. Например, выражение >1995 And <1998 допускает ввод значений 1996 и 1997. Если условие не соблюдается, на экран выводится сообщение об ошибке и допустимые значения поля.

Сообщение об ошибке — дополняет предыдущее свойство. Пользователь может сформулировать свой текст сообщения об ошибке. Например, Год рождения указан не верно. В этом случае допустимые значения поля на экран не выводятся.

Обязательное поле — это логическое свойство, которое может принимать значения Да и Нет. При значении Да в поле обязательно должны быть введены данные. В числовых полях допустимым яв­ляется значение 0.

Пустые строки — это также логическое свойство. Оно указывает, что в поле можно вводить значение нулевой длины, которое обозначается как две кавычки. Вместе со свойством Обязательное поле данное свойство позволяет различать несуществующие данные и данные, которые существуют, но не известны.

Индексированное поле - используется для ускорения поиска и сортировки записей в таблице по одному полю.

Число десятичных знаков — это свойство определяет число десятичных знаков справа от запятой, которые будут отображаться на экране при наборе чисел. Данное свойство необходимо устанавливать одновременно со свойством Формат поля.

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок. На рисунке выше представлен пример подстановки по полю NAPR(Направление). Это даёт нам возможность при вводе данных в эту таблицу вводить не коды направлений, которые сложно представить, а выбирать из списка название направления. Мастер подстановок вызывается при выборе типа данных поля.

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице (на рисунке ключевое поле обозначено ключиком). Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц включить в таблицу поле счетчика или указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей.

С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи, СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Простые индексы представляют собой индексы, созданные по одному столбцу. Индекс, построенный по нескольким столбцам, называется составным. Примером составного индекса может быть индекс, построенный по столбцам "Фамилия" и "Имя".

Однако применение индексов приносит не только преимущества, но и недостатки. Главным среди них является тот, что при добавлении и удалении записей или при обновлении значений в индексном столбце требуется обновлять индекс, что при большом количестве индексов в таблице может замедлять работу. Поэтому индексы обычно рекомендуется создавать только для тех столбцов таблицы, по которым наиболее часто выполняется поиск записей. Индексировать можно любые поля, кроме МЕМО-полей, полей типа Гиперссылка и объектов OLE.

С вязи между таблицами создаются в окне Схема данных. Обязательным условием, связи двух таблиц является наличие совпадающих полей. Ключевое поле первичной таблицы должно соответствовать аналогичному полю таблицы, которая с ней связывается. Для создания связи в окне Схема данных необходимо добавить таблицы, для которых необходимо создать связь. После, схватив курсором, поле подчинённой таблицы и удерживая нажатой левую клавишу мыши перетащить на ключевое поле основной таблицы и отпустить левую клавишу мыши.

В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия:

• связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

• связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем поле в свойстве Размер поля указано значение Длинное целое, или в обоих полях свойство Размер поля имеет значение Код репликации;

• обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.