3.2. Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

Постачальники (підрядники) — це підприємства, що відван­тажують продукцію (виконують роботи, надають послуги) поку­пцям. Основою взаємовідносин між постачальниками і покупця­ми є договори (контракти) купівлі-продажу товарно-матеріаль­них цінностей, договори підряду на виконання різних робіт, на­дання послуг тощо.

Договір (контракт) купівлі-продажу являє собою комерційний документ, згідно з яким оформлено торговельну угоду. У ньому міститься письмова угода сторін про поставку товарів — зо-

56

бов'язання продавця передати певне майно у власність покупця та зобов'язання покупця прийняти це майно і сплатити за нього певну грошову суму.

За договором підряду підрядник зобов'язується виконати пев­ну роботу за завданням замовника, а замовник зобов'язується прийняти й оплатити виконану роботу.

3.2.1. Документальне оформлення надходження вантажів, виконання робіт (послуг)

Надходження товарів від постачальників оформляється на під­ставі товарно-транспортних накладних (ТТН), рахунків-фактур, вантажних митних декларацій тощо. ТТН виписують при достав­ці товарів автомобільним транспортом. При доставці товарів за­лізничним транспортом виписують залізничну накладну, морсь­ким транспортом — коносамент.

Приймання виконаних підрядником робіт і послуг оформля­ється як правило, актами приймання робіт (послуг), у яких наво­дяться відомості про обсяг, якість і терміни виконаних робіт (по­слуг) та їхню вартість. Окремі роботи (послуги) можуть оформлятися іншими встановленими для них документами (кви­танції, замовлення тощо). Належним чином оформлені докумен­ти підписуються стороною, яка передає, і стороною, яка приймає.

Розрахунки з постачальниками (підрядниками) ведуться як правило в безготівковій формі. Основним документом в розраху­нках є рахунок-фактура. Він є підставою для оформлення відпо­відних банківських розрахункових документів: платіжних дору­чень, платіжних-вимог доручень, розрахункових чеків.

Рахунок-фактуру виписує постачальник на матеріальні цінно­сті, що відпускаються (відвантажуються) не залежно від способу їх доставки. В документі зазначають найменування постачальни­ка, його адресу, номер поточного рахунка, установу банку, що обслуговує постачальника, станцію відправлення, станцію при­значення вантажу, дату і спосіб відвантаження, найменування платника, його адресу, банківські реквізити платника, номер і да­ту укладання договору (контракту) згідно з яким відбувається відпуск матеріальних цінностей, найменування матеріальних Цінностей, одиницю виміру, кількість, ціну, вартість, суму ПДВ, суму до оплати.

Підписують рахунок-фактуру керівник, головний бухгалтер підприємства постачальника (підрядника), їх підписи скріплю­ються печаткою.

57

3.2.2. Порядок реєстрації виданих, повернутих та використаних довіреностей

Матеріальні цінності від постачальників підприємства отри­мують, як правило, через уповноважених осіб, які діють від імені підприємства на підставі довіреностей. Порядок реєстрації вида­них, повернутих і використаних довіреностей на одержання цін­ностей встановлено «Інструкцією про порядок реєстрації вида­них, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей», затвердженої наказом Міністерства фінансів від 16 травня 1996 року № 99. Бланки довіреностей є документами су­ворої звітності.

Довіреність на одержання матеріальних цінностей видається тільки посадовим особам, що працюють на цьому підприємстві і підписується керівником та головним бухгалтером або їх заступ­никами, та особами, які на те уповноважені керівником підпри­ємства.

Керівником підприємства призначається особа, яка виписує, реєструє видані, повернуті та використані довіреності. Довірено­сті видаються під розписку і реєструються в Журналі реєстрації довіреностей (додаток № 2 до Інструкції).

Строк дії довіреностей встановлюється залежно від можливо­сті одержання та вивозу відповідних цінностей однак не більше як на 10 днів.

Довіреність на одержання цінностей, доставка яких здійсню­ється централізовано, допускається видавати на календарний місяць.

Особа, якій видана довіреність, зобов'язана не пізніше насту­пного дня після доставки на підприємство одержаних цінностей, незалежно від того, одержані цінності повністю або частково, по­дати працівнику підприємства, який здійснює виписування та ре­єстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад.

Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довірено­стей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії дові­реності.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у Журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержанні цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невико­ристані довіреності гасяться надписом «невикористана» і збері-

58

гаються протягом строку, встановленого для зберігання первин­них документів.

Особам, які не відзвітували про використання довіреностей або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закін­чився, нова довіреність не видається.

Довіреність, незалежно від строку дії, залишається у постача­льника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску ціннос­тей частинами на кожний частковий відпуск складається наклад­на (акт приймання-здачі) з поміткою в ній номеру довіреності та дати ії видачі. В цих випадках один примірник накладної (акта приймання-здачі) передається одержувачу цінностей, а другий — додається до залишеної у постачальника довіреності і використо­вується для спостереження і контролю за відпуском цінностей і використовується згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем.

Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку.

Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, облі­ковуються за дебету рахунка 20 «Виробничі запаси» субрахунку 209 «Інші матеріали» за вартістю, що складається з витрат на придбання та доставку. Одночасно на дебет позабалансового ра­хунка 08 «Бланки суворого обліку» зараховується вартість вка­заних бланків, виходячи з ціни за 1 бланк не менше 0,1 мінімаль­ного розміру заробітної плати. Аналітичний облік ведеться за місцем зберігання, нумерацією, кількістю і вартістю бланків до­віреностей.

Щокварталу, вартість використаних бланків довіреностей спи­сується на підставі затвердженого керівником акта, із зазначен­ням їх нумерації і кількості. На дану операцію складається коре­спонденція:

Дебет 92 «Адміністративні витрати» — Кредит 209 «Інші матеріали», одночасно Кредит 08 «Бланки суворого обліку».

3.2.3. Синтетичний і аналітичний обпік розрахунків з постачальниками та підрядниками

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками за оде­ржані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані по­слуги ведеться на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». На цьому рахунку учасник промислово-

59

фінансової групи веде облік розрахунків за одержані від учасни­ків ПФГ товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги).

За кредитом рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом — її погашення, списання тощо.

Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядни­ками» має такі субрахунки: