Білет 1

1. Виділимо насамперед правила для мовця:

Доброзичливе ставлення до співрозмовника, повага до адресата.Необхідно виявляти доречну у певній ситуації ввічливість (враховуватистать, вік, службовий чи суспільний статус тощо). Треба знімати надмірнукатегоричність.

Мовцеві не рекомендується ставити в центр уваги своє “я”, нав'язуватисвої думки й оцінку подій.Необхідним для мовця є відокремлення власного “я” слухача у центр уваги.

Мовцеві треба вміти вибирати тему для розмови, доречну в кожнійситуації, яка є цікавою, зрозумілою партнерові.Мовець повинен стежити за логікою розгортання тексту, за тим, щобвисновки не протирічили задуму бесіди.Мовець повинен пам'ятати, що межа смислового сприйняття і концентраціїуваги у слухача – обмежені.Мовцеві необхідно постійно відбирати мовні засоби відповідно до вибраноїтональності тексту, орієнтуючись не тільки на адресата, але й наситуацію спілкування загалом, на офіційність або неофіційність ситуації.Мовець повинен пам'ятати, що в усному контактному безпосередньомуспілкуванні слухач не тільки чує, але й бачить його, отже, сприймає жести, міміку, пози, загальну манеру триматися при розмові й культуру поведінки.

2. Офіційні назви посад, професій, звань - іменники чоловічого роду: професор, нотаріус, директор, секретар, завідувач. Ці слова вживаються для позначення чоловіків і жінок. Це пов'язано з семантичною мотивацією слів: ці посади в минулому, як правило, обіймали особи чоловічої статі.  2. Відсутні відповідники жіночого роду у всіх складних назвах посад, звань: головний бухгалтер, провідний технолог, статист-дослідник, старший викладач.  3. Текст набуває офіційного характеру, якщо слова, залежні від найменування посади, узгоджуються з цим найменуванням у формі чоловічого роду й тоді, коли мова йде про жінок: Головний лікар дозволив..., Змінний інженер закінчив...  4. Форми чоловічого і жіночого роду мають слова: автор - авторка, аспірант - аспірантка, вихованець - вихованка, дисертант - дисертантка, поет - поетеса, студент - студентка, учень - учениця, спортсмен -спортсменка.  5. Лише жіночий рід має слова: покоївка, праля, домогосподарка, кастелянша, манікюрниця, рукодільниця, друкарка (жінка, що працює на друкарській машинці; друкар - працівник друкарської справи).  6. Рід іменників спільного роду староста, суддя, голова, воєвода, сирота визначається синтаксично: Суддя Іванова оголосила вирок. Суддя Іванов повідомив про наслідки розслідування. Голова Коляда оголосила подяку. Голова Коляда ознайомив присутніх з планом роботи фірми.  7. У ділових паперах не вживаються однослівні найменування осіб за місцем проживання, роботи, статусу: сільчани - жителі села, освітяни - працівники освіти, заводчани - заводські робітники, циркачі - артисти цирку, зв 'язківці - працівники відділень зв в'язку, городяни - мешканці міста. 

 

3. Резюме – це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

Реквізити документа:

• Назва виду документа

• Текст, що містить таку інформацію:

  • Домашня адреса, телефон, e-mail;

  • Прізвище, ім’я, по-батькові;

  • Мета написання документа;

  • Особисті данні (дата народження; сімейний стан; національність);

  • Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами(при потребі);

  • Відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

  • Відомості про публікації (якщо потрібно);

  • Інша інформація на вимогу роботодавця.

• Дата (при потребі)

• Підпис (при потребі)

Резюме повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Для того, щоб досягнути успіху, під час складання варто дотримуватись певних правил:

1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

2. Намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.

3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

4. Намагайтесь не вживати такі слова, як “я”, “ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

6. Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

7. Для передруку використовуйте якісний папір стандартного розміру.

8. Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Рід невідмінюваних іменників  1. Назви осіб чоловічої статі належать до чоловічого роду: елегантний імпресаріо, люб'язний портьє, справедливий рефері.  2. Назви осіб жіночої статі - іменники жіночого роду: літня мадам, серйозна фрау, струнка міс, люб 'язна пані.  3. Невідмінювані назви істот - чоловічого роду: какаду, поні, кенгуру.  4. Невідмінювані назви неістот - середнього роду: тролейбусне депо, актуальне інтерв'ю, світлове табло, нове меню.  5. Рід невідмінюваних географічних назв визначається за стрижневим словом: Батумі (місто), Марокко (країна), Гаїті (острів, держава).  6. Рід невідмінюваних назв органів преси, громадських організацій, спортивних клубів, команд визначається за родовим поняттям: "Верже" повідомила (газета), "Темпо" опублікував (журнал), "Мебіл ойл" заснована (монополія).  7. Рід невідмінюваних абревіатур відповідає роду стрижневого слова: АЗС (станція), НДІ (інститут), ФПК (факультет), ПДВ (податок). Категорія числа іменників у ділових паперах Граматична категорія числа іменників у ділових паперах потребує обґрунтованого вибору форм однини і множини. 

Варіанти відмінкових форм іменників

Відмінювання іменників звичайно не становить проблеми для мовців. Для переважної більшості слів будь-яка відмінкова форма відшукується автоматично. Ми розглянемо ті форми, при творенні і вживанні яких все ж таки трапляються помилки, а також варіантні форми, які потребують свідомого відбору у певних ситуаціях спілкування.

І. Давальний відмінок однини іменників II відміни

1. У давальному відмінку іменників чоловічого роду II відміни вживаються паралельні закінчення -ові, -еві (-єві) і -у, -ю: писати дядькові (дядьку), рекомендувати видавцеві (видавцю), порадити водієві (водію), надіслати комітетові (комітету), допомагати талантові (таланту). Для назв істот закінчення -ові, -еві (-єві) є найуживанішими.

В окремих випадках єдино можливими є форми на -ові, -еві. Це стосується використання іменників, які в родовому або кличному відмінку мають закінчення -у, -ю. Омонімія форм родового або кличного і давального відмінків спричиняє змістову неясність. Наприклад, словосполучення подяка майстру сприймається однозначно, тому що у родовому відмінку іменника майстер виступає закінчення -а. У словосполученні побажання (чиє? кому?) відділу другий іменник може означати і адресата, і суб'єкта дії (форми родового і давального відмінків цього слова збігаються), отже тут потрібно використати форму із закінченням -ові (-еві). Так само форми батьку, Шевченку можуть означати і адресата (давальний відмінок) і звертання (кличний відмінок), отже в таких випадках у давальному відмінку слід вживати виключно форму із закінченням -ові (-еві).

2. Якщо в тексті поряд стоять кілька іменників чоловічого роду у формі давального відмінка однини, рекомендується вживати варіа-

тивні форми: За таку помірковану ставку Марта мусила б подякувати сусідові своєму кооператору Іванчукові, що виговорив для неї цю ціну в орендаря... (В. Підмогильний); Завтра начальникові головного управління Данилу Богдановичу Триндирівському виповнюється п'ятдесят (О. Мірошниченко).

3. Для іменників середнього роду типовим є закінчення -у (-ю). Іменникам із суфіксом -к-, які означають істот, властиві паралельні закінчення -ові і -у: ягнятк-ові (-у), пташенятк-ові (-у), хлоп 'ятк-ові (-у), немовлятк-ові (-у); Варіантні форми утворюють окремі іменники і назви неістот: сонц-ю (-еві), серц-ю (-еві), лих-у (-ові), міст-у (-ові). У формах із закінченнями -еві, -ові ці іменники вживаються переважно у фольклорі (особливо при персоніфікації, коли можливе вживання форм кличного відмінка).

II. Знахідний відмінок однини іменників II відміни

1. У іменників чоловічого роду II відміни, що означають істот, форма знахідного відмінка однини збігається з формою родового відмінка: розпитати секретаря, поважати друга, викликати слюсаря. Іменники чоловічого роду — назви неістот мають у знахідному відмінку однини форму, омонімічну формі називного відмінка: полагодити замок, дивитися телевізор, читати журнал.

2. Деякі назви неживих предметів виступають у знахідному відмінку у двох формах — спільних із формами називного і родового відмінків: заточив олівець/олівця, написати лист/листа, перев'язати палець/пальця, купити ніж/ножа. Форми із нульовим закінченням є стилістично нейтральними, а отже вживаються без будь-яких обмежень. Сфера використання форм із закінченням -а (-я) — розмовна мова і мова художньої літератури.

Таке ж стилістичне розрізнення форм знахідного відмінка властиве тим найменуванням предметів, періодичних видань, організацій, які походять від назв істот. Літературними є форми, спільні із називним відмінком: купити "Запорожець ", з 'їсти наполеон, передплатити "Юний технік ". Конструкції купити "Москвича ", читати "Юного натураліста " належать до стилістично знижених.

III. Місцевий відмінок однини іменників II відміни

1. Іменникам середнього роду із суфіксами -к-, -ечк-, -ячк-, -еньк; -иськ-, що називають неістот, у місцевому відмінку властиве закінчення

-у: на ліжк-у, у військ-у, на віконечк-у, на подвір'ячк-у, у серденьк-у, на пасовиськ-у.

Іменники середнього роду з суфіксом -к-, що називають істот, мають варіантні закінчення -ові і -у: на малятк-ові (-у), на немовлят-к-ові (-у), на козенятк-ові (-у), на телятк-ові (-у).

У всіх інших іменників середнього роду в місцевому відмінку виступає закінчення -і (-і), однак з прийменником по вони мають закінчення -у (-ю): на вікні — по вікну, на морі — по морю, у селищі — по селищу, на подвір "і — по подвір 'ю. Деякі іменники вживаються з прийменником по у двох варіантах: по селу — по селі, по місту — по місті, по тілу — по тілі.

2. Для іменників чоловічого роду — назв істот у місцевому відмінку характерні закінчення -ові, -еві (-єві) як варіанти виступають закінчення -у (-ю), -і (-і), на тесляр-еві (-і), на учител-еві (-і, -ю), при товариш-еві (-у, -і).

Іменники чоловічого роду із суфіксами -ак-, -як-, -ик-, -ок-, що означають неістот, мають закінчення -у (-ю): на держаку, на вітряку, у вулику, у ставку. Деякі іменники цього типу утворюють паралельні форми: на літак-у (-ові), у вогник-у (-ові), на будинк-у (-ові).

Односкладові іменники чоловічого роду мають закінчення -у,

г г г г

якщо на нього падає наголос: в степу, у соку, у диму, на шляху. Для частини односкладових іменників характерні варіантні закінчення — залежно від наголосу: на боку — на боці, у глеку — у глеці, у клею — у клеї, у краю —у краї, на мосту — на мості, на лугу — на лузі, ураю — у раї, на стогу — на стозі. Більшість безсуфіксних іменників, що означають неістот, набувають у місцевому відмінку закінчення -і, але з прийменником по набирають форми на -у: на конвеєрі — по конвеєру, у каналі — по каналу, на кордоні — по кордону. Іноді з прийменником по вживаються дві варіантні форми: по лісу — по лісі, по столу — по столі.

IV. Відмінювання іменника III відміни мати

У непрямих відмінках однини і в усіх формах множини цей іменник має суфікс -ер-. Запам'ятайте форму знахідного відмінка однини, а також родового і знахідного відмінків множини, при утворенні яких іноді трапляються помилки: побачити матір, тривоги матерів, привітати матерів.

V. Родовий і орудний відмінки однини іменників IV відміни

Іменники IV відміни із суфіксом -єн- виступають у двох формах в родовому і в орудному відмінках однини: імені й ім'я, іменем і ім'ям, тімені і тім 'я, тіменем і тім 'ям, племені і плем 'я, племенем і плем 'ям. Усі паралельні форми належать до стилістично нейтральних.

VI. Називний відмінок множини іменників II відміни

1. Іменники чоловічого роду твердої групи мають у називному відмінку множини закінчення -и, в іменниках м'якої та змішаної групи виступає закінчення -і: професори, директори, вечори, ордени, цехи, паспорти, вчителі, слюсарі, лікарі, товариші, м'ячі. Окремим іменникам властиві варіанти: вуси — вуса, рукави —рукава, хліби — хліба (збірне), ґрунти — ґрунта (збірне), очерети — очерета.

2. Іменники чоловічого роду — назви осіб із суфіксами -анин-(-янин-), -ин- при творенні називного відмінка множини втрачають -ин: киянин — кияни, львів'янин — львів'яни, волинянин — волиняни, селянин — селяни, болгарин — болгари, вінничанин — вінничани, але грузини, лезгини, осетини, русини.

VII. Родовий відмінок множини

1. У родовому відмінку відзначаються варіанти:

а) у іменників І відміни: бритв і бритов, воєн і війн, баб і бабів, губ і губів, легень і легенів, лук і луків, сосон і сосен, крихт, крихот і крихіт. Розрізняються значеннями форми старост і старостів: перша належить до іменника старости (керівна особа в окрузі, громаді, колективі), друга — до іменника старости (обрядове);

б) у іменників II відміни: пара валянок і валянків, десять раз і разів, вісім днів і (рідше) день, татів і тат, ватів і ват, кіловатів і кіловат, партизанів і партизан. Розрізняються значеннями форми чоловік, тобто "осіб", і чоловіків — "осіб чоловічої статі";

в) у іменників III відміни: серць і сердець, плечей і пліч, вух і (зрідка) ушей, весіль і весіллів, відкрить і відкриттів;

г) у іменників, що мають тільки форму множини: граблів і грабель, ночов і (рідше) ноче, рейтузів і рейтуз, шароварів і шаровар.

2. Різні форми родового відмінка множини деяких іменників пов'язані з наявністю родових варіантів: бакенбардів (від бакенбард) і бакенбард (від бакенбарда), вольєрів (від вольєр) і вольєр (від вольєра),

кужелів (від кужіль — ч. р.) і кужелей (від кужіль — ж. p.), мозолів (від мозоль — ч. р.) і мозоль (від мозоля) і т. ін.

3. Запам'ятайте іменникові форми родового відмінка множини, при утворенні яких трапляються помилки:

ампери, -їв апельсини, -ів баклажани, -ів болгари, -ар брелоки, -ів бутси, -ів валянки, -ів вільхи, вільх вірмени, -єн вольти, -ів галичани, -ан гальма, гальм гастролі, -лей гланди,гланд городяни, -ян

грами, -їв гривні, -ень джинси, -ів жита, -ів житла, -тел калоші, калош канікули, -кул кеди, кед кілограми, -ів консерви, -ів корективи, -ів кримчани, -ан лазні, -зень ласти, -ів мандарини, -ів

мокасини, -їв молдавани,-ан пантофлі, -ів панчохи, -чіх підошва, -шов плаття, -ів помідори, -ів сандалі, -аль солдати, -ів томати, -ів туфлі, -фель центнери, -ів шати, шат шорти, -ів шпроти, -ів

Варіанти наведених форм іменників з іншими закінченнями є по-занормативними.

VIII. Знахідний відмінок множини

У знахідному відмінку множини вживаються паралельні форми іменників — назв тварин (переважно свійських), як-от: пасти овець і вівці, корів і корови, коней і коні; доглядати свиней і свині, волів і воли, каченят і каченята, ягнят і ягнята; годувати зайченят і зайченята.

IX. Орудний відмінок множини

Паралельні форми орудного відмінка утворюють:

а) іменники І відміни: сльозами і слізьми, свинями і свиньми;

б) іменники II відміни: гостями і (рідше) гістьми, конями і кіньми, колінами і коліньми, колесами і (рідше) колісьми, крилами і крильми;

в) іменник III відміни: костями і кістьми;

г) іменники, що мають тільки форму множини: воротами і ворітьми, грошима і грішми, дверима і дверми, санями і саньми, штанами, штаньми і (рідше) штанями.

X. Місцевий відмінок множини

У цьому відмінку іменники всіх відмін мають закінчення -ах (-ях) незалежно від прийменника, з яким вони вживаються: у мріях, на машинах, при сусідах, у доповідях, на вікнах, по вікнах, на полях, по полях, в областях, по областях (порівняйте із закінченнями російської мови: на окнах, по окнам, на полях, по полям, в областях, по областям).

Окремі іменники, що мають тільки форму множини, виступають у місцевому відмінку в двох варіантах: на воротах і на воротях, на штанах і на штанях. Більш уживаними є перші з наведених форм.

XI. Порушення норм відмінювання іменників у художній мові

У художній літературі можна зустріти відмінкові форми іменників, які не відповідають сучасним нормам української мови, наприклад: Цього питання вона остаточно розв'язати не змогла, та й рядки одноманітних цифер, які вона звіряла, чимало заважали їй (В. Підмогильний); Над берегом висів солоний туман од дрібних бризків (М. Коцюбинський); Не чути було ні грохоту підвід комгос-півських биндюжників, ні гулу вантажних авт (М. Хвильовий); А за-поріжбудівці якраз і люблять, щоб їм сопраном заспівали (О. Вишня).

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Проект наказу створюється, як правило, у відповід­ному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирі­шення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають докумен­ти, що мотивують його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право під­писання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступни­ки, а також деякі посадові особи відповідно до їх повно­важень і компетенції.

Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вка­заний у самому наказі.

Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.

Накази бувають індивідуальними й нормативними:

Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази — це безособові накази, які регла­ментують трудову діяльність усього трудового колек­тиву чи його частини (правила внутрішнього трудово­го розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів:

— за особовим складом;

— з питань основної діяльності.

Накази щодо особового складу (це, як правило, індиві­дуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).

Накази з питань основної діяльності (нормативні на­кази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо вико­нання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Накази складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи, де видається наказ.

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

6. Текст.

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прі­звище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої  та розпорядчої частини.

Констатуюча частина складається зі вступу, де вказується причина видання наказу (наявність розпорядчого документа вищого органу тощо), аргументації (виклада­ються основні факти) та висновку (мета видання наказу). Розпорядча частина містить конкретні пункти, в яких викладається зміст наказу (заходи чи дії, строки, вико­навці, відповідальні тощо).

У текстах наказів щодо особового складу (про зарахування, звільнення, переведення, надання відпустки то­що) слід указувати такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (перший раз у тексті на­казу вказується повністю) особи, яка зараховується (звільняється, переводиться) на посаду.

2. Назва посади (структурного підрозділу), на яку зараховується особа (з якої на яку переводиться, з якої звільняється).

3. Дата зарахування (звільнення, переведення). Якщо в тексті вона відсутня, приймається дата підписан­ня наказу керівником установи.

4. На яких умовах (за контрактом, на постійну чи тимчасову роботу, на який термін, за сумісництвом тощо).

5. Особливі умови (скорочений робочий день, непов­ний робочий тиждень, матеріальна відповідаль­ність тощо).

6. Форма оплати праці (відповідно до штатного роз­кладу, погодинна тощо).

У таких наказах після тексту обов’язково вказується підстава:

1. Для зарахування на посаду — заява особи, яка за­раховується на посаду, згода керівника структурно­го підрозділу тощо.

2. Для звільнення з посади — заява особи, яку звільняють (за власним бажанням, у зв’язку з виходом на пенсію, ліквідація, реорганізація установи тощо з посиланням на відповідні статті КЗпП чи/та інші закони).

3. Для переведення з, однієї посади на іншу — заява особи, яку переводять, або відповідні статті КЗпП тощо.

4. Особа, яка зараховується на посаду (звільняється, переводиться), має ознайомитися зі змістом наказу, розписатися в оригіналі й зазначити дату ознайом­лення з документом.

Особливості використання займенників у ділових паперах

| Надрукувати |

Автор: maks

24.11.10

Займенник - це самостійна частина мови, яка вказує на предмети, ознаки, кількість, але не називає їх. Займенники у мові вживаються для того, щоб уникнути повторення тих самих слів. При цьому їхню форму треба узгоджувати з родом і числом іменників, замість яких ці займенники вжито. Правильно вжиті займенники допомагають пов'язати речення в тексті .І.  Вживання особових займенників у документах. 1. Займенник я вживається тільки в особових паперах і в деяких видах документів (автобіографії, дорученні, розписці, пояснювальній записці).  2. У розпорядчих документах займенник /я/  обминається. Ці документи розпочинаються дієсловами у першій особі однини (Пропоную... Наказую...). 3. Займенник /я/ в офіційно-діловому, науковому та публіцистичному стилі замінюється авторським /ми/, а також, коли є потреба пом'якшити категоричність висловленого (..ми дійшли таких висновків). 4. Займенники третьої особи (він, вона воно, вони) в орудному відмінку мають /н/  і вживаються без прийменника: задоволений ними, керувати нею. 5. Після прийменників, що вимагають давального відмінка (завдяки, всупереч, наперекір, назустріч, вслід, на противагу), займенники вживаються без /н/: завдяки їм, назустріч їй, всупереч йому). 6. Займенники він, воно у місцевому відмінку мають варіант - на ньому (а не на нім). 7. Слід уникати двозначності, що може виникнути при співвіднесеності займенників він, вона, вони з будь-яким із слів: Ми дуже вдячні за можливість ознайомитися з рекламою продукції вашої фірми. Вона (?) справила на нас приємне враження - Ми дуже вдячні за можливість ознайомитися з рекламою виробів (товарів) Вашої фірми. Вони справили на нас приємне враження. Економіст Іваненко В.П. внесла пропозицію. Головуючий з нею не погодився - Головуючий відхилив пропозицію економіста Іваненко В.П.8. Вживаючи особові займенники, слід уникати їх нагромадження: Він збирається вступити до університету. Він давно вже вирішив стати економістом.9. Займенник   /ми/  у переважній більшості документів, які пишуться від імені установи, підприємства, організації, пропускається. Наприклад, ділові листи часто починаються словами у першій особі множини (Просимо... Надсилаємо... Повідомляємо...). Паралельно вживається форма третьої особи однини (Дирекція просить... Завод надсилає... Управління повідомляє...). 10. Займенник Ви вживається в усному й писемному мовленні для підкреслення поваги, пошани, ввічливості. У документах пишеться з великої літери (заявах, запрошеннях, службових листах).11. Для показу суворого об'єктивного викладу, категоричної вимоги, займенник Вам опускається: Надсилаємо Вам для ознайомлення - Надсилаємо для ознайомлення. Просимо Вас негайно оплатити рахунок - Просимо негайно оплатити рахунок. 12. Для пом'якшення категоричності вимоги, використання займенника Ви є доречним: пропоную з'явитися - пропоную Вам з'явитися, прошу уточнити - прошу Вас уточнити. 13. Дійова особа в реченні, виражена особовим займенником, повинна стояти у називному відмінку, а не в орудному: мною запроваджено - я запровадив, нами запропоновано - ми запропонували, ними переказано - вони переказали, вами доведено - ви довели. 14. Не слід використовувати займенники особи в присутності тих, про  кого йде  мова.II.  Присвійні займенники в документах. 1. Присвійні прикметники в родовому і давальному відмінках мають форми: мого, твого, свого, моєму, твоєму, своєму. Форми мойого, твойого, мойому, твойому властиві розмовному стилю. 2. Присвійні займенники в місцевому відмінку мають тільки нормативні форми: на моїм - на моєму; на твоїм - на твоєму, па їхнім - на  їхньому, на вашім -на вашому. 3. Для уникнення зайвого паралелізму, у діловому мовленні вживається присвійний займенник їхній, а не їх (від - вони): їх обладнання - їхнє обладнання, надійшли їх пропозиції- надійшли їхні пропозиції, реалізовано їх продукцію -реалізовано їхню продукцію. 4. Не слід зловживати займенником свій, бо він, як правило дублює вже наявне в тексті слово: Петренко І.П. не справився зі своїми обов'язками диспетчера. Він своїми руками відремонтував свою машину - Він власноруч відремонтував особисту машину. 5. Уникати двозначності при використанні присвійного займенника свій: Директор попросив присутніх прокоментувати свої пропозицій - Директор запропонував присутнім прокоментувати їхні пропозиції. III.  Вживання означальних, вказівних, питальних, неозначених займенників у ділових паперах. 1. У давальному і місцевому відмінках однини слід використовувати нормативні форми займенників: у чиїм -у чийому, був відсутній якийсь час -був відсутній деякий час, сі продукти - ці продукти, цеї домовленості - цієї домовленості, казна-який звіт - невідомо який звіт, котрогось із присутніх - декого з присутніх, тая нарада - та нарада, абичим завершили - невідомо чим завершили, тії розробки - тієї розробки. Перші приклади є розмовними, діалектними. 2. Правильно використовувати близькі, але не тотожні за значенням займенники кожний, всякий, будь-який: Думаю, зможу відповісти на будь-яке (кожне, всяке) запитання. Але: Кожний відповідає за відведену ділянку роботи. Нас влаштовує будь-який квиток. 3. На означення особи перевага надається вживанню займенника який (-а, -і), а на означення предметів, дій, явищ - що: інженера-конструктора, який проживає..., економіста, який працює..., Зарубу Олега Гнатовича, який мешкає..., учасники зборів, які проголосували..., контракт, що був підписаний... 4. Слід дотримуватися варіювання у використанні питальних займенників: Звичайно ухвали складаються із вступної частини, в якій зазначається стан питання, що розглядається, і розпорядчої, яка містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання... 5. Двозначність виникає, якщо вказівний займенник це відноситься до двох явищ: Директор звільнив Бойка з обійманої посади і призначив на його місце Остапенка. Це (?) рішення не схвалюють у колективі. Отже, використання чи невикористання займенників змінює тональність ділових текстів, може посилювати або пом'якшувати категоричність наказу, вимоги, прохання, поради тощо.

Договір — домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.

За розподілом між сторонами прав та обов'язків договори поділяться на односторонні (в одної сторони лише права, в іншої лише обов'язки) та двосторонні (правами й обов'язками наділені обидві сторони).

Основні реквізити договору такі:

1. Назва виду документа.

2. Місце укладання.

3. Дата.

4. Вступна частина де вказується точні і повні назви сторін, їх представників ( прізвище та ініціали ), повноваження на підставі вони діють.

5. Зміст.

6. Термін виконання.

7. Кількісні та якісні позначки продукції.

8. Зазначення вартості робіт і загальної суми.

9. Порядок виконання роботи.

10. Порядок розрахунків між сторонами.

11. Додаткові умови.

12. Вказівку про майнову відповідальність за повне або часткове не виконання договору.

13. Порядок і місце розв'язання суперечок.

14. Загальний термін дії договору.

15. Юридичні адреси сторін, що укладають договір.

16. печатки установ або установи, які укладають договір.

Договір вважається укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з цих пунктів і відповідно оформили його письмово.

ТЕЛЕФОННА РОЗМОВА - один з різновидів усного ділового мовлення. Має свої специфічні особливості, оскільки співрозмовники не бачать одне одного. Тому в ділових телефонних розмовах слід якомога ширше використовувати лексичні можливості української мови: багату синоніміку, точність термінології. Обов'язково уникайте елементів професійного жаргону, діалектизмів, елементів просторіччя (зневажливих слів, образливої іронії, негативних експресивних оцінок). Володіючи формулами ввічливості, не забувайте про інтонаційні можливості мовлення. Оскільки ділові партнери часто спочатку знайомляться заочно, по телефону, дуже важливо справити на співрозмовника добре враження.

Для цього слід дотримуватися ряду вимог: 1. Якщо ви телефонуєте в установу чи незнайомій людині, то спершу відрекомендуйтеся: з вами розмовляє такий-то (ім'я, по батькові, прізвище, представник якої організації, вкажіть посаду); після цього запитайте ім'я, по батькові й прізвище свого співрозмовника. Усе це говоріть без поспіху, розбірливо, щоб можна було записати. В установах подібні записи веде секретар. 2. Завжди закінчує розмову той, хто телефонує, а не той, кому дзвонять, тому що іноді у вас може бути два питання. Перше ви вичерпали - вам відповіли й поклали трубку. А у вас ще одне питання, і тому ви змушені телефонувати повторно. 3. Розмовляти по телефону належить чітко й стисло. Слід заздалегідь продумувати свою розмову, щоб замість кількох хвилин не розтягувати її на півгодини. 4. Правильне, раціональне використання телефону має і такий аспект-розміщення апарату. Треба ретельно обміркувати це питання ще тоді, коли установу обладнують. Для цього слід заздалегідь знати, де будуть робочі місця, які потребують телефонного зв'язку, щоб найдоцільніше розмістити телефонні апарати. Як показує досвід, потрібен телефон спільного користування, розміщений у зручному для всіх місці.

Є декілька найважливіших правил  телефонного етикету: 1. Якщо ви не запам'ятали прізвища чк імені та по батькові вашого співрозмовника, краще вибачитися й перепитати ще раз, ніж користуватися займенником ви та безособовими конструкціями. 2. При розмові про третю особу її слід називати на   ім”я по батькові або на прізвище (говорити про вік неввічливо). 3. Тільки близьких друзів і знайомих можна поздоровляти по телефону зі святом чи сімейною подією, запитувати про стан здоров'я хворого члена родини. Людей, з якими ви підтримуєте офіційні стосунки, поздоровляти слід особисто. 4. Не слід телефонувати на роботу з особистих питань чи з приводу приватної справи, якщо це не зумовлено крайньою потребою. 5. Просити про послугу по телефону можна лише у людини, близької вам або рівної вам за своїм службовим становищем. Перш ніж зателефонувати комусь додому, треба ретельно продумати час (не занадто пізно чи рано). 6. Висловлювати співчуття по телефону неприпустимо,  лише особисто або листом).7. Телефоном не користуються для вирішення складних і відповідальних питань. Така заочна розмова може зашкодити справі.

Ступені порівняння якісних прикметників і творення їх

Якісні прикметники під час зіставлення предметів можуть указувати на неоднакову міру тієї самої ознаки: досконалий, досконаліший, найдосконаліший; розвинений, більш розвинений (розвиненіший), найбільш розвинений (найрозвиненіший). Через те вони, крім звичайної форми, мають ще два ступені порівнян­ня: виший і найвищий.

Вищий ступінь порівняння означає, що в одному предметі є більше певної якості, ніж в іншому: Дніпро довший від Бугу. Свинець важчий за олово. Чавун легший, ніж сталь.

Прикметники вищого ступеня вживаються зі словами за, від, ніж, як, проти: Воля дорожча за життя. Морська миля майже вдвічі довша від кілометра. Алюміній більш поширений у природі, ніж залізо. Речення на зразок «Хрін редьки не солодший» неправильно побудоване. Треба: Хрін від редьки (за редьку) не солодший. Найвищий ступінь порівняння означає, шо в одному пред­меті є найбільше певної якості: Київ — найдавніше місто в Україні й одне з найдавніших у світі. Україна — найбільша за площею європейська країна. Говерла — найвища гора в Україні.

Окремі якісні прикметники не мають ступенів порівнян­ня, бо вони самі вказують уже на певну міру якості: премудрий (дуже мудрий), завеликий (надто великий), старезний (надзви­чайно старий), страшенний (незмірно страшний), нескінченний (якому немає кінця), холоднуватий (трохи холодний), тихе­сенький (дуже тихий).

Не утворюються ступені порівняння і від тих якісних при­кметників, які називають безвимірну ознаку (босий, сліпий, гнідий, чалий, фіолетовий), а також від складних прикметників (світло-зелений, кисло-солодкий, чорноволосий) тощо.

Є дві форми ступенів порівняння прикметників: проста, синтетична (передається одним словом), і складена, аналітич­на (передається двома словами). Українська мова надає пере­вагу простій формі.

Проста форма вищого ступеня порівняння твориться за допомогою суфіксів -іш- або -ш-.

При творенні вищого ступеня за допомогою суфікса -іш- основа прикметника залишається без зміни: тугий — тугіший, різкий — різкіший, сухий — сухіший, стрункий — стрункіший.

При творенні вищого ступеня за допомогою суфікса -ш-основа прикметника може зазнавати певних змін:

а)  суфікси -к-, -ок-, -ек- випадають: солодкий — солодший, короткий — коротший, тонкий — тонший, широкий — ширший, глибокий — глибший, далекий — дальший;

б) приголосні г, з, ж разом із суфіксом -ш- змінюються на -жч-  (таких прикметників сім):  важкий — важчий, тяжкий — тяжчий, близький — ближчий, низький — нижчий, вузький — вужчий, дужий — дужчий, дорогий — дорожчий; це буквосполучення зберігається і в похідних словах: дужчати, ближчати, подорожчання;

в) у двох прикметниках ці зміни не відбуваються: легкий — легший, довгий — довший;

г) приголосний с разом із суфіксом -ш- змінюється на -щ- (таких прикметників три): високий — вищий, товстий —

товщий (і товстіший), красивий — кращий; буква щ збе­рігається і в похідних словах: покращити, потовщення;

ґ) приголосні т, д перед -пі- звучать як ч, дж, але на письмі ця зміна не позначається: короткий — корот­ший [корочший], багатий^- багатший [багачший], молодий — молодший [молоджший], гладкий — гладший

гладжший].

В інших випадках основа прикметника залишається без зміни: м 'який — м 'якший, дешевий — дешевший, здоровий — зборовший.

Вищий ступінь кількох прикметників утворюється від інших основ, а саме: добрий, хороший — кращий, ліпший; гар­ний — кращий; поганий — гірший; великий — більший; малий — менший.

Деякі прикметники можуть мати паралельні форми вищо­го ступеня порівняння — з суфіксом -іш- і з суфіксом -ні-. Ці форми нерідко різняться відтінками свого лексичного значен­ня: старіший (за віком) і старший (за становищем), багатіший (стосується лише матеріальних цінностей) і багатший (сто­сується і змісту), здоровіший (за станом здоров'я й за розміра­ми) і здоровший (за станом здоров'я), товстіший (стосується лише осіб) і товщий (стосується і предметів).

Проста форма найвищого ступеня порівнян­ня утворюється від простої форми додаванням префіксів най-, рідше — щонай-, якнай-: тугіший — найтугіший, коротший — найкоротший, ближчий — найближчий, вищий — щонайвищий, багатший — якнайбагатший.

Іноді неправомірно вживають виший ступінь порівняння замість найвищого: вищий сорт замість найвищий сорт, кращий знавець замість найкращий знавець або один із найкращих знавців тощо. Немає в українській мові й таких форм найвищого сту­пеня, як «самий близький друг», «сама більша заслуга», а тіль­ки найближчий друг, найбільша заслуга.

Складена форма вищого й найвищого сту­пенів порівняння вживається рідко — переважно в науко­вому й офіційно-діловому стилях.

Вона утворюється за допомогою слів більш, менш, найбільш, найменш, які ставляться перед звичайною формою прикмет­ника: розвинений — більш розвинений (а не «більш розвинені-ший»), найбільш розвинений (а не «найбільш розвиненіший»);

світлочутливий — менш світлочутливий, найменш світлочутливий.

Велика міра якості може бути передана й без порівняння — за допомогою різних морфем та слів, а саме:

а) префіксами пре-, все-, над-, за-, ультра-, архі-: премудрий, всесильний, надчутливий, завеликий {надто великий), заширокий, ультрамодний, архіважливий;

б)  суфіксами -ущ-, -уч-, -езн-, -анн-, -енн-: худющий, злючий, височезний, нездоланний, незрівнянний, нескінченний, незбагненний',

в)  за допомогою слів дуже, вкрай, особливо, надзвичайно, занадто: дуже вигідний, вкрай потрібний, особливо корисний, надзвичайно популярний, занадто самовпевнений.

Зменшена міра якості може бути передана:

а)  суфіксами -уват-, -ав-: темнуватий, синюватий, білявий, золотавий;

б)  за допомогою слів трохи, ледь, не дуже: трохи вузький, ледь теплий, не дуже свіжий.

Трудова угода — це документ, що укладається між ор­ганізацією й працівником, який не входить до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договір­них засадах із відповідними установами та підпри­ємствами.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються в справах за­мовника.

Обов’язковими реквізитами угоди (контракту) є:

1. Назва документа.

2. Місце укладання документа.

3. Дата.

4. Текст. Текст угоди (контракту) укладається довіль­но. Як правило, у тексті вказуються такі відомості:

а. Дані про сторони, які укладають угоду (конт­ракт).

б. Предмет угоди (контракту).

в. Обов’язки й права сторін.

г. Взаєморозрахунки сторін.

д. Відповідальність сторін.

є. Додаткові умови (умови розірвання угоди, термін дії тощо).

ж. Реквізити, підписи сторін.

5. Підписи сторін.

6. Засвідчення (за необхідності).

ПУБЛІЧНИМ ВИСТУП - це один з видів усного ділового спілкування. Залежно від змісту, призначення, способу проголошення та обставин спілкування виділяють такі основні жанри публічних виступів: 1) громадсько-політичні промови (лекції на громадсько-політичні теми, виступи на мітингах, на виборах, звітні доповіді, політичні огляди); 2) академічні промови (наукові доповіді, навчальні лекції, наукові дискусії); 3) промови з нагоди урочистих зустрічей (ювілейні промови, вітання, тости). Кожен з перелічених видів має відповідне призначення, тобто переслідує певну мету - проінформувати, переконати чи створити настрій у відповідної аудиторії. Інформативними бувають найчастіше доповіді, лекції. Будуються вони за схемою: що, для чого, як, у який спосіб.

У вступі викладається проблема, окремі її складові; виклад розвивається від простого до складного. Закінчення містить як теоретичні висновки, так і практичні пропозиції. Переконання як мета виступу виникає під час обговорення певної теоретичної чи практичної проблеми. Промовець ставить перед собою завдання - переконати аудиторію, звертаючись і до розуму, і до почуттів своїх слухачів. Успіх його залежить від добору аргументів і вміння розташувати їх у порядку наростання переконливості. У кінці виступаючий, як правило, ще раз наголошує на головних аспектах теми й закликає до певних дій чи до прийняття певних рішень. Така мета, як створення певного настрою, постає на всіляких урочистостях: на святах, на ювілеях, на річницях тощо. Найважливіше тут - уміння знайти в темі щось нове, незвичне, дотепне. Але при цьому підтекст такої промови має бути доброзичливим, шанобливим, щирим, а форма - оригінальною, нетрадиційною.

Види публічного виступу. Мітингова промова звичайно має гостре політичне спрямування; вона злободенна, стосується суспільно - значимої, хвилюючої проблеми. Найчастіше на мітингах, виступає не один, а кілька ораторів - кожен із короткою промовою. Вона, як правило, гаряча, заклична; оратор звертається насамперед, до почуттів своїх слухачів. Ділова промова вирізняється більшою стриманістю в проявах емоцій, орієнтацією на логічний, а не на емоційний її вплив, аргументованістю. Звітна доповідь - це особливо важливий і відповідальний публічний виступ, адже доповідач зобов'язаний правдиво, об'єктивно висвітлити факти й переконати слухачів у необхідності певних висновків і пропозицій. Для цього потрібно чітко окреслити мету, характер і завдання доповіді; до кожного положення майбутньої доповіді необхідно дібрати переконливі факти, цифри, приклади, цитати; слід продумати й скласти загальний план доповіді, а до найважливіших пунктів цього плану підібрати й опрацювати фактичний матеріал; окремі положення загального плану потрібно пов'язати в одну струнку систему викладу, подбавши про зв'язки між частинами; хоча вся доповідь звичайно читається повністю або тезисно, її вступну та заключну частини належить написати повністю і прочитати попередньо кілька разів, щоб позбутися під час виступу невпевненості, розгубленості. Лекція є формою пропаганди наукових знань.

У ній, як правило, йде мова про вже вирішені наукові проблеми, до того ж більш загальні. Усі види лекцій об'єднують те, що вони несуть слухачам певну суму знань і є процесом спілкування між промовцем і слухачем. Дуже важливою для успіху лекції є її вступна частина, в якій - переконливо, дохідливо, цікаво - треба пояснити, чому тема лекції є актуальною і в ній необхідно розібратися, чому вона потрібна саме цій аудиторії. Не менш важлива ясність думки й послідовність викладу при переході від однієї смислової частини до іншої, чітке оформлення зачину й кінцівки кожної самостійної за змістом частини. Наукова дискусія - це обговорення будь-якого сумнівного наукового питання. Найважливіше в науковій дискусії - точно визначити головну проблему й навколо неї зосередити увагу. Добре, якщо виступаючий уміє передбачити можливі контраргументи і вже у своєму виступі спробує спростувати їх.

У середовищі вчених надзвичайно високо цінують час. Ювілейна промова зазвичай присвячується якійсь даті (ювілеєві установи чи окремої особи). Цей тип промови характеризується святковістю, урочистістю, оскільки це своєрідний підсумок періоду діяльності. Якщо відзначається ювілей окремої особи, то промови звичайно короткі, урочисті, пафосні, а водночас і сердечні, дружні; у них - схвальні відгуки про ювіляра, добрі побажання. В таких промовах дуже бажані жарти, дотепні підкреслення якихось рис ювіляра, спогади про цікаві факти з його біографії. Манера виголошення - невимушена, безпосередня.

Зв'язок числівників з іменниками

Після числівника один, навіть якщо він входить до складе­них числівників, іменник ставиться в однині: 31 день, 71 кіло­грам, 1 191 кілометр.

Після числівників два та більше іменник стоїть у множині: два дні, три тижні, чотири місяці, п 'ять років, десять століть.

Причому при числівниках два, три, чотири (навіть якщо вони входять до складених числівників) іменник має форму назив­ного відмінка, а при числівниках п 'ять та більше — родового: три брати, чотири будинки, дев'яносто чотири проценти; п 'ять братів, шістдесят будинків, дев 'яносто дев 'ять відсотків.

У сполученнях із числівниками два, три, чотири іменник нерідко дістає такий самий наголос, як у родовому відмінку однини: матері (множина) — дві мйтері, сини — три сини, села — чотири сели. Іноді особливий наголос іменники мають і в сполученні з числівниками п 'ять та більше: книжок (родо­вий відмінок множини) — п 'ять книжок, сторінок — шість сторінок, голок — десять голок, круків — сім круків, черепів — п 'ять черепів.

Тільки іменники, які в множині втрачають суфікс -ин-, при числівниках два, три, чотири стоять у формі родового відмінка однини: двадцять два киянина, тридцять три селяни­на, сорок чотири заробітчанина. Це стосується також іменників їм 'я, тем 'я: два імені, три племені. Якщо ж кількість нази­вається в межах одиниць, то при таких іменниках слід вжива­ти збірні числівники: двоє киян, троє селян, четверо заробіт­чан, двоє імен, троє племен.

Якщо іменник стоїть перед числівниками два, три, чотири і вказує на приблизність, то він також ставиться в родовому відмінку множини: днів два, тижнів три, місяців чотири.

Прикметники після числівників два, три, чотири мають переважно форму називного відмінка множини (як і іменник): два рідні брати, три цікаві книжки. Однак при іменниках се­реднього роду прикметник у цій позиції частіше вживається у формі родового відмінка множини: два нових (нові) відра, три гірських (гірські) озера.

У непрямих відмінках іменник і числівник стоять у тому самому відмінку: трьох братів, трьом братам, із трьома бра­тами', шістдесяти будинків, шістдесяти будинкам, шістдесять­ма будинками, у шістдесяти будинках.

Після числівників тисяча, мільйон, мільярд іменник стоїть незмінно в родовому відмінку множини: тисяча років, тисячі років, тисячею років; мільйон гривень, мільйона гривень, мільйоНУ гривень, мільйоном гривень.

Після дробових числівників іменник стоїть постійно в ро­довому відмінку однини: півтора місяця, півтора року; дві де­сяті відсотка, двох десятих відсотка, двом десятим відсотка,

двома десятими відсотка. Рідко іменник може мати форму родового відмінка множини: дві п 'яті виробів, одна десята за­пасів нафти.

Якщо є вислів із половиною, із чвертю, то іменник при ньому набуває форми, якої вимагає власне кількісний числів­ник: два з половиною тижні, чотири з половиною місяці, п 'ять із чвертю років.

Збірні числівники поєднуються:

а) з іменниками чоловічого роду, що означають назви осіб, тварин та птахів: двоє киян, троє школярів, четверо коней, п'ятеро орлів;            

б)  з іменниками середнього роду: двоє вікон (і два вікна), троє відер (і три відра), двоє лошат, четверо телят,  n 'ятеро хлоп 'ят;

в)  з іменниками, що мають лише множину: двоє воріт, троє окулярів, четверо ножиць (а також: три пари окулярів, чотири пари ножиць).

Після збірних числівників (крім обидва) іменник стоїть у родовому відмінку множини: двоє селян, троє татар, троє голубів, четверо дверей. У непрямих відмінках іменник і чис­лівник стоять у тому самому відмінку: двох селян, двом селянам, з двома селянами.

У датах назви місяців вживаються тільки в родовому від­мінку: перше (число місяця) лютого, першому (числу місяця) лютого, з першим (числом місяця) лютого, з двадцять четвертим серпня, з першим вересня.

Стадії підготовки до публічного виступу

 

Підготовка до виступу має такі стадії: обдумування теми, опрацювання і писемне оформлення її (тобто складання конспекту, плану, написання тексту); критичний розбір уже готового виступу; тимчасовий „відхід” від теми (треба, щоб вона уклалась у пам’яті , остаточно викристалізувалась, зазнала певних змін та ін.) – і, нарешті, виголошення її.

Тепер уже мало хто поділяє той погляд, що лектором, доповідачем, агітатором і пропагандистом може бути кожна освічена людина, яка добре знає свою справу (професії, галузь науки, мистецтва та ін.). Проблеми методичної підготовки лектора набувають дедалі більшої ваги. Не можна розраховувати на успіх лекції, якщо лектор не вміє логічно організувати матеріал, пов’язати основні ідеї свого виступу, наведені факти та цифри в єдине ціле, якщо він не вміє повно й глибоко висвітлити тему, і, нарешті, якщо він не вміє враховувати основні особливості своєї майбутньої аудиторії, щоб одразу ж вступити з нею в контакт. Адже контакт забезпечується не в той момент, коли лектор з’явився перед слухачами й побачив їх, а тоді, коли він почав обдумувати свій виступ, уявляючи свою майбутню аудиторію, шукаючи засобів впливу на неї і визнаючи її можливу реакцію.

Саме на цьому етапі лекторові особливо важливо знати інтереси своєї аудиторії, критерії оцінок, рівень вимогливості її, ступінь обізнаності у даному питанні.

Досвідчений оратор звичайно починає підготовку з конкретизації теми виступу, встановлення кола питань, які вона має охоплювати. Далі він виділяє принципові основи проблеми; у цьому неоціненну допомогу йому дають рішення керівних органів й інші офіційні державні документи.

Дуже важливо – особливо коли тема має спеціальний характер – правильно визначити склад майбутньої аудиторії.

Звичайно для всіх видів публічних виступів однаково актуальними залишаються такі джерела до підготовки:

§  Довідкові томи праць, з яких можна встановити, крім усього іншого, в якому творі, коли і за яких умов була висловлена певна думка, де можна знайти оцінку політичного діяча та ін.

§  Енциклопедичні та галузеві термінологічні словники, які дають змогу перевірити точність вживання терміна, поновити в пам’яті якість події, факти, положення.

§  Тлумачні словники, словники наголосів, словники крилатих слів (вони розкривають зміст і походження окремих слів і цілих висловів).

§  Атласи (дають змогу вільно орієнтуватись у просторі).

§  Газети, журнали, спеціальні науково-популярні праці та ін.(так, наприклад, багато корисного можна запозичити у деяких авторів науково-популярних творів – прийоми дохідливого викладу, добір ілюстративного матеріалу, характер порівнянь та ін.

Одним із найпростіших, але й найефективніших джерел поповнення запасу ілюстративного матеріалу для виступів є вирізки з газет. Наявність систематизованих газетних вирізок полегшує й прискорює підготовку нових тем. Оскільки цей матеріал швидко старіє, його треба переглядати й поновлювати (навіть саме збирання вирізок дисциплінує, привчає до методичності, до актуальності). Щоб вирізка мала документальну цінність, на кожній з них обов’язково ставити назву газети й дату (розкладати їх найдоцільніше за певною тематикою).

Як свідчить досвід, виписки краще робити не в зошитах, а на картках або на окремих аркушах, у сучасному діловодстві інформація накопичується і систематизується в базі даних персонального комп’ютера; тоді потрібний матеріал легше знайти, його можна використати в різних ситуаціях.

Виписки на картках можуть бути цитатами з певних джерел, а також просто переказом окремих місць тексту. Це сприяє, крім усього, кращому запам’ятовуванню: адже в пам’яті легше закріплюються ті положення й висновки, які були переписані або – ще краще – самостійно сформульовані. Виписки слід точно документувати (автор, назва твору, рік і місце видання, сторінка).

Існує два найважливіших принципи в роботі над книжкою: 1) уважне обдумування прочитаного, 2) спостереження за системою доказів автора та способом викладу матеріалу. Крім того, політичну, наукову, а часто й пропагандистську книжку в разі потреби конспектують.

Конспект – це короткий виклад твору; він містить найсуттєвіші факти, положення й висновки книги.

Конспектування – трудомістка, але вдячна праця, яка дає вміння точно мислити й говорити, вибирати лаконічну форму, обдумувати весь прочитаний матеріал. Зміст книжки після такого обдумування й чіткого викладу значно міцніше запам’ятовується.

Дуже важливо виробити в собі навички до так званого партитурного читання, тобто такого ознайомлення з книгою, яке дозволяє за дві-три години одержати правильне уявлення про неї, довідатись, що там найцікавіше, який фактичний матеріал у ній можна знайти.

Конспектувати слід не одразу (під час першого читання). Доцільніше спочатку одержати загальне уявлення про твір в цілому, а лише після цього, під час повного його читання, почати конспектування.

Існує два види конспектів: текстуальний конспект (найважливіші положення виписуються у вигляді точно документованих цитат) і вільний конспект (це стислий виклад праці; у формі цитат включаються лише корінні, принципові положення, висновки , формування).

Техніка конспектування: головні ідеї і положення книжки виділяти (підкресленням, розміром літер та ін.); цитати супроводжувати позначенням сторінки; на полях робити короткі підзаголовки, що розкривають зміст розділу. Дуже корисно розшукати рецензію на книжку й використати її. Тоді зростає об’єктивність знань при зіставленні різних точок зору на одну проблему; є можливість уникнути повторення перед аудиторією неточностей і хибних положень книги, якщо з’явиться потреба на неї посилатися.

Лектори, яким часто доводиться виступати, ведуть постійні записи, куди вносять цікаві цифри, факти, гострий епітет, прислів’я, приказку. Адже поняття „ілюстрація” в доповіді, лекції – це не лише цифра або факт, це й образ художнього твору, ситуації з кінофільму тощо. Усе це може послужити добрим матеріалом для пожвавлення й уточнення виступу.

План майбутнього виступу складається в процесі опрацювання різних допоміжних матеріалів: вивчення рішень керівних органів й уряду, книг, брошур, збирання газетних вирізок та ін. Так поступово вимальовуються контури майбутніх розділів. Потім нагромаджуються цифри, факти тощо. Коли підготовчу роботу закінчено, треба розпочати обдумування порядку розміщення окремих частин доповіді, остаточне визначення кількості їх, послідовності й обсягу. Так в уяві доповідача постає план майбутнього виступу.

Пишеться розгорнутий план так: аркуш паперу ділиться на дві частини. Ліворуч пишеться назва розділу плану, праворуч, на більшій частині сторінки, викладаються основні формулювання.

Дозволити собі виступати за розгорнутим планом може лише людина, яка звикла вільно триматися перед незнайомою аудиторією, досконало знає матеріал, а головне – добре володіє усним публічним мовленням, має багатий запас слів і вміє урізноманітнювати виклад.

Тези доповіді є таким же „робочим інструментом” доповідача, необхідним йому під час виступу, як і план.

Основне призначення тез – відновити в пам’яті зміст доповіді. Добре складені тези – це підготовлена продумана доповідь, економно сформульована, але повна.

Укладання тез – це велика, трудомістка робота, проте автор тез має можливість у будь-який час поновити в пам’яті доповідь і виголосити її.

Якщо доповідач під час виступу користується тезами, то на полях проти кожного положення треба ставити короткий заголовок. Коли заголовки зроблено правильно, доповідач зможе легко відновити в пам’яті зміст кожної тези.

Повний текст виступу пишуть тоді, коли він потрібен не для одного виступу (наприклад, публічна лекція). Досвідчені лектори знають, що в та­ких випадках краще одразу витратити певну кількість часу на розгорнутий виклад, ніж потім знову поверта­тися до виправлення й доповнення в тезах і в плані (а вони обов'язково будуть).

Текст виступу пишеться повністю й тоді, коли він бу­дується на великому й складному матеріалі, висвітлює ряд серйозних теоретичних проблем. Робота над текстом допомагає відшліфувати формулювання, опанувати ма­теріал.

Вимагають написання повного тексту й офіційні доповіді, зокрема звітного характеру (проте мати гото­вий текст доповіді — не означає обов'язково читати її перед аудиторією).

 

Особливості використання дієслів у діловому мовленні

Дієсловом називається частина мови, що означає дію або стан предмета як прцес.

У сисему дієслова входять такі форми:

а) неозначена форма (інфінітив): прочитати, затвердити, сплатити;

б) форми у дійсному, умовному та наказовому способах: підписав, передплатимо, підписав би, передплатив би, підпиши, передплати;

в) безособові форми на -но, -то: підписано, передплачено, відкрито;

г) дієприкметник: підписаний, передплачений, відкритий;

д) дієприслівник: підписуючи, передплачуючи, відкриваючи.

 

1.                    Треба використовувати тільки книжні дієслова та їх форми: активізувати, дезінформувати, знаменувати, подається, символізувати, формулюючи й т. ін.

 

 

неправильно	правильно
балакати	говорити
слабувати	хворіти
договорюватися	домовлятися
поспівати	устигати
пришедші	які (що) прийшли
відчитуватися	звітувати
повідати	розповідати, повідомляти
тикати	говорити "ти"
сидя	сидячи
сипонути	насипати

 

2.                    Уникати умовного способу:

 

неправильно	правильно
Підприємства змогли б виконати заповлення, якби...	Підприємства виконають (зможуть виконати) замовлення, якщо...
Виконавець повідомив би Вас завчасно, коли б...	Завчасне повідомлення виконавця можливе лише за умов...

 

3. Форми наказового способу використовуються в ділових паперах дещо своєрідно. Форми власне наказові (іди, пиши, робіть) вживаються лише в усному мовлені. В писемному мовленні переважає інфінітив та описові лексичні засоби. Саме інфінітив у наказах та розпорядженнях надає висловленню категоричності (доручити, звільнити, призначити, а не доручить, звільнить, призначить).

4. В актах, наказах, розпорядженнях, службових листах, інструкціях, дорученнях уживають неозначену форму дієслова (інфінітив).

Але слід пам'ятати, що нормативною є форма на -ти, а не на -ть (говорити, запроваджувати, виконквати).

5. У документах більшість дієслів має форму 3-ї особи олнини, але неприпустиме використання коротких форм (допомагає, а не допомога; оббігає, а не оббіга)

1.        Треба надавати перевагу активним конструкціям над пасивними або ж використовувати безособову конструкцію з дієслівними формами на -но, -то. У таких текстах ідеться про наслідки якихось заходів чи подій у момент мовлення:

 

неправильно	правильно
Завдання було достроково виконане нашою групою	Наша група достроково виконала завдання
Головна увага ним приділяється...	Головну увагу він приділив...
Інспектори, які призначаються комісією...	Інспектори, яких призначає комісія...
Випробування проводяться у запланованому режимі	Випробування проводять (проведено) у запланованому режимі

 

 

7. Найпоширенішою дієслівною формою в офіційно-діловому стилі є дієслово теперішнього часу із значенням позачасовості, яке вживається у першій або третій особі множини: (ми вимагаємо, дирекція звертається, рівень інфляції становить).

Теперішній час може вживатися у значенні майбутнього, коли треба підкреслити обов'язковість виконання дії (нарада розпочинається о 10-й годині, мітинг розпочинається завтра об 11.00).

8.        Треба уникати форм давноминулого часу:

 

9.        Дієслова доконаного виду утворюють просту форму майбутнього часу: профінансуємо, сплатимо, переглянемо. Дієслова недоконаного виду мають просту і складену форми майбутнього часу. Надавати перевагу слід складеним формам дієслів недоконаного виду в майбутньому часі:

 

10.     Не порушувати норми вживання форм залежного слова:

 

11. Форми нема – немає вживаються паралельно: у нас нема таких документів – у нас немає таких документів або ми не маємо таких документів.

12      Форми 2-ї особи однини, 1,2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте в наказовому способі. Обійтися без неї неможливо й за допомогою додаткових слів.

 

13. Дієслово давайте вживається лише у своєму прямому значенні, коли ця форма заохоти поєднується з іменником, що означає певні предмети: Давайте Ваші посвідчення; Розрахунки і креслення давайте мені.

Хоча й у цих випадках інтонаційно та за допомогою невербальних засобів (жесту) можна спонукати до дії: Ваші посвідчення, будь ласка; Прошу розрахунки і креслення.

14. Існує дві рівнозначні форми написання дієслів із числівниками: а) Шість бригад не виконало (не виконали) план. Але за непрямого порядку слів лише – Не виконало план шість бригад; б) Двоє студентів пішло до їдальні (сумісна дія – пішли разом); Двоє студентів пішли до їдальні (роз'єднана дія – кожен пішов окремо).

15. За наявності слів разом, спільно дієслово (присудок) ставиться в однині: Адміністрація заводу спільно із профкомом розглянула... Але ставиться у множині, коли однорідні підмети вжиті через кому або через сполучники -і-, -й-, -та-: Адміністрація заводу та профком розглянули...

16. Дієслово вибачаюсь (-ся) має у своєму складі колишній займенник ся, що був формою від себе – я, порівняйте: збираюся (я збираю себе), умиваюся (я вмиваю себе). Отже:

17. Слід уникати лінгвістично необгрунтованого вживання частки -ся-, -сь-: слід писатиРоботу аналізують за такими вимогам, а не Робота аналізується за такими вимогами.

18. Дія, названа присудком, і дія, названа дієприслівником, обов'язково мають виконуватися одним суб'єктом:

19. Дієслово бути в усіх особах однини і множини теперішнього часу має форму є: підприємство є юридичною особою, контракт є документом.

Накладна — в комерційній практиці супроводний документ, що надається продавцем покупцеві і вміщує перелік товарів, їх кількість і ціну, по якій вони будуть поставлені покупцеві, формальні особливості товару (колір, вага і т. д.), умови постачання і зведення про відправника і одержувача. Виписка накладної свідчить про те, що (крім випадків, коли постачання здійснюється по передоп У накладній повинні бути такі реквізити:

1) назва: угорі посередині великими літерами НАКЛАДНА № від... (дата);

2) підстава, на основі якої видано накладну;

3) кому видано (назва ус

танови або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи);

4) «ід кого (назва установи або штамп установи, адреса її, телефон, поточний рахунок);

5) позначення кожної графи: а) назва предметів; б) сорт; в) розмір; г) одиниця виміру; г) номенклатурний номер; д) кількість (за вимогою, видано); е) вартість; є) сума вартості;

6) підпис керівника установи й бухгалтера;

7) дата;

8) хто видав;

9) хто одержав; 10) печатка або штамп установи.латі), у покупця з'являється обов'язок оплати товару відповідно до вказаних умов.

Дискусія — форма колективного обговорення, мета якої — виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв'язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити .

Організація дискусії має три основні етапи: підготовчий, основний, заключний.

Підготовчий етап передбачає такі завдання:

— сформулювати тему дискусії;

— визначити основні питання, які обговорюватимуться;

— підготувати основну літературу з проблеми, яка виноситься на дискусію;

— визначити місце та час проведення дискусії.

На другому етапі — основному — обговорюються питання, які внесені до порядку денного. Якщо в процесі обговорення або ж осмислення деяких моментів дискусії виникає невелика пауза, то головуючому не рекомендується її переривати, даючи можливість учасникам дискусії трохи поміркувати, оскільки це може сприяти новому повороту дискусії.

Третій етап — заключний — це підбиття підсумків. Як правило, це робить ведучий — головуючий, проте можна доручити цю справу одному із спеціалістів — учасників дискусії.

За нормами етикету дискусія не повинна тривати більше, ніж З год, оскільки зловживання часом призводить до втоми учасників дискусії, до їхнього роздратування і неприйняття всього, що відбувається довкола. Дуже важливим у дискусії є дотримання часового регламенту: повідомлення — 15—20 хв, виступ — 3—5 хв.

Наше життя містить різні форми прояву суперечок та дискусій. Особливе значення мають професійні дискусії, результатом яких може стати успішна угода і прибуток, але лише за умови правильного ведення дискусії, яка полягає в урахуванні багатьох факторів (психології ведення дискусії, логічній та мовній культурі дискусії та ін.).

Основні правила ведення дискусії:

1. Відверто висловлювати думки.

2. Поважати точки зору всіх членів дискусії.

3. Слухати інших, не перебиваючи.

4. Не говорити занадто довго та занадто часто.

5. Водночас має говорити лише одна особа.

6. Дотримуватися позитивних ідей та стосунків.

7. Не критикувати себе та інших.

8. Незгоди й конфлікти відносно ідей не повинні бути направлені на конкретну особу.

Існує багато форм організації дискусії. Найпоширеніша — це дерево рішень. Цей метод полягає в тому, що у ході дискусії учасники заповнюють таблицю.

ПРОБЛЕМА (ПИТАННЯ)

Переваги	Недоліки
1	1
2	2

Головуючий ставить проблему на обговорення. Учасникам надається основна інформація, історичні факти, дати, події тощо. Вони мають для себе відзначити позитивні і негативні моменти у вирішенні цієї проблеми і самостійно прийняти рішення, про яке повідомлять в обговоренні.

Інша форма проведення дискусії— ток-шоу, під час якого є можливість висловити різні точки зору на задану завчасно тему (за умови доброї підготовки учасників). Ведучий ток-шоу повинен слідкувати, щоб учасники не відхилялися від заданої теми. Першими виступають основні учасники (по 20 хв), після чого інші беруть участь у дискусії. По закінченні дискусії ведучий підводить підсумки, дає короткий аналіз, інколи — поради на майбутнє.

Відома ще одна форма проведення дискусії — "мозковий штурм". Вона полягає в тому, що збирається велика кількість учасників дискусії, які вільно висловлюють свої думки з приводу розв'язання певної задачі. Ніхто при цьому не може обговорювати, критикувати чи підтримувати ідеї інших. У процесі такої дискусії можна вислухати велику кількість пропозицій з вирішення певної проблеми і в кінцевому варіанті вибрати найоптимальніше рішення.

Дискусію як форму колективного обговорення слід відрізняти від полеміки, яка виступає як конфронтація ідей, поглядів та думок і основна мета якої - - перемога над опонентом, та від диспуту, який використовується, як правило, для публічного захисту тієї чи іншої позиції.

Нині дуже популярною формою дискусії є дебати, в яких є можливість переконати інших у тому, що цей підхід до вирішення проблеми правильний. Ця форма найчастіше використовується ведучими сучасних політичних теле- та радіопрограм.

громадсько-політичні промови, (лекції на громадсько-політичні теми, виступи на мітингах, на виборах, звітні доповіді, політичні огляди);

Прийменник. Використання прийменників у ділових паперах

Прийменник – це службова частина мови, яка уточнює граматичне значення іменника і виражає зв'язки між словами в реченні.

Сфера вживання прийменників у діловій мові необмежена. Виражаючи смислові відношення між словами не самостійно, а спільно з відмінковими закінченнями іменника або займенника, прийменник утворює прйменниково-відмінкову конструкцію: занепокоєні з приводу дій, у відповідності до, у залежності від. Часто прийменниково-відмінкові форми синонімічні безприйменниково-відмінковим: занепокоєні діями, відповідно до, залежно від.

У діловому мовленні традиційно закріплені значення прийменників для передачі різних відношень:

1) просторових – в(у), на, з, від, над, перед, вздовж, при, до, край, біля, поза, крізь, навпроти: на підприємстві, при фірмі, до керівництва.

2) часових – за, з, у, до, о, об, через, над, під час, після: за звітний період (за весь час), у звітний період (протягом часу, за який звітують), о восьмій годині, під час перевірки, через тиждень, у зазначений термін;

3) причинових – від, через, з, за, у зв'язку, в силу, з нагоди, завдяки, всупереч, внаслідок: у силу обставин, з нагоди ювілею,через хворобу, за умови, у зв'язку з відсутністю, всупереч розпорядженню.

4) мети – для, на, про, заради, щодо, задля: на випадок, заради успіху, щодо покращення, для місцевих потреб, на місцеві потреби.

5) допустовості – при, всупереч, окрім, незважаючи на, відповідно до: всупереч правил, окрім роботи, незважаючи на попередження, при нагоді.

У більшості випадків вибір прийменника визначається традицією: у вихідні дні, на цьому тижні, звертаємося з пропозицією, надсилаємо на адресу.

Правила використання прийменників у діловому стилі

1. Правильно добирати прийменникові конструкції: враження про виставку – враження від виставки; застерігати про небезпеку – застерігати від небезпеки; вітер п'ять метрів на секунду – вітер п'ять метрів за секунду.

2. При виборі прийменникової чи безприйменникової конструкції, перевага надається безприйменниковій: зрікатися від ідеалів – зрікатися ідеалів, повідомляти по телефону – телефонувати, оплатити за проїзд – оплатити проїзд.

3. У прийменникових конструкціях іменник повинен ставитися в правильному відмінку:всупереч проблем – всупереч проблемам, завдяки опитування – завдяки опитуванню, наперекір рішень – наперекір рішенням.

4. Не слід нагромаджувати в одному контексті однакуові прийменники: На наступному тижні на честь свята на сценах театрів, на відкритих майданчиках, на Центральному стадіоні відбудуться найрізноманітніші концерти, на які ми запрошуємо всіх бажаючих.

5. Пропуск прийменника створює двозначність тексту: лист організації – від організації, до організації.

6. У діловому стилі української мови є ряд особливо часто повторюваних усталених словосполучень дієслівного типу, де заміна приймененників неможлива: витрати на, відрахування на, винагорода за, покладається на, у відповідь на, у відповідності з, відповідно до, у зв'язку з, згідно з, залежно від, виходячи з.

Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

 Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

Прийменник по в українській моаі поєднується лише:

1. У складних прислівниках з іншими частинами мови:

а) з іменниками: по можливості, по суті, по батькові;

б) з прикметниками: по-господарськи, по-дружньому, по-українськи;

в) із займенниками: по-нашому, по-своєму;

г) із числівниками : по троє, один по одному, по-друге.

2. З іменниками у місцевому відмінку і вживається:

а) зі значенням мети: послали по інструктора, пішли по воду;

б) зі значенням місця чи напрямку, де відбувається дія: пляма розповзлася по стелі, трансляція по телебаченню;

в) зі значенням певних стосунків, взаємин: товариш по парті, дядько по батькові;

г) зі значенням місця поширення дії: розпорядження по фабриці, чеканник по міді;

д) зі значенням розподільності: усі делегати отримали по подарунку, жінкам подарували по букету квітів.

3. З прикметниками: по чайній ложці, по зеленій поверхності .

4. Із займенниками: по їхньому будинку, по цьому місцю.

5. З числівниками: отримати по десять балів, по дві пропозиції.

В інших випадках слід використовувати прийменники:

-на: по предложению делегата – на пропозицію делегата, по Вашему желанию – на Ваше бажання, називать по имени – називати ни ім'я, по требованию – на вимогу;

-за: по собственному желанию – за власним бажанням , по нашим подсчетам – за нашими підрахунками, по семейним обстоятельствам – за сімейних обставин;

-з(-із, -зі): по происхождению – із походження, по вине – з вини, по собственной воле – із власної волі, комиссия по спорту – комісія зі спорту, по злобе – зі злості;

-до: пришлось по вкусу – припало до смаку, с 06.10.2003 по 01.01.2004 – з 06.10.2003 до 01.01.2004, получить по накладной – отримати відповідно до наклкдної;

-для: комиссия по расследованию – комісія для розслідування, производство по изготовлению – підприємство для виготовленя, секция по изучению – секція для вивчення;

-від: добрий по природе – добрий від природи, смотря по погоде – залежно від погоди, действовать по обстоятельствам – діяти залежно від обставин;

-під: задание не по силам – завдання не під силу;

-у (-в): по мере возможности – у міру можливості, ответчик по делу – відповідач у справі, инспектор по делам несовершеннолетних – інспектор у справах неповнолітніх;

-як: по обыкновению – як звичайно(як завжди, як правило); 

-через: по ошибке – через помилку, по болезни (отпуск) – через хворобу (відпустка), по техническим причинам – через технічні причини;

-щодо: расходи по – витрати щодо, предложения по улучшению – заходи щодо поліпшення, инструкция по использованию – інструкція щодо використання;

-після: по завершению – після завершення;

-безприйменникові конструкції: по душам – щиро, відверто; по безналичному расчету – безготівковим рахунком, по факсу – факсом, по достоинству – належно.

Порушення синтаксичної норми також виникає через невмотивоване вживання прийменника-при.

Цей прийменник уживається часто паралельно з іншими прийменниками біля, коло, край, поруч. Наприклад, для позначення близькості до конкретного місця: при виході – коло виходу – біля виходу, край дороги, поруч мене.

А на позначення епохи, періоду, часу, протягом якого відбувається дія, – прийменникамиза, під час: за царювання Романових – під час царювання Романових.

Лише з прийменником при можливі конструкції:

а) на передавання значення приналежності, певних стосунків до кого-,чого-небудь: При університеті працює дослідна станція; Служу при штабі дивізії;

б) на зазначення чого-небудь у будь-кого, будь-чого або присутність когось будь-де: Був при повній свідомості; Сьогодні я при зброї; Не можна лаятися при дітях;

в) на вказування певних обставин або супутніх умов, за яких щось відбувається:Роздивився при світлі сірника; При нульовій температурі випав сніг; Проголосували при овному мовчанні; Зателефоную при першій нагоді; Зроблю при бажанні.

Значно ширший обсяг значень прийменника -при в російській мові спричиняє автоматичне помилкове перенесення його до подібних українських конструкцій. Цього не слід робити, оскільки в українській мові є різноманітні можливості, не змінюючи значення, передати зміст за допомогою інших прийменників, сполучень дієприслівникового звороту чи шляхом розгорнутих конструкцій, наприклад: при реке раскинулся город – коло річки розляглося місто; битва при Желтих Водах – битва біля Жовтих Вод; он бил все время при мне – він був увесь час поруч; при сем прилагается – до цього додається; при громких аплодисментах – під гучні оплески; при исполнении служебних обязанностей – під час виконання службових обов'язків; при первом появлении – як тільки з'явиться; при участии – за участі;при всех наших усилиях это сделать невозможно – попри всі наші зусилля це зробити неможливо; при анализе собитий – аналізуючи події; при обработке данних – коли опрацьовуються дані; при опасности – у разі небезпеки; при наличии – за наявності; безопасность гарантирована при соблюдении этих правил – безпеку гарантовано за умов дотримання цих правил.

Реквізити - сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів (реквізитів) документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Реквізити бувають:

• постійні;

• змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. Кількість елементів документу, тобто реквізитів, може бути різною і визначається видом і змістом документу. При оформлені конкретного документу, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Ділові документи українською мовою відзначаються складністю правопису окремих слів, словосполучень і цілих речень. Щоб уникнути непорозумінь і впевнено складати ділові папери й користуватися ними, варто пригадати деякі загальні поради, зокрема щодо правопису географічних назв, прізвищ, імен та по батькові.

Так, географічні назви, що складаються з двох чи трьох слів, пишуться з великої літери, а їх родові позначення — з малої, наприклад: Азовське море, Весела слобода, Велике Ведмеже озеро, Бристольська затока.

Проте, коли в таких географічних назвах означувані слова не сприймаються як родові позначення, вони теж пишуться з великої літери: Ярославів Вал, Красні Ворота, Гола Пристань, Біла Церква.

Назви, запозичені з російської мови, не викликають особливих труднощів і передаються за фонетичним принципом: Бурятія, Нижній Тагіл, Бородіно, Бєлгород.

Якщо ж у російських географічних назвах є суфікси: -ск, -цк, -ич та інші, то при перекладі на українську мову ці

суфікси замінюються українськими відповідниками -ськ, -цьк, -ич та ін. Наприклад: Нижньоамурськ, Донецьк, Углич.

Іноді доводиться перекладати на українську мову російські прикметники, що входять до назви. Наприклад: Біле море (Белое море), Північний Льодовитий океан (Северный Ледовитый океан).

Важливо запам'ятати, що назви залізничних станцій в українській мові не відмінюються, назви міст, сіл, рік, озер відмінюються. Наприклад: Поїзд зупинився на станції Біличі; У Біличах працювало понад три тисячі студентів; На станції Шевченкове поїзд стоятиме 15 хвилин; Біля села Шевченкового зупинилася колона машин.

Не відмінюються географічні назви, що складаються із двох слів. Наприклад: Вантаж направлений у місто Біла Церква; За станцією Кам'янець-Подільський розташувати стоянку автомашин.

Якщо перед назвами островів, річок, озер, гір є означуване слово, то сама назва не змінюється. Наприклад: Вздовж річки Сула розташувати табір.

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

• Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

• Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

• Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми /зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін./. У доказі викладається суть питання /докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали/. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

Спеціальні слова або словосполучення, що дають точне визначення чи пояснення предметам, явищам, діям з якої-небудь галузі знання — науки, культури, техніки, політики, економіки, називаються термінами. Терміни мають точне, конкретне значення й тому позбавлені образності, емоційно-експресивного забарвлення.

Діловому стилю притаманна термінологія, яка утворюється із активної лексики (діловодство, справочинство); запозичується із інших мов (бланк, бюджет); утворюється за допомогою власних слів та іншомовних або із запозичених складників (фотокамера, фототелеграф, фототелетайп) тощо.

Значення термінів зафіксовані у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Ось чому вони (терміни) і повинні вживатися лише в зафіксованому значенні.

Кожна вузька галузь науки має свої терміни: медичні вживаються у медицині, технологічні — в техніці і т. д. Проте деякі терміни мають кілька значень, зокрема в діловодстві. Наприклад: справа — означає один документ і сукупність документів, інше значення має словосполучення юридична справа. Правильне значення того чи іншого терміна допомагає з'ясувати контекст. При утворенні похідних форм терміна необхідно користуватися лише тими формами, які подаються в словнику чи довіднику, бо вільне словотворення може стати причиною неправильного використання та сприймання.

Слід уникати використання застарілих, нестандартних термінів, що перейшли до повсякденного вжитку і втратили своє термінологічне значення, наприклад: фронт, фактор. Це ускладнює розуміння змісту документа.

Отже, терміни кожної сфери науки потребують особливої уваги, постійної роботи зі словниками й довідниками.

Кожна галузь науки, техніки, виробництва, мистеїггва має свою термінологію.

Можна виділити такі основні групи термінологічної лексики:

математичну (множення, кут, дільник, квадрат);

фізичну (молекула, електрон, калорія, енергія, вольт);

електротехнічну (контакт, струм, заземлення, ізоляція);

радіотехнічну (антена, радіоцентр, радіоприймач);

літературознавчу (драма, поема, анапест, сюжет, персонаж);

лінгвістичну (фонема, фонологія, афікс, іменник, сполучник, синтаксис, лексикологія, пароніми, діалект, метатеза, гіпотаксис, парадигма);

філософську (метафізика, базис, діалектика);

фінансову (банк, кредит, дебет, баланс, фінансувати);

хімічну (азот, водень, кисень, іонізація, хімічна реакція, оксиди);

Структура текста ділового листа

Другим відмітним моментом в написанні ділового листа є його характерна структура. Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення в нього необхідної кількості інформації. Лист буває одноаспектним і багатоаспектним. Один аспект листа зазвичай складає зміст всього листа, і найчастіше це листи, які не вимагають відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з наступних аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Лист складається зазвичай по схемі:

• Вступ. Вступна частина містить: посилання на документ, його окремі пункти, складання листа, що послужили підставою; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок.

• Основна частина. В основній частині висловлюється опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз і докази, що приводяться. Саме у цій частині необхідно переконати, довести, що в нараді (конференції, круглому столі), що проводиться, необхідно брати участь, що вироблювана продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д.

• Висновок. Висновок листа є висновками у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити тільки одну завершальну частину. Основні питання листа треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальній для сприйняття.

Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати.

    

Звернення    

Діловий лист практично завжди починається із звернення. Ця невелика за об'ємом частина тексту виключно значуща для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увага адресата, але і задає листуванню потрібну тональність, сприяє налагодженню і підтримці ділових відносин. Важливість звернення визначається автором листа, звернення дозволяє забезпечити собі слухача. Особливої уваги заслуговує розділовий знак, наступний за зверненням. Кома після звернення додає листу буденний характер, знак вигукування підкреслює значущість і офіційний стиль. Виклад кожного аспекту змісту слід починати з нового абзацу. Розбиваючи текст офіційного листа на абзаци, ми полегшуємо його сприйняття адресатом. Вважається, що середня довжина абзацу повинна складати 4-5 пропозицій. Проте в текстах офіційних листів часто зустрічаються абзаци, які складаються з однієї пропозиції. Але яка б не була довжина абзацу, завжди слід пам'ятати, що він є внутрішньо замкнутою смисловою одиницею. Для ділового листа краще використовувати бланк з емблемою фірми і її назвою, а також фірмові конверти, на яких повторюються ті ж, що і на бланку, реквізити. Сам лист починається з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаної на конверті. З правого боку пишуть дату відправлення листа - день, місяць і рік повністю. Ще нижче - звернення, з лівого боку. Починається воно з тієї ж ввічливої форми, яка використовувалася перед прізвищем вашого адресата на конверті.

 

Після закінчення листа ставлять підпис і прізвище, нижче вказують посаду і назву фірми. Прізвище можна вказувати без ініціалів. Після підпису і прізвища обов'язково вкажіть свою посаду і назву вашої фірми. Завершити лист потрібно також ввічливим формулюванням. Постскриптум (P.S.) виносять вниз, після підпису. Нижче постскриптуму ставлять свій підпис або ініціали. Загальне правило для будь-якої кореспонденції - з лівого краю паперу донизу залишають вільне поле однакової ширини. Адреса того, кому відправляється лист, вказується на конверті, адреса відправника повинна бути вказана двічі: на конверті і в тексті листа (в кінці, нижче за підпис, або в правому верхньому кутку першої сторінки).