3. Зміст ділового листування

Третім обов'язковим відмітним моментом в написанні ділового листа є його зміст. За змістом і призначенням листи можуть бути:

• Інструктивними

• Супровідними

• Гарантійними

• Інформаційними

• Подячними

• Вітальними

• Рекламними

Є також листи-прохання, листи-запити, листи-сповіщення, листи-відповіді, листи-запрошення і ін. Кожен різновид листів має свої особливості в складанні і оформленні.

 

Листи-запрошення

 

Листи-запрошення з пропозицією взяти участь в семінарах, нарадах і інших заходах зазвичай адресуються керівникові організації, конкретному посадовцю, але можуть бути адресовані і всьому колективу. У листах вказуються умови участі, місце і час проведення заходів, а при необхідності і форма одягу. У листі зазвичай оформляється реквізит «додаток», в якому повідомляється програма заходу.

 

 

Гарантійні листи

 

Гарантійні листи складаються з метою підтвердження певних обіцянок або умов і адресуються організації або окремій особі. Гарантуватися можуть плата за виконану роботу, якість, терміни постачання продукції, оплата товару, оренда і т.д. В таких листах використовуються стандартні вирази: «фірма гарантує (гарантуємо, просимо) вислати на нашу адресу післяплатою (вид гарантії), оплату гарантуємо, терміни постачання гарантуємо, якість виробів гарантуємо...». У листі зазвичай вказуються платіжні реквізити організації, яка дає гарантії оплати. Бажано текст листа погоджувати з юридичною службою. Окрім підпису керівника організації може бути оформлений підпис головного бухгалтера. Підпис завіряється печаткою.

 

Листи-прохання

Існує величезна кількість ситуацій, які дають привід для викладу прохань від імені підприємств, організацій, установ. Текст даного листа зазвичай будується за наступною формою: в основній частині змісту виклад причини, яка спонукала поводитися з проханням; виклад самого прохання; у завершальній частині висловлюється надія на очікуваний результат. Прохання зазвичай висловлюється  словами «прошу, просимо»:

• «Просимо сприяти...»

• «Просимо вислати на нашу адресу...»

• «Просимо взяти участь.

• «Прошу довести до відома...»

• «Прошу ліквідовувати заборгованість...»

• «Прошу прийняти заходи...»

Головна мета даного листа - переконати, довести в необхідності виконань прохання, тому в тексті листа приводяться переконливі докази, додаються розрахунки, кошториси і інші підтверджуючі підстави, які оформляються реквізитом «додаток».

 

Листи-відповіді

Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі висловлюються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо це лист-відмова) і констатується сама відмова. Характер інформації ділового листа зазвичай припускає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, тобто в діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові у відповідь кореспонденції. Це означає:

• Наявність в листі-відповіді посилання на первинний лист і його тему.

• Використання однакових мовних засобів виразу (перш за все термінології) в обох листах.

• Порівнянність об'ємів інформації і аспектів вмісту в обох листах.

• Дотримання певної послідовності у викладі аспектів змісту.

Тексти у відповідь листів повинні відповідати завданням, зафіксованим в резолюціях керівників.

Перше і основне правило - не затягуйте з відповіддю, не примушуйте вашого кореспондента чекати. Якщо обставини складаються так, що ви не можете дати відповідь у встановлений термін, повідомте про це адресата, а також про ті терміни, в які ви можете дати відповідь остаточно. Неодмінно вибачтеся за затримку, вказавши при цьому її об'єктивну причину. У листі-відповіді вказується номер і дата документа, на який дається відповідь. Ці дані проставляються не в тексті листа, а у встановленому місці бланка або перед заголовком документа, оформленого не на бланку.

 

Листи-подяки

Останнім часом в діловому листуванні стали широко застосовуватися листи-подяки. Листи подяки - це правила хорошого тону взаємин між партнерами. У партнерських взаєминах потрібно вміти не тільки просити, але і подякувати за надані послуги, за сумісне проведення яких-небудь заходів, за направлені привітання, за організацію прийому і т.д.

 

Супровідні листи

Супровідні листи складаються для повідомлення адресата про напрям яких-небудь документів. Текст листа складається з двох частин: повідомлення про висланий матеріал і уточнюючі відомості (додатки). Зазвичай текст супровідного листа дуже короткий, уміщається на форматі А5 і не має самостійного заголовка. Різновидом супровідного листа виступає договірний лист. У цьому листі йде мова про конкретний вид документа - договір. Структура тексту цього листа така ж, як супровідного листа.

 

Листи-пропозиції

Останнім часом широкого поширення набули листи з пропозиціями про співпрацю. Логічна схема тексту даного листа така ж, як і в листі-проханні. У листі доречна формула ввічливості. До тексту листа можуть бути прикладені доказові переконливі матеріали у вигляді угод, проспектів і т.д. Форма викладу тексту приблизно наступна: - «Ми раді запропонувати (рекомендувати) Вам...» - «Пропонуємо Вам...» До листів-пропозицій можна віднести наступні види листів:

• Листи-пропозиції про співпрацю.

• Листи-сповіщення.

• Рекламні листи (інформаційні листи).

Етикет, дотримуваний в листах Етикет в листах по суті це все ті ж формальності, що перетворилися на правила, традиції і звичаї. При листуванні слід пам'ятати, що:

• Етикет не вимагає краси почерку, але писати нерозбірливо також негарно, як і бурмотіти собі під ніс, розмовляючи з іншими.

• Листи пишуться тільки з одного боку листа, зворотна сторона повинна завжди залишатися чистою.

• Не варто починати лист із займенника «Я».

• Дуже не красивим і не ввічливим вважається ставити одну букву з крапкою замість підпису. Якого б роду лист не був: діловий або дружній.

• Ніколи не слід писати багатослівно до осіб, які стоять вище або нижче за вас по положенню, в першому випадку, при багатослівності можна показати свою неповагу, та і швидше за все, довгий лист просто не читатимуть, а в другому випадку довгий лист можна прийняти за фамільярність.

• Звернення «пан», «пані» підходять для всіх випадків, тоді як інші звернення можуть виявитися неприйнятними.

• Писати від руки можна тільки кореспонденції особистого характеру. Якщо лист не віддрукований, а написаний від руки, він повинен бути акуратним, без виправлень.

• Загальне правило для будь-якої кореспонденції - лист повинен вільно поміщатися в конверт.

• Вітання людині, як і вираз співчуття, листи-подяки краще писати від руки. На привітання відповідають коротко.

• Вітання з Новим роком посилаються наперед для того, що б вони були отримані напередодні Нового року або в день Нового року. Цей термін повинен дотримуватися у відносинах з родичами, щодо ж друзів або близьких знайомих термін вітань може бути розтягнутий і на перший тиждень після Нового року, всіх інших можна вітати протягом всього січня.

• Поштові листівки не використовують в діловому листуванні.

• Можна послати телеграму.

• Будь-який лист, довірений вам, вимагає негайної відповіді. Якщо ви не можете виконати прохання, викладене в листі, то повідомите про це відразу ж.

• Ділові листи не прийнято відправляти на половинках листа. Не економте папір і використовуйте цілий лист, навіть якщо ваше повідомлення складається з єдиної фрази.

Пароніми - слова, досить близькі за звуковим складом і звучанням, але різні за значенням. Часто вони мають один корінь, а відрізняються лише суфіксом, префіксом, закінченням, наявністю чи відсутністю частки -ся. Порівняймо значення паронімів: Адрес. Адреса. Адрес - письмове привітання на честь ювілею тощо. Адреса - напис на конверті, бандеролі, поштовому переказі, місце проживання чи перебування особи або місце знаходження установи. Виборний. Виборчий. Виборний вживається, коли йдеться про виборну посаду Виборчий - пов'язаний з виборами, з місцем, де відбуваються вибори, з правовими нормами виборів. Н.: виборча кампанія, виборче право. Виключно. 

Дипломат. Дипломант. Дипломник. Дипломат - посадова особа, яка займається дипломатичною діяльністю. Дипломант - особа, відзначена почесним дипломом за видатні успіхи в якій-небудь галузі. Дипломник - автор дипломної роботи, підготовленої в училищі, технікумі чи вузі. СИНОНІМИ В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ Синоніми - це слова відмінні одне від одного своїм звуковим складом, але близькі або тотожні за значенням. Наприклад: сміливий, відважний, хоробрий, безстрашний, героїчний. Синоніми поділяються на три основні групи: 1) лексичні синоніми, що відрізняються смислових відтінками (відомий - видатний - славетний - знаменитий); 2) стилістичні синоніми - це слова, що відрізняються стилістичним і емоційними забарвленням (говорити -мовити- пророчити -верзти);

3) абсолютні синоніми - зовсім не відрізняються значенням і в усякому контексті можуть вживатися без будь-якої відмінності (мовознавство - лінгвістика; століття - сторіччя) Запам'ятайте значення слів-синонімів, що часто вживаються в діловому мовленні: Замісник. Заступник. Замісник - посадова особа, яка тимчасово виконує чиїсь обов'язки, тобто заміщає відсутнього керівника. Заступник - це офіційна назва посади. Квиток. Білет. Квиток - вживається у словосполученнях: театральний квиток, залізничний квиток, студентський квиток тощо. Білет - кредитний, банківський, екзаменаційний. Омоніми -слова, які однакові за звучанням, написанням, але мають різне значення.(коса, ключ)  Антоніми  - слова з протилежним значенням ( чорний - білий)

Рід іменників

Рід має реальне значення тільки відносно назв осіб (робітник — робітниця) та якоюсь мірою — відносно назв тварин (баран — вівця). Що ж до назв неістот, то рід має лише грама­тичне значення.

Іменники бувають чоловічого, жіночого або середнього роду. Рід іменника визначаємо, співвідносячи його із займенниками він, вона, воно або поєднуючи із цей, ця, це: цей степ (він), цей біль (він), цей собака (він), ця путь (вона), ця адреса (вона), це листя (воно).

Слід пам'ятати, що в українській мові до чоловічого роду належать, крім названих вище, такі іменники: цей насип, цей підпис, цей літопис, цей ступінь, цей пил, цей ярмарок, цей про­даж, цей кір, цей Сибір.

Деякі іменники можуть мати залежно від контексту різний рід — чоловічий або жіночий: цей сирота і ця сирота, цей п'яниця і ця п 'яниця, цей листоноша і ця листоноша, цей каліка і ця каліка; чоловічий або середній: цей ледащо і це ледащо, цей базікало і це базікало; жіночий або середній: ця головище і це головище, ця хмарище і це хмарище. їх прийнято називати імен­никами подвійного роду (вживана іноді назва «іменники спільного роду» не відповідає позначуваному явищу).

У деяких випадках є вагання між родами: цей зал і ця зала, Цей птах і ця птаха, цей дрож: і ця дрож:, цей харч і ця харч, це свердло і цей свердел. Наприклад: Ясна зала вся світлом палає (Леся Українка). Пізній вечір. Зал майже порожній (І. Кочерга). Залежно від конкретного змісту значення чоловічого або жіночого роду мають прізвища: Петренко, Шевчук, Хмара.

Рід незмінюваних іменників встановлюється так:

а) назви осіб мають рід відповідно до статі: цей аташе, цей кюре, ця леді, ця фрау;

б) назви тварин мають звичайно чоловічий рід: цей шим­панзе, цей поні, цей какаду, цей колібрі, цей кенгуру (але якщо треба вказати на самку, назві надається значення жіночого роду: ця кенгуру, ця шимпанзе);

в) назви неістот мають середній рід: це кашне, це комюніке, це меню, це журі, це алібі;

г) власні назви мають рід відповідно до роду загальної назви: цей Кракатау (вулкан), цей Хокайдо (острів), ця Міссісіпі (річка), ця Монако (країна), це Гельсінкі Онтаріо (озеро); порівняйте ще каламутна Міс­сурі (річка), рівнинне Міссурі (плато), густонаселений Міссурі (штат у США);

г) незмінювані складноскорочені слова мають рід відпо­відно до роду іменника, який входить до абревіатури в називному відмінку: цей райвно (відділ), цей НБУ (банк), ця СБУ (служба), ця СОУ (спілка), це МЗС (міністер­ство), це МП (підприємство).

Іменники, що вживаються тільки в множині, за родами не розрізняються: ці двері, ці сани, ці канікули, ці Карпати, ці Черкаси.

Числівник - це частина мови, яка означає абстрактно-математичну кількість або точно визначену кількість предметів при лічбі (25 кілограмів, шестеро студентів, три заяви, сім представників). В усіх стилях сучасної української літературної мови числівники вживаються по-різному. На письмі кількісні числівники, як правило, записуються цифрами. У ділових паперах доводиться мати справу зі значною кількістю числових назв. Вони вимагають спеціального оформлення.  При складанні документів слід враховувати такі правила запису цифрової інформації:  1. Прості кількісні числівники, які називають однозначне число (без вказівки на одиниці виміру), записується словом, а не цифрою: (сім'я у складі трьох осіб, студентів повинно бути не більше чотирьох, між  трьома фірмами укладено договір).  2. Простий числівник на позначення часових меж записується словом (за два місяці до закінчення терміну дії контракту, випробування повинні тривати два-чотири місяці).  3. Якщо простий числівник супроводжується найменуванням одиниць виміру, він записується цифрою (продано 10 центнерів цукру, відведена ділянка розміром 40 га).  4. Складні й складені числівники записуються цифрами, крім таких випадків, коли ними починається речення (На заняттях були присутні 25 студентів і Двадцять п'ять студентів були присутні на заняттях. Надіслано 128 підручників і Сто двадцять вісім підручників було надіслано).  5. Цілі числа, які виражаються кількома знаками, і оформлюються за допомогою пропусків. Місце пропусків залежить від системи обчислення (при десятковій - кожен четвертий знак: 50 000 т (50 тис. т), 976 000 - 976 тис.).  6. Порядковий числівник, що передається арабськими цифрами, вводиться в текст з відмінковими закінченнями (по 3-му класу точності, телевізори 5-го покоління). 7. При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставиться лише один раз (вироби 3, 4 і 5-го сортів, працівники І, 2, 3-го цехів). 8. Деякі порядкові числівники для розрізнення серед інших позначень пишуться в документах римськими цифрами, але вже без відмінкових закінчень. Так, наприклад, подекуди записують порядкові номери місяців, кварталів та ін.( V місяць, III квартал). 9. Складні слова, перша частина яких - цифрове позначення, можуть писатися в документації комбіновано: 40-процентний - 40%, 100-кілометровий - 100 км, 5-міліметровий - 5мм). 10. Грошова сума записується спочатку цифрами, а в дужках - словами, наприклад: в розмірі 35 500 (тридцять п'ять тисяч п'ятсот) грн. 11. Навчальні й фінансові роки мають такий зразок запису: у 1998/99 навчальному році.12. Запис дати в документах має такий зразок: 01.09.2000, 1 вересня 2000 року, перше вересня двохтисячного року). 13. У діловому стилі приблизна кількість відтворюється дуже обмеженою кількістю зворотів: понад, до, над, більше, менше (до вересня 2001 р.). 14. Широко вживаються дробові числівники, але в усному мовленні вони мають таку відтворюваність: а) якщо ціла величина або чисельник позначається числами два, три, чотири, то ціла величина і знаменник матимуть закінчення -і: 2 3/7-дві цілі три сьомі; 4 2/5 - чотири цілі дві п 'яті, 3 4/9 - три цілі чотири дев 'яті; б) якщо ціла величина або чисельник позначаються іншими числами, то ціла величина і знаменник матимуть закінчення - их: 15 6/7 - п 'ятнадцять цілих шість сьомих, 98 7/9 - дев 'яносто вісім цілих сім дев 'ятих.  15. Збірні числівники поєднуються: а) з іменниками чоловічого роду: четверо студентів, п 'ятеро громадян; б) з особовими займенниками ми, ви, вони: їх було восьмеро, нас було двоє. в) з множинними іменниками: двоє дверей, троє окулярів. Не сполучаються із збірними числівниками іменники на позначення високих та офіційних посад: сполучення на зразок п'ятеро президентів, троє професорів вважаються усно-розмовними.

Професіоналізми — слова й живомовні звороти, властиві мові людей певного фаху. Оскільки професіоналізми вживають на позначення спеціальних понять лише в царині того чи іншого фаху, ремесла, промислу, вони не завжди відповідають нормам літературної мови. Професіоналізми виступають як неофіційні (отже, експресивно забарвлені)синоніми до термінів. Вони ніби деталізують загальновідомі назви. З-поміж професіоналізмів можна вирізнити науково-технічні, професійно-виробничі, просторічно-жаргонні. Вони доволі різноманітні щодо семантичних характеристик.