1. Облік особового складу та відпрацьованого часу

Працівники можуть бути зараховані на роботу на підставі трудового договору або цивільно-правових договорів про працю.

За ст. 21 Кодексу законів про працю (КЗпП) трудовий договір — це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з дотриманням внутрішнього трудового розпоряд­ку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов 'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпе­чувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін.

Після укладання трудового договору працівник зараховується до штату підпри­ємства і повинен виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку Працівник має право укладати трудовий договір одночасно на двох чи кількох підприємствах, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором та угодою сторін.

До умов трудового договору відносять:

• умови прийняття працівника на роботу;

• місце роботи;

• встановлення трудової функції працівника (відповідно до Класифікатора професій, затвердженого наказом Держкомстату України від 27.07.1995);

• розмір заробітної плати (регулюється Законом України «Про оплату праці», КЗпП, іншими нормативними актами, а також актами соціального партнерства — Генеральною угодою, галузевими, регіональними угодами, колективними і трудо­вими договорами);

• термін дії трудового договору (за ст. 24 КЗпП трудовий договір може бути безстроковим, укладеним на визначений строк за погодженням сторін або для ви­конання певної роботи);

• час початку роботи;

• інші умови (дотримання комерційної таємниці, пакту про неконкурснцію з колишнім працедавцем), що не суперечать чинному законодавству.

Трудовий договір укладається в усній чи письмовій формі. Випадки, за яких укла­дення трудового договору в письмовій формі є обов'язковим, визначено ст. 24 КЗпП.

При укладанні трудового договору сторонами може бути обумовлене випробу­вання для перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Термін такого випробування не може перевищувати 3 місяці, а у випадках, передбачених законодавством за узгодженням із профкомом, — до 6 місяців.

Для окремих категорій працівників зміст їх трудової діяльності має особливий характер. Це — державні службовці, військовослужбовці, судді, прокурори та інші.

При виконанні цивільних договорів про працю її процес не регулюється правом і здійснюється особою самостійно на свій розсуд.

Облік особового складу працівників ведеться відділом кадрів підприємства на підставі таких первинних документів, затверджених наказом Міністерства статис­тики України від 22.05.1996 № 144:

• П-1 Наказ (розпорядження) про приймання на роботу;

• П-2 Особова картка;

• П-3 Алфавітна картка;

• П-4 Особова картка фахівця з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи;

• П-5 Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу;

• П-6 Наказ (розпорядження) про надання відпустки;

• П-7 Список №________про надання відпустки;

• П-8 Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту);

• П-12 Табель обліку робочого часу і розрахунку заробітної плати;

• П-13, П-14 Табель обліку використання робочого часу;

• П-15 Список осіб, які працювали в понаднормовий час;

• П-16 Листок обліку простоїв.

З урахуванням чинного законодавства підприємства також ведуть:

• Книгу обліку бланків трудових книжок (форма П-9);

• Книгу обліку руху трудових книжок (форма П-10);

Підприємство може вести Книгу протоколів зборів трудового колективу.

На кожного зарахованого за наказом керівника підприємства працівника відкри­вається особова картка обліку, в якій зазначають дані про нього: вік, освіта, наяв­ність дітей, посада, оклад, розряд та ін.

Щомісяця відділом кадрів, керівництвом виробничих підрозділів чи спеціально уповноваженими особами — табельниками на всіх працівників заповнюється та­бель обліку робочого часу (в одному примірнику), в якому вказується кількість від­працьованих ними щодня годин. За відсутності працівника на роботі в табель запи­суються причини спеціальними символами (наприклад, В — відрядження, Л — через втрату працездатності та ін.). У кінці місяця табель передається в бухгалтерію для нарахування заробітної плати та виплат за невідпрацьований час. При запов­ненні табеля слід ураховувати, що ст. 50 КЗпП передбачено, що максимальна три­валість робочого тижня для більшості категорій працівників — не більше ніж 40 годин у тиждень. Для окремих категорій працівників — неповнолітніх, лікарів, вчителів та ін. — передбачена скорочена тривалість робочого тижня. Окрім того, перед святковими та неробочими днями тривалість робочого дня скорочується на 1 годину (ст. 53 КЗпП).

Ст. 73 КЗпП визначено, що святковими днями слід вважати: 1 січня, 8 березня, 1—2 травня, 9 травня, 28 червня, 24 серпня, 7 січня, 1 день на Трійцю — всього 10 днів. Якщо ці дні припадають на вихідні, то вихідний переноситься на наступний після святкового день (ст. 67 КЗпП).

На прийнятих на роботу працівників заповнюється особова картка, в якій вка­зуються основні відомості про працівника: посада, стаж роботи, оклад, тарифний розряд, кількість і вік дітей та ін. Для спеціалістів заповнюється особовий листок з обліку кадрів.

На підставі цих документів бухгалтерія відкриває особовий рахунок, в якому за­значаються оклад, пільги з оподаткування та щомісячно нарахований заробіток.

Кожному прийнятому працівникові присвоюється табельний номер, який збері­гається за ним до завершення роботи на даному підприємстві і не присвоюється іншим працівникам.