Облік розрахунків з підзвітними особами

Для обліку розрахунків з підзвітними особами використовують субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами», призначений для відображення операцій, пов’язаних із наданням готівки фізичним особам даного підприємства для виконання завдань під час відрядження, а також із видачею грошей на господарські потреби або закупівлю дрібним оптом матеріальних цінностей (канцелярських, поштових та ін.).

Особи, які одержали готівку під звіт (у т.ч. на відрядження у межах України), зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені суми. Готівка, що ви­дана під звіт, але з якихось причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після видачі її під звіт (за відрядженням — не пізніше 3 робочих днів після повер­нення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини — не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт). Якщо з каси підприємства його працівнику одно­часно видано готівку на відрядження та кошти під звіт для вирішен­ня у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у то­му числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини чи вторсировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернен­ня з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одно­часно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансований звіт про витраченні кошти безпосередньо на відрядження.

Нормативним документом, який врегульовує питання поряд­ку відрядження працівників підприємств усіх форм власності с "Інструкція про службові відрядження в межах України та за кор­дон", затверджена наказом Міністерства фінансів України №59 від 13.03.1998 року.

Даною інструкцією визначено, що службовим відряджен­ням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації (далі — підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового дору­чення поза місцем його постійної роботи.

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального до­кументального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчу­вання та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), нор­ми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

Добові витрати в межах України відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відря­дження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної ро­боти відрядженого працівника: При відправленні транспортного засо­бу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця

постійної роботи.

Підзвітні особи – це працівники підприємства, яким видані грошові кошти під звіт. Список осіб, які мають право отримувати в касі готівку під звіт, затверджується керівником підприємства. Під звіт видається готівка на операційні, господарські та витрати, пов’язані з відрядженням, на визначений термін і мету.

Видача грошових коштів оформляється видатковим касовим ордером на підставі наказу керівника, акта, заяви, при умові, що за працівником немає заборгованості по раніше одержаних авансах. Підзвітна особа зобов’язана надати звіт про витрачання цих коштів за призначенням і пред’явити підтверджувальні документи. Після повернення з відрядження підзвітна особа має подати до каси підприємства Посвідчення про відрядження та Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.

Службовцям відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Скерування керівника у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) керівника по підприємству з випискою посвідчення про відрядження, яке має бути оформлене належним чином.

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України – 30 календарних днів, за кордон – 60 календарних днів. Фактичний час перебування у відрядженні визначається відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи.

Після документального оформлення відрядження відрядженому працівникові перед від’їздом необхідно видати грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житла і добові.

Відрядженому працівникові виплачуються добові у межах норм, встановлених постановою КМУ від 23.04.99 р. № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон”. Встановлено такі граничні норми добових витрат для відряджень у межах України для державних підприємств:

а) у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України – 30 гривень, для відряджень за кордон – 280 гривень;

б) у разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на:

• одноразове харчування, для відряджень у межах України – 24 грн., для відряджень за кордон – 224 грн.

• дворазове харчування, для відряджень в Україні – 18 грн., для відряджень за кордон – 154 грн.

• триразове харчування, для відряджень в Україні – 12 грн., для відряджень за кордон – 98 грн.

Якщо наказом керівника передбачено повернення працівника у вихідних день, то працівнику може надаватися інший день відпочинку.

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту автотранспорту або з інших причин незалежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. По дебету даного субрахунку відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт у кореспонденції з рахунками обліку коштів: 30, 31, 33. По кредиту субрахунку відображаються:

• витрачені підзвітними особами суми коштів у межах встановлених норм – у кореспонденції з рахунками обліку витрат

• витрати на відрядження, пов’язані з придбанням або заготівлею запасів у межах встановлених норм – у кореспонденції з рахунками обліку запасів: 20, 23, 21, 22, 28.

• повернені працівниками залишки невикористаних грошових коштів, виданих на відрядження, - в кореспонденції з рахунком 30.

• списані витрати на відрядження понад встановлені норми – у кореспонденції з рахунками обліку витрат 92, 93, 94, з наступним списанням на фінансовий результат

При використанні журнально-ордерної форми обліку для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений Журнал-ордер № 3, в якому поєднується синтетичний і аналітичний облік по субрахунку 372.

Сальдо на субрахунку 372 може бути як дебетовим так і кредитовим. Дебетове сальдо вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не подано звіти, тобто заборгованість підзвітних осіб перед підприємством. Кредитове сальдо відображає величину перевитрат по авансовому звіту, тобто заборгованість підприємства підзвітній особі.

Видача з каси коштів під звіт і відшкодування перевитрат підзвітної особи оформляється записом:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 30 «Каса».

Придбання через підзвітних осіб матеріальних цінностей:

— Дт 201 «Сировина і матеріали»;

— Дт 203 «Паливо»;

— Дт 207 «Запасні частини»;

— Дт 22 «Малоцінні та швидкозношувані матеріали»;

— Дт 28 «Товари»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Суми, використані на відрядження, списуються на ті рахунки, з якими було пов’язано відрядження:

— Дт 92 «Адміністративні витрати»;

— Дт 93 «Витрати на збут»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Видача під звіт експедитору чекових книжок:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 331 «Грошові документи в національній валюті».

Перераховано гроші підзвітній особі в іншу місцевість:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 31 «Рахунки в банках».

Внесення в касу невикористаного залишку підзвітних грошей:

— Дт 30 «Каса»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Утримання підзвітних сум із заробітної плати працівника:

— Дт 66 «Розрахунки з оплати праці»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Суми, виплачені понад установлені норми граничних добових й оплата проїзду без подання документів з дозволу керівника:

— Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Придбання через підзвітних осіб необоротних і нематеріальних активів, які не вимагають монтажу:

— Дт 10 «Основні засоби»;

— Дт 11 «Інші необоротні матеріальні активи»;

— Дт 12 «Нематеріальні активи»;

— Дт 15 «Капітальні інвестиції» (вимагають монтажу);

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Облік рахунків за нарахованими доходами

Субрахунок 373 «Розрахунки за нарахованими доходами» призначений для відображення нарахованих дивідендів, відсотків, роялті, які належить отримати підприємству від спільної діяльності, володіння корпоративними правами в порядку участі в капіталі, в асоційованих і неасоційованих підприємствах.

Дивіденди — це доходи, які отримуються за корпоративними правами у вигляді частини прибутку, включаючи доходи, нараховані як відсотки на акції, придбані у юридичних осіб чи на внески до їхніх статутних капіталів

Відсотки — це доходи, пов’язані з платежами позичальника (дебітора) на користь кредитора у вигляді плати за використання залучених ним на певний термін коштів чи майна. До відсотків належать платежі за: використання коштів або товарів (робіт, послуг), отриманих у кредит на умовах комерційного кредиту; використання коштів, залучених на депозит; придбання населенням товарів у кредит; використання майна, зданого в оренду (лізинг, рента); придбані акції, облігації, ощадні сертифікати тощо.

Роялті — це періодичні відрахування продавцеві (ліцензіарові), які згідно з ліцензійною угодою сплачує ліцензіат за право користуватися предметом ліцензійної угоди — винаходом, патентом, записами на різних носіях інформації, товарним знаком правом на промислові та наукові зразки, виданням книги, прокатом кінофільму, постановкою п’єси, виконанням авторської музики тощо. До роялті відноситься плата за право розробки природних ресурсів (в тому числі й за договорами концесії), яку перераховує користувач (концесіонер) власникові землі або надр; частина доходів від ренти, отриманих за використання авторських і суміжних прав, патентів чи інших видів інтелектуальної власності, а також авторський гонорар.

Дивіденди підприємство отримує у вигляді доходів від інвестицій: у спільні підприємства; в асоційовані підприємства; в дочірні підприємства.

Дивіденди від спільного підприємства інвестор отримує внаслідок збільшення його частки в чистих активах об’єкта інвестування, зокрема внаслідок отримання спільними підприємствами прибутку або збільшення їх власного капіталу та інших подій (переоцінка необоротних активів, інвестицій тощо).

Нарахування доходів від спільної діяльності оформляється:

— Дт 14 «Довгострокові фінансові інвестиції»;

— Кт 722 «Доход від спільної діяльності».

Дивіденди від асоційованих підприємств (об’єднаних юридичних осіб) та від дочірніх, що належать інвестору, нараховуються так:

— Дт 14 «Довгострокові фінансові інвестиції»;

— Кт 721 «Доход від інвестицій в асоційовані підприємства»;

— Кт 723 «Доход від інвестицій в дочірні підприємства».

На суму належних інвестору доходів складається запис:

— Дт 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

— Кт 14 «Довгострокові фінансові інвестиції».

Отримання дивідендів оформляється:

— Дт 31 «Рахунки в банках»;

— Кт 373 «Розрахунки за нарахованими доходами».

Отримані збитки від діяльності спільних, асоційованих і дочірніх підприємств списуються на втрати від участі в капіталі за рахунок зменшення інвестицій:

— Дт 961 «Втрати від інвестицій в асоційовані підприємства»;

— Дт 962 «Втрати від спільної діяльності»;

— Дт 963 «Втрати від інвестицій в дочірні підприємства»;

— Кт 14 «Довгострокові фінансові інвестиції».