Практичне заняття №4

Тема №6. Автоматизована система фінансових розрахунків (АСФР) Мета заняття. Ознайомитися з можливостями використання фільтрації даних в середовищі MS Excel. Придбати практичні навички використання засобів фільтрації при створенні та аналізі фінансових звітів.

План заняття

1. Відкрити файл п.Р.№4.Xls і привласнити даному файлу нове ім'я з

Вашим прізвищем.

2. Вивчити принципи роботи з фільтрами, що описані у методичних вказівках даної роботи.

3. Виконати Завдання 1, використовуючи таблицю на листі "Баланс" та розташовуючи отримані результати на листку "Звіт 1". При створенні нової таблиці виконувати форматування отриманих результатів.

4. Виконати Завдання 2, використовуючи таблицю на листку "Звіт" та розташовуючи отримані результати на листку "Звіт 2 ". При створенні нової таблиці виконувати форматування отриманих результатів.

5. В MS Word підготувати звіт, в якому подати такі розділи:

· тема і мета практичного заняття;

· короткий опис практичного заняття;

· вихідні дані;

· отримані результати;

· аналіз результатів і висновки.

Методичні рекомендації до практичного заняття

Фільтрація в MS Excel – це знаходження в БД (списку) таких записів,

що задовольняють певним вимогам, що називаються критеріями

фільтрації. Результатом застосування фільтрації є приховування записів,

що не відповідають зазначеним критеріям.

Відфільтровані записи можна редагувати та форматувати. Після відключення режиму фільтрації в таблиці будуть відображені всі внесені зміни. Крім того, на основі відфільтрованих записів можна робити різні обчислення та інші операції так, начебто прихованих рядків не існує.

Таким чином, можливість фільтрації даних, що надається пакетом MS Excel, дозволяє суттєво спростити вирішення задач при створенні та аналізі фінансових звітів.

Ехсel дозволяє швидко і зручно переглядати необхідні дані зі списку за допомогою простого засобу - Автофильтр. Складніші запити до бази даних можна реалізувати за допомогою команди Расширенный фильтр.

У даній роботі розглянемо фільтрацію (пошук записів) за допомогою

Автофильтра.

Алгоритм фільтації засобом Автофильтр

1. Виділити рядок записів, що містить імена полів для встановлення фільтра. Наприклад, виділити рядок з назвами стовпців таблиці на листку "Баланс".

2. Вибрати пункти головного меню Данные, Фильтр, Автофильтр. На екрані в кожній комірці, що містить ім'я поля, з'явиться кнопка зі стрілкою, що позначає наявність списку.

3. Клацнути лівою кавішою мишки на стрільці того поля, по якому будемо робити пошук. Наприклад, клацнути на стрільці поля "Найменування розділів і розрахунків балансу". На екрані з'явиться список записів цього поля за абеткою.

4. Вибрати зі списку необхідний запис, тобто критерій фільтрації.

Наприклад, вибрати запис "Офіційні трансферти". На екрані буде відображено тільки зазначений запис.

5. Для відновлення первісного виду таблиці неохідно клацнути на стрільці того поля, по якому здійснювалася фільтрація і вибрати опцію Все.

6. Якщо потрібно виконати фільтрацію за складнішим критерієм, то в списку, що розкривається, необхідно вибрати опцію Условие…. На екрані з'явиться діалогове вікно Пользовательский автофильтр.

7. Увести необхідний критерій фільтрації, використовуючи різні логічні оператори. Наприклад, задати критерій для пошуку записів, що містять інформацію про "податки".

8. Натиснути кнопку ОК. На екрані з'явиться результат фільтрації. Такий пошук можна послідовно виконувати по декількох полях.

9. Можна задати ще складніший критерій пошуку, використовуючи в діалоговому вікні Пользовательский автофильтр логічні функції И, ИЛИ. Наприклад, на листку "Звіт" задати критерій для пошуку записів, що одночасно містять інформацію про "податки" і "прибутки" (рис.9).