Операция суммирования

При выполнении многих расчетов необходимо выполнять суммирование, вычисление среднего для большого числа слагаемых и многие другие аналогичные функции. Для выполнения этих операций необходимо выполнить следующие действия:

• Выделить ячейку, в которой должна быть подсчитана сумма (среднее или другая функция).

• Найти функцию, которую необходимо вычислить, с помощью Мастера функций (для вычисления среднего можно щелкнуть на кнопке Автосумма на стандартной панели).

• С помощью указателя выделить часть столбца (строки), в котором записаны данные для вычислений (нажать на левую кнопку мыши и выделить соответствующую область). При этом ячейки для вычислений будут заключены в пунктирную мигающую границу.

• Нажать клавишу {Enter}, после чего в ячейке результата появится вычисленное значение.

Каждая ячейка функционирует в двух режимах: режим вывода значения и режим просмотра формулы. Обычно в ячейках выводятся результаты вычислений. Чтобы просмотреть формулу, записанную в ячейку, подведите к ней указатель и выполните щелчок, после чего формула появится в строке формул. Чтобы формула появилась в ячейке, выполните мышкой двойной щелчок на ячейке.

Формат ячейки

При работе с ячейками требуется задавать формат представления вводимой и выводимой информации, для этого необходимо выполнить команду (ФорматЯчейки). В диалоговом окне команды необходимо выбрать числовой формат вводимой (выводимой) информации (число, текст, дата и т.д.). Обычно такое форматирование проводят по столбцам, строкам или по совокупности выделенных ячеек.

3.4. Создание диаграмм

Любые расчеты, проведенные в электронных таблицах, удобно выводить в виде диаграмм.

Основные действия при построении диаграмм

Для построения диаграмм необходимо выполнить следующие действия:

• Выделить данные, на основе которых будет строиться диаграмма.

• Запустить Мастер диаграмм.

• Выбрать тип диаграммы, который наиболее подходит для интерпретации данных.

• Выбрать подходящий вариант среди разновидностей диаграмм данного типа.

• Задать расположение исходных данных для построения диаграмм (в столбцах или строках).

• Определить комментарии и выполнить их с помощью соответствующих легенд.

• Ввести заголовок к диаграмме и надписи к осям.

• Отформатировать диаграмму (подобрать стиль линий, толщину, цвет, фон диаграммы и т.п.).

Работа Мастера диаграмм в Excel аналогична работе Мастера диаграмм в MS Word.

4. Базы данных access

4.1. Общие сведения

База данных (БД) – это специальным образом структурированная совокупность данных, предназначенных для их размещения, накопления и выдачи для совместного анализа в различных сочетаниях в зависимости от запроса пользователя.

Система управления базой данных Access предназначена для ввода, редактирования, отбора данных по определенному запросу, формированию и печати документов в виде отчетов и форм различной степени сложности.

База данных (БД), формируемая системой Access, - это единая структура, куда входят в качестве объектов таблицы, формы, отчеты, запросы и др.

Основным строительным элементом БД является таблица. Таблица состоит из записей, записи состоят из полей. В каждое поле вводится определенные данные: например, запись информации об абитуриенте содержит поле ФИО, куда вносится фамилия и инициалы поступающего в высшее учебное заведение.

При создании таблицы необходимо также учитывать тип поля и размерность. Кроме того, каждому полю предварительно присваивается уникальное имя. Имя может состоять из букв, цифр, специальных символов, но не может содержать больше 64 символов. При формировании имен нельзя включать в них некоторое символы, такие, как точка(.), восклицательный знак (!), надстрочный знак (‘) и квадратные скобки ( []). Имя не должно также начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31.

Для начала работы с базой данных ее необходимо создать или открыть, если она уже создана. Следует иметь в виду, что Access не позволяет одновременно работать с несколькими базами данных, поэтому, открывая новую базу данных, Access автоматически закрывают старую.

В базе данных Access все введенные данные сохраняются автоматически. Запрос о необходимости сохранения внесенных изменений появляется при изменении структуры хранимого объекта.

Access обеспечивает одновременный доступ к данным нескольким пользователям. Таким образом, Access может использоваться в локальной сети офиса или небольшого предприятия.