5. Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Нужно определить связи между таблицами, изучить связи между таблицами в существующей базе данных.

6. Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на раннем этапе, пока таблицы не заполнены данными. Для проверки надо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию.

7. Добавление данных и создание объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные.

Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8. Использование средств анализа Access

В ACCESS существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует созданную таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру, связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также сам осуществляет эти рекомендации.

Для получения сведений о проектировании базы данных можно обратиться к учебной базе данных «Борей, а также к схемам баз данных, которые можно создать при помощи типовых структур.

4.3. Создание таблицы записей данных

Для вызова Access следует активизировать значок на рабочем столе Windows: двойным щелчком на пиктограмме Microsoft Access или выполнив команду (ПускПрограммыAccess).

1. Запустите режим Новая база данных, если не хотите использовать мастер.

2. Запустите мастер, если новая база данных может быть сходной по тематике с предлагаемым мастером.

3. Откройте существующую базу данных из списка.

Рис. 20. Окно выбора

На рис.20. представлено окно выбора одного из нескольких возможностей входа в Access. Первая строка окна содержит текст Другие файлы…; если в этой ситуации нажать кнопку ОК, то представится возможность поиска файлов на других дисках или каталогах.

Если щелкнуть мышью по самой нижней строчке, где указан путь к файлу «Борей», то запустится учебная база данных, с помощью которой можно освоить работу по созданию БД.

После создания собственных БД в этом окошке будут появляться имена, которые им присваиваются.

Если в окне диалога (рис. 20) установить переключатель в режим Мастера, страницы и проекты баз данных, то выводятся перечни типовых баз данных, которые можно использовать по аналогии и создавать с помощью мастера.

Для создания объекта Таблица нужно выбрать режим Таблицы и щелкнуть по вкладке Создать. Появится меню выбора режима по созданию таблицы (рис. 21), в котором необходимо выбрать один из режимов создания таблицы.

Рис. 21. Меню построителя таблицы

После набора данных таблицы щелкните меню Файл и выберите режим Сохранить, на запрос «Создать ли ключевое поле?» отвечайте «Да». Надо заметить, что ключевое поле добавляет строку в таблице. Заполнять в этой строке ничего не надо.