1.8. Работа с большим документом Вставка фрагментов из файлов других текстовых форматов

Формирование большого документа часто выполняется использованием файлов других документов путем копирования из них подходящих фрагментов с дальнейшим частичным редактированием текста. В настоящее время практически все известные словари, энциклопедии и многие книги изданы на компакт-дисках в разном оформлении, публикуются в Интернет, и пользователь может скопировать их на жесткий диск своего компьютера. При наличии первоисточника в виде печатного издания (книги, журнала) нужные страницы могут быть отсканированы с последующей обработкой программой распознавания текста для преобразования результата сканирования в текстовый файл.

Часто при использовании старых материалов оказывается, что для создания файлов, которыми надо воспользоваться, был применен не MS Word, а какой-либо другой популярный в то время текстовый редактор с собственным форматом файлов (*.txt, *.ans, *.wk4, *.wps,*.rtf , *.htm и др.). На этот случай, так называемого импортирования документа, в MS Word имеется встроенный конвертор многих распространенных форматов, для вызова которого достаточно выбрать подходящий вариант в открывающемся списке Тип файла в диалоговом окне Открытие документа. Однако существуют и такие форматы текстовых файлов которые не могут быть корректно конвертированы средствами MS Word. В этом случае файл нужно заранее обработать внешней программой-конвертором.

Обычно не возникает проблем при использовании текстовых файлов, которые подготовлены в других редакторах, работающих в среде MS Windows. Для их последующего редактирования и форматирования в составе нового документа такие файлы часто специально распространяются в универсальном формате *.rtf (Rich Text Format), который сохраняет большинство параметров форматирования текста.

Добавление фрагмента текста в основной документ может быть выполнено двумя способами:

• через буфер обмена. Для этого вставляемый фрагмент целиком выделяется и вырезается или копируется в буфер обмена, а после перехода с помощью меню Окно в основной документ - вставляется в нужное место;

• вставка файла. Этот вариант используется для вставки в качестве фрагмента текста целиком другого файла. В меню Вставка находится команда Файл, с помощью которой открывается диалоговое окно Вставка файла.

Стилевое форматирование документа

Для повышения эффективности работы при создании, оформлении и последующем редактировании большого документа применяют так называемое стилевое форматирование.

Стиль - это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название. В MS Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к отдельным символам.

Стиль абзаца MS Word содержит все параметры форматирования: форматирование символов, абзаца, табуляцию и даже обрамление и заполнение. Можно использовать либо встроенные стили MS Word с установками параметров, заданными в шаблонах документов, либо создавать свои собственные стили. При создании нового документа в MS Word автоматически используется стиль Обычный.