4.4. Разработка формы ввода данных

Для организации диалогового интерфейса пользователя, удобства ввода данных в таблицу, а также в случае их редактирования удобно пользоваться формой, которая выдается на экран в виде компактного бланка (макета).

Формы используются для различных целей, например:

• Форма ввода данных в таблицу.

• Кнопочная форма для открытия других форм и отчетов.

• Форма-окно для выбора, просмотра и печати отчета.

Эффективность формы выше, если в ней есть разделы.

Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул и примечание.

Если выделить режим Мастер форма и нажать ОК появится окно представленное на рис. 22, в котором необходимо выбрать один из способов отбора данных в форму.

Рис. 22. Меню выбора способа отбора данных в форму

Большая часть данных идущих в форму, берется из таблицы или запроса. Другая информация, не связанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы. Это графические элементы формы, поясняющий текст и др.

4.5. Составление запроса к базе данных

Часто запрос используется на выборку. При его выполнении данные, отвечающие условиям отбора, выбираются из таблиц и выводятся в определенном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно.

Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицу (или таблицы, или даже из других, уже сформированных запросов), содержащую данные, и заполнить бланк запроса. Ниже перечислены по пунктам действия по подготовке запроса:

• открыть БД;

• щелкнуть мышью на кнопке режима Запроса;

• щелкнуть мышью на кнопке Создать;

Рис. 23. Меню создания запроса

• в появившемся меню Новый запрос (рис. 23) выделить режим Конструктор и нажать ОК.

• Появится меню Добавление таблицы. Выполните команду (ДобавитьЗакрыть).

Появляется маленькое окошко с именем Таблица1, содержащее в прокручиваемом окне данные.

Ниже появляется Поле для формирования запроса. Эти поля и условия надо заполнить.

Дополнительная информация:

• При наборе кавычки набирать не надо, это автоматически делает система управления БД.

После набора условий запроса нажмите в верхнем меню на кнопку для его выполнения. На экране появится результат выполнения запроса.

Далее запрос можно сохранить (ФайлСохранить) и продолжить работу с БД или выйти(ФайлВыйти), закрыв БД.

Для работы в другом режиме щелкните на кнопке Х.

4.6. Подготовка отчета с выборкой данных

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета можно вывести сведения в требуемом виде. Сведения в отчет берутся из таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета.

Другие недостающие сведения могут вводиться при разработке отчета. Для связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления.

Ими могут быть поля, содержащие имена, числа надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета. Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет свое назначение.

При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке. В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться.

Элементы управления, такие, как надпись или поле, находящееся в разделе, определяют местоположение информации в отчете. Опишем подробно по 9 пунктам действия по формированию отчета:

1. Открыть БД:

• выделить режим Отчет и щелкнуть мышью на кнопке Создать;

Рис. 24. Меню Новый отчет

2. Появляется меню Новый отчет (см. рис. 24):

• выбрать в меню режим Мастер отчетов и нажать ОК.

3. Появляется меню Создание отчетов:

• из окна Доступные поля перенести поля по которым будет составляться отчет (щелкая по указателю стрелки) в окно Выбранные поля;

• щелкнуть мышью на кнопке Далее.

4. Появляется меню Добавить уровни группировки?

• в качестве ответа выделить, по какому полю будет идти группировка отчета и перенести его в правое окошко.

• щелкнуть мышью Далее.

5. Появляется меню с предложением сортировки:

• установить необходимую сортировку и щелкнуть Далее.

6. Появляется меню Выберите вид макета для отчета:

• выбрать вид макета и щелкнуть мышью Далее.

7. Появляется меню с предложением Выберите требуемый стиль:

• выбрать требуемый стиль и щелкнуть мышью Далее.

8. Появляется меню с предложением задать имя отчету:

• Ввести имя отчета и нажать кнопку {Enter} (или щелкните мышью на кнопке Готово).

Появится сформированный бланк отчета, который можно также распечатать на принтере.