Создание оглавления

Оглавление документа обычно собирается в специально выделяемом для него разделе и представляет собой список заголовков выбранных уровней с указанием страниц их размещения в тексте документа. При использовании для форматирования заголовков встроенных заголовочных стилей оглавление документа собирается автоматически при выполнении команды (ВставкаОглавление и указатели).

Рис. 16. Диалоговое окно создания оглавления документа

В открывающемся диалоговом окне <Оглавление и указатели> на вкладке Оглавление в списке Вид нужно выбрать подходящий вариант формата оглавления, установить уровень заголовков, включаемых в оглавление, выбрать тип заполнителя пробелов между текстом и номерами страниц. Параметры Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю должны быть включены. После щелчка мышью на кнопке ОК оглавление будет собрано и размещено в документе в позиции текстового курсора. Абзацы оглавления автоматически форматируются соответствующими встроенными стилями.

Использование нестандартных стилей при создании оглавления

Оглавление можно собрать и при использовании не стандартных стилей для форматирования заголовков. Например, если форматирование заголовка уровня 1 выполнено стилем МойЗаголовок1 со шрифтом Bookman Old Style размером 16 пунктов, полужирный, а форматирование заголовков второго уровня выполнено стилем МойЗаголовок2 со шрифтом Bookman Old Style размером 14 пунктов, полужирный, курсив, то при сборке оглавления после выполнения команды (ВставкаОглавление и указатели) и выбора на вкладке Оглавление формата Формальный надо щелкнуть мышью на кнопке Параметры. В открывающемся окне <Параметры оглавления> надо включить параметр Стили и параметр Поля элементов оглавления, а в списке Доступные стили — Уровень удалить значения уровней 1 и 2 из полей, соответствующих стилям Заголовок 1 и Заголовок 2 и ввести эти значения в поля, соответствующие стилям Мой Заголовок1 и Мой Заголовок2.

В результате внесения изменений в текст документа после сборки оглавления может нарушиться соответствие положения заголовков указанным в оглавлении номерам страниц. MS Word не вносит автоматически изменений в оглавление. В руководствах пишется, что это должно произойти при следующей загрузке документа в среду редактора из файла; как это происходит на самом деле, нетрудно убедиться опытным путем.

Во время работы с документом оглавление можно редактировать в полуавтоматическом режиме с помощью команды вызываемого щелчком правой кнопки мыши контекстного меню Обновить поле. В открывающемся окне <Обновление оглавления> надо выбрать альтернативу Обновить целиком и щелкнуть мышью на кнопке ОК.

Оформление колонтитулов

В разных разделах документа обычно создают разные колонтитулы. Колонтитул - это текст, который размещается вверху и внизу страницы с информацией, общей для всего документа или раздела (номер страницы, название документа, название главы и т.д.). Для первой страницы раздела обычно создают, специальный колонтитул. Для документа, текст которого печатается на обеих сторонах страницы, часто создаются разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Значения параметров, определяющих состав и вид колонтитулов в документе, устанавливаются на вкладке Макет диалогового окна <Параметры страницы>.

Содержание колонтитулов формируется и изменяется с помощью инструментов Специальной панели инструментов Колонтитулы, которая появляется при выборе команды (ВидКолонтитулы).

Рис. 17. Панель инструментов Колонтитулы

При этом становятся доступными области верхнего и нижнего колонтитулов страниц текущего раздела. Переключение между разделами выполняется с помощью инструмента Верхний/нижний колонтитул на этой панели.

На линии верхней границы области колонтитула помещается наименование его вида. В зависимости от установленных параметров колонтитул может относиться к:

• разделу;

• первой странице раздела;

• нечетной странице раздела;

• четной странице раздела.

Перемещение между колонтитулами страниц и разделов выполняется с помощью инструментов Переход к следующему и Переход к предыдущему.

При первом вызове панели инструментов Колонтитулы переключатель Как в предыдущем разделе обычно бывает включен. Это обеспечивает копирование в данный колонтитул содержания соответствующего колонтитула предыдущего раздела документа. Для создания разных колонтитулов на однотипных страницах в разных разделах документа этот переключатель надо выключить.

С помощью механизма перекрестных ссылок можно связать содержимое верхнего колонтитула с наименованием главы, если она выделена в самостоятельный раздел. Для этого надо выполнить команду (ВставкаПерекрестная ссылка). Далее в открывающемся диалоговом окне <Перекрестные ссылки> в списке Тип ссылки надо выбрать вариант Заголовок, в списке Тип ссылки выбрать вариант Текст заголовка, выключить параметр Вставить как гиперссылку и в списке Для какого заголовка выбрать нужный заголовок, например: 3. Оформление реферата.

После щелчка мышью на кнопке Вставить наименование выбранного заголовка копируется в область колонтитула. Текст колонтитула автоматически форматируется стандартным стилем Верхний колонтитул. При необходимости его можно отформатировать, например, сменить шрифт, разместить по центру, подчеркнуть двойной линией и т.д.