6.1.4. Рациональное использование рабочего времени

Эффективное управление фирмой, структурным подразделением предполагает в первую очередь рациональное использование рабочего времени. В этом разделе мы попытались представить результаты многочисленных исследований, направленных на разумное использование рабочего времени.

Время – это самый важный, дефицитный и невосполнимый ресурс. Оно необратимо, его нельзя накопить, передать, время проходит безвозвратно. Поэтому любой работник, желающий улучшить свою работу, должен периодически анализировать уровень использования и потери времени.

Только если вы конкретно, по результатам «инвентаризации» времени за несколько рабочих дней, определите – сколько времени, на что и с кем тратите, вы увидите важные резервы своего личного времени.

На эффективность использования рабочего времени оказывают влияние многочисленные факторы:

• планирование времени;

• организация труда и техника личной работы;

• режим работы;

• самочувствие и работоспособность людей;

• эргономика труда и техническая эстетика и т. п.

Одним из важнейших источников экономии времени является планирование. В практике управленческой деятельности принято считать, что десятиминутная подготовка рабочего дня обеспечивает до двух часов экономии рабочего времени. При этом для руководителя необходимо учитывать правило 60:40 – планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, так как 40% должно быть зарезервировано для неожиданных дел, посетителей, телефонных разговоров и т. п.

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в вашем распоряжении. Эту закономерность следует учитывать при планировании времени, например при назначении сроков начала и окончания совещаний, деловых встреч, обсуждений проектов и т. п.

При планировании времени необходимо составить перечень работ на день (неделю, месяц), установить приоритет (последовательность) и примерный срок выполнения работы.

Одной из основных проблем планирования рабочего времени является установление приоритетов в решении ежедневных задач. Успешному решению этой проблемы способствуют рассмотренные ниже принцип Парето, АБВ – анализ и принцип Эйзенхауэра.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Так, американские инженеры обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80% стоимости обследуемого инвентаря. Оказалось, что принцип Парето «работает» в самых разных областях. Применительно к управленческой деятельности он формулируется так: в процессе работы за первые 20% времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Если говорить о дневном цикле, то, поскольку для большинства людей утреннее время – самое продуктивное, не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Сначала – за немногие «жизненно важные» проблемы, а уж потом – за многочисленные «второстепенные». Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ - анализе.

Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на три категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством.

Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел. Однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости; на менее важные и несущественные задачи – соответственно 65% и 15% (см. рис. 6.11.).

Рис. 6.11. Относительные доли количества и значимости задач

разных категорий

И из принципа Парето, и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов – важный элемент творческой работы руководителя. Ниже приводятся вопросы, которые могут облегчить выявление задач категории А.

0. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к выполнению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

1. Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?

2. Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т. д.?

3. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольше денежное вознаграждение?

4. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Удобным вспомогательным средством принятия решений по разным задачам является так называемый принцип Эйзенхауэра. В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность» – «срочность», отнести ее к какой-либо категории и принять по ней соответствующее решение (см. рис. 6.12.).

На эффективность использования рабочего времени большое влияние оказывает самочувствие и работоспособность сотрудников фирмы.

На основании многолетних исследований биоритмов кандидат медицинских наук Л. Я. Глыбина пришла к выводу, что в течение суток подъем работоспособности наблюдается в 5 – 6, 11 – 12, 16 – 17, 20 – 21, 24 – 1 час, а спад происходит в 2 – 3, 9 – 10, 14 – 15, 18 – 19, 22 – 23 часа. Отсюда вывод: часы подъема работоспособности необходимо использовать для творческой, сложной работы, а часы спада для рутинной, ежедневной работы, например, контроля за ходом работы подчиненных, и т. п.

Рис. 6.12. Иллюстрация принципа Д. Эйзенхауэра

Характерное изменение работоспособности наблюдается в течение недели. Так, в понедельник человек проходит стадию врабатывания, во вторник, среду и четверг проявляется наиболее устойчивая работоспособность, в пятницу и субботу она снижается, и может развиться утомление. При планировании работы эти данные следует учитывать, например в понедельник и пятницу по возможности не назначать совещания, деловые встречи (или число их резко сократить).

Ряд авторов считают, что по распределению интенсивности работоспособности в течение суток всех лиц можно разделить на 3 группы:

1) к вечернему режиму труда легче приспосабливаются так называемые «совы», которых около 30%;

2) работоспособны в первой половине дня и рано ложатся спать «жаворонки»; они составляют около 20% населения;

3) примерно одинаково трудоспособны утром, днем и вечером «голуби», или «аритмики».

Для определения оптимального режима работы в течение дня каждый может попытаться использовать простой тест, предложенный западногерманским ученым Г. Хольдебрантом. Тест основан на определении соотношений сердечных сокращений и числа дыханий. Возможны три варианта соотношений пульса к дыханию: для «аритмиков» характерно отношение пульса к дыханию 4 : 1 (или около этой величины); для «жаворонков» – 5 : 1, 6 : 1. Увеличение частоты дыхания и уменьшение данного соотношения характерно для «сов».

Короткий дневной сон может приостановить снижение работоспособности. По данным специалиста из Германии, некоторые предприятия с преимущественно женским контингентом работающих ввели в трудовой день получасовой полуденный сон. Опыт этих предприятий показал, что, несмотря на «выпадение» 30 минут рабочего времени, производительность труда в целом повысилась, во второй половине дня утомление у работниц не наблюдалось или степень его была резко снижена.

Исследованиями установлено, что ночная работоспособность не уступает дневной. Однако, учитывая имеющиеся периоды спада работоспособности в ночное время, для профессиональных групп необходимо вырабатывать приспособленность к измененному ритму жизни, рекомендовать рациональные режимы труда и отдыха, организацию правильного питания. Одним из ведущих факторов для сохранения здоровья и высокой работоспособности при ночной физической работе является организация рационального питания. Обязательное условие, например, – обеспечение рабочих ночной смены горячей пищей.

На самочувствие и работоспособность людей влияет цветовой климат. Так, согласно наблюдениям психологов, самый утомляющий цвет – фиолетовый, голубой – успокаивающий, зеленый – повышает работоспособность. Цвета могут быть холодными и теплыми, что важно учитывать при проектировании горячих и холодных цехов, а также при строительстве предприятий в различных климатогеографических зонах. При подборе цветов необходимо обращать внимание на характер освещения. При люминесцентном освещении сине-зеленые и желто-зеленые цвета становятся излишне резкими. При освещении лампами накаливания серый, голубой и зеленый – тускнеют, а оранжевый, желтый и красный – воспринимаются как более яркие. Благодаря правильной окраске стен, пола, оборудования, рациональному использованию света и удобным в работе станкам и инструментам производительность труда поднимается в среднем на 15-20%, а травматизм снижается на 45-50%.

Психологи утверждают, что работоспособность при хорошем настроении на 0,8-4,2% выше, а при плохом – на 2,5-4,8% ниже средней. В связи с этим при строительстве и реконструкции предприятий задача специалистов – найти такой гармоничный набор расцветок, которые, не утомляя глаз, создавали бы хорошее настроение и тем самым делали более привлекательным и успешным повседневный труд. Чехословацкие ученые рассчитали, что правильное цветовое оформление цехов промышленных предприятий обходится в 20 раз дешевле, чем потери, вызванные цветовой анархией.

В последние десятилетия на производстве все активнее используют функциональную музыку, которая оказывает положительное психофизиологическое воздействие на человека в процессе труда. Утром до начала работы рекомендуется бодрая маршевая музыка, а через 10 – 15 минут – музыка врабатывания, которая помогает человеку полностью растормозиться после недавнего сна и обрести максимальную работоспособность. Физиологические исследования показывают, что, как правило, функциональная музыка улучшает внимание, благотворно влияет на мышечную силу, частоту пульса, артериальное давление. При социологическом опросе многие рабочие заявляли, что раньше они возвращались домой утомленными, а с введением музыки самочувствие их улучшилось. При подборе функциональной музыки необходимо в зависимости от технологического процесса и условий труда, возрастного состава рабочих учитывать уровень интенсивности, ритм, продолжительность и характер музыкального материала. Наиболее рационален «прерывистый» график музыкальных передач с общей продолжительностью их 1,5 – 2 часа в смену.

При организации рабочего места необходимо учитывать, что рост мужчин и женщин в среднем отличается на 11,1 см, длина вытянутой в сторону руки – на 6,2 см, длина вытянутой вперед руки – на 5,7 см, длина ноги – на 6,6 см, высота глаз над уровнем пола – на 10,1 см.

При конструировании рабочего места в позе "сидя" и его гигиенической оценке учитывают, что в среднем тело мужчины в этой позе на 9,8 см длиннее, чем у женщины, а высота глаз над сиденьем соответственно отличается на 4,4 см.

Создание рабочего места оператора определяется рядом функциональных требований: к расстоянию, на котором считываются показания; углу зрения; освещенности; расположению и способу приведения в действие связанных между собой органов управления. Оптимальная поза работающего обеспечивается также конструкцией сиденья, которое должно поддерживать тело и не допускать неправильного его положения. Рабочее сиденье должно быть удобным для выполнения планируемых работ, иметь требуемые размеры, снабжено подлокотниками, не мешающими движениям, допускать регулировку по высоте. В ряде случаев целесообразно использование специальных подножек.

Реализация рассмотренных выше рекомендаций в практической работе руководителей и специалистов обеспечивает повышение эффективности системы управления фирмой.