6.3. Проблеми впровадження інформаційних систем

У процесі перетворення інформації для управлінських цілей часто використовується такий метод наочної інтерпретації, як моделю­вання елементів інформації. Моделювання дає змогу умовно відобра­зити реальні об’єкти і процеси за допомогою мовних, графічних та інших засобів, щоб полегшити сприйняття та аналіз їх людиною. Моделі допомагають абстрагуватися від деталей та усвідомити сутність проблеми.

Неможливо розглядати інформацію, яку виробляють інформа­ційні системи, поза зв’язком з її джерелами і споживачами (корис­тувачами).

У сфері економічного менеджменту з інформаційними систе­мами працюють дві категорії спеціалістів: керуючі кінцеві споживачі і спеціалісти з обробки даних. Коло знань, якими оперують у повсякденній діяльності ці дві категорії, не може бути однаковим. У процесі формулювання і спільного обговорення вимог до ІСМ вико­ристовуються достатньо прості, “прозорі” поняття та ідеї. У ході проектування, програмування і реалізації проектів ІС коло понять швидко розширяється, ускладнюється і вимагає спеціальної освіти з інформаційних систем.

Кінцевий споживач – це той, хто застосовує інформаційну систему або інформацію, яку вона виробляє. Це визначення не поширюється на спеціалістів з автоматизованої обробки даних (інже­нерів-системоаналітиків, інженерів-проектувальників, програмістів), котрі професійно аналізують, проектують і розробляють систему.

Коло кінцевих споживачів доволі різноманітне. За способами використання ІС розрізняють два типи кінцевих споживачів:

1. Безпосередній кінцевий споживач, котрий у ручному режи­мі прямо працює з обладнанням ІС.

2. Непрямий кінцевий споживач, який лише використовує інформацію, отримуючи її від ІС, але не контактує з її обладнанням.

У великих організаціях можуть бути два типи менеджерів, відповідальних за роботу інформаційної системи: менеджер з експлуа­тації ІС (управління і контроль за поточною діяльністю ІС) і менеджер із планування ІС (узгодження роботи ІС з стратегічними планами організації, оцінка ризику у зв’язку з можливим псуванням обладнання ІС або порушенням захисту даних).

Узагальнюючи, керуючий кінцевий споживач – це користувач, який безпосередньо працює з ІС і належить до менеджерського корпусу. Ми орієнтуємося передусім на цю категорію спеціалістів.

Оскільки створення та удосконалення інформаційної системи менеджменту (ІСМ) є безперервним процесом, розглянемо життєвий цикл розвитку системи, який складається з семи етапів.

На першому етапі – вивчення можливостей – здійснюють опи­тування менеджерів для виявлення проблем системи та мож­ливостей їх вирішення. Метою цього етапу є визначення напрямів удоско­налення існуючої ІСМ та обмежень, які впливають на розвиток проекту. Результатом виконання цього етапу має бути документ, який визначає альтернативні рішення, очікувані витрати та прибут­ковість проекту і пропозицію плану – програми його реалізації.

Другий етап – аналіз структури – передбачає розроблення бюджету та графіка створення і впровадження проектної МІS, вимог до хардвера та нової системи. Результатом здійснення цього етапу є діаграма потоку даних.

Третій етап (розроблення структури) і четвертий (вибір хардвера) можна розвивати паралельно. Розроблення структури означає визначення кількості індивідуальних програмних модулів, з яких буде складатися ІСМ. Програмний модуль – це підпрограма, що виконує конкретне завдання. Розробники системи створюють інтерфейс між програмними модулями та внутрішню логіку, за якою він буде працювати.

Вибір хардвера має завершитись його пробною перевіркою.

Результатом цих етапів має бути план тестування. План тесту­вання – це набір процедур тестування даних і прогнозованих резуль­татів з метою переконання у правильності роботи системи.

На п’ятому етапі – впровадження – здійснюється кодування, тестування інформації та розроблення процедур. Після створення кожного модуля його тестують. Тестові дані повинні передбачати всі можливі та неможливі варіанти вводу інформації, які можуть виникнути в умовах реальної експлуатації ІСМ.

Шостий етап – заміна – призначений для здійснення заходів щодо приведення діючої системи управління у відповідність до роз­робленого проекту ІСМ. До складу організаційних заходів належать:

• фізичні заміни та підготовка місць;

• тренування персоналу;

• переміщення персоналу;

• зміна організаційної структури підприємства;

• повна заміна діючої системи управління на нову.

На заключному сьомому етапі – перевірка та підтримка – виконуються два завдання:

• порівняння результатів діяльності нової системи з очіку­ваними;

• перегляд життєвого циклу розвитку системи.

Час використання системи може бути продовжено за рахунок підтримки системи. Підтримка системи – це своєчасне виправлення помилок, удосконалення модулів для реагування на зовнішні зміни та ведення документації усіх змін.

Під час проектування й створення ІС розробляється спеціаль­ний документ “Опис системи класифікації та кодування”, який міс­тить усі відомості про об’єкти, що класифікуються і кодуються, про засто­со­вувані системи класифікації та кодування, про структуру кодів тощо.

До основних напрямів автоматизації інформаційно-управ­лінської діяльності в підприємницьких структурах відносять:

• автоматизацію обробки текстів впровадженням електрон­них друкарських машин і систем для обробки тексту; автоматизацію обміну інформацією (комунікації), зокрема АТС підприємства, “електронну пошту” – відеотермінальні системи, локальну мережу, телекопіювальні апарати, відео­інформаційні системи;

• автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп’ютер­них систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, електронних секретарів, створення та впровадження авто­матизованих систем управління, що вимагає перебудови організації праці менеджерів усіх рівнів.

За другим напрямом основні форми автоматизації в сфері менеджменту охоплюють:

1. Автоматизоване робоче місце (АРМ) управлінського персо­налу – проблемно-орієнтований програмно-технічний комплекс, який містить технічні та програмні засоби, інформаційне та методичне забезпечення для розв’язання задач користувача безпосередньо на його робочому місці в режимі діалогу з ЕОМ.

2. Автоматизована система управління підприємством (АСУП) – людино-машинна система, яка забезпечує автоматизований збір, обробку інформації, необхідної для управління підприємством як автономно, так і у складі АСУ об’єднанням.

3. Система автоматизованого проектування (САПР) – комплекс засобів автоматизації проектування, пов’язаних з необхідними про­ектними підрозділами організації або колективами спеціалістів (користувачів системи), які виконують автоматизоване проекту­вання.

4. Автоматизована система технологічної підготовки вироб­ницт­ва (АСТПВ) – людино-машинна система, що забезпечує опти­мальну взаємодію людей, технічних і програмних засобів при вико­нанні функцій з технологічної підготовки виробництва.

5. Автоматизована система управління технологічними проце­сами (АСУТП), яка призначена для розробки та реалізації керуючих дій на технологічний об’єкт управління.

6. Гнучка виробнича система (ГВС), що складається з одного або декількох гнучких виробничих комплексів, об’єднаних АСУ виробництвом і транспортно-складською автоматизованою систе­мою, і здійснює автоматизований перехід на виготовлення нових виробів за допомогою САПР, АСТПВ, АСУП.

7. Інтегрована інформаційна система управління (ІАСУ), яка охоплює всі фази виробничого циклу розробки та виготовлення продукції, має багаторівневу ієрархію управління, реалізує скоорди­новане прийняття рішень за допомогою взаємодії в процесі управ­ління для досягнення цілей, визначених для підприємства.

Необхідно зазначити, що автономні системи тільки з горизон­тальними зв’язками не є ефективними, як неефективні і системи тільки з вертикальними зв’язками. Тому останніми роками спосте­рігається тенденція до укрупнення інформаційних мереж і систем, їх об’єднання. Це і передбачається створенням ІАСУ. У результаті з’являється можливість маневрування інформаційними ресурсами.

Використання зазначених форм автоматизації менеджменту змінює основні компоненти системи управління та забезпечує якісно нові функціональні можливості роботи адміністративно-управлін­ського персоналу. Однак важливо не переоцінювати роль управлінсько-інфор­маційної техніки. Вона виконує лише функції забезпечення. Головні напрями робіт в галузі автоматизації менеджменту – органі­заційна, соціальна і кадрова перебудова управлінської діяльності.

Організаційна перебудова управлінської діяльності у зв’язку з комп’ютеризацією менеджменту охоплює перетворення за такими основними напрямами:

• систематизація інформаційних потоків і зв’язків;

• модернізація організаційних структур управління;

• створення відеоінформаційних систем;

• підготовка кадрів.

Під час систематизації інформаційних потоків і зв’язків необхідно дотримуватись таких вимог:

• забезпечення повноти та достовірності обліку всіх аспектів діяльності підприємства; досягнення нерозривного зв’язку між оперативним, бухгалтерським і статистичним обліком;

• мінімізація інформаційного шуму та обмеження інформа­цій­ної надлишковості;

• забезпечення нерозривного зв’язку між первинним обліком і прийняттям рішень на всіх рівнях ієрархії управління;

• pаціоналізація системи оціночних показників у зв’язку з цільовою функцією управління;

• чітке розмежування контурів управління, мінімізація їхніх перетинів і суміщень;

• відокремлення рутинної обробки масових даних від твор­чої частини аналізу та вироблення рішень; переведення обробки масових даних на машинну технологію.

Особливе значення в системі сучасного менеджменту надаєть­ся перебудові організаційних структур управління відповідно до автоматизованого інформаційного середовища, вироблення, прийнят­тя та реалізації рішень. До основних напрямів удосконалення організа­ційних структур управління належать:

• скорочення кількості рівнів ієрархії та пов’язаних з ними управлінських органів і ланок, передусім, підрозділів адмі­ністративного апарату, які зайняті традиційною канцеляр­ською працею, а також допоміжними рутинними операціями;

• введення в організаційну структуру нових аналітичних під­розділів апарату управління для посилення організаційного забезпечення таких функцій управління, як прогнозування, економічний аналіз, моделювання, передпроектні та проект­ні розробки тощо;

• зменшення кількості локальних центрів (вузлів) переробки управлінської інформації;

• систематизація, уніфікація та стандартизація документо­потоків, процедур і форм управління;

• створення умов для формування радіально-кільцевих маршру­тів інформаційних потоків тощо.

Створення та використання в умовах сучасного менеджменту відеосистем, основаних на новітній комп’ютерній і телекомуніка­ційній техніці, дає змогу:

• скоротити документообіг в умовах інформатизації управ­ління;

• достовірно, оперативно і документально реєструвати на засобах відеозапису фактичний стан підприємства;

• проводити оперативні наради на робочих місцях за допомо­гою відео і телеекранів;

• забезпечувати оперативний візуальний зв’язок керівництва з менеджерами;

• економно використовувати технічні та матеріальні ресурси тощо.

Важливим аспектом інформаційної перебудови менеджменту є підготовка і перепідготовка кадрів. За прогнозом західних спеціалістів, через 10 років буде ліквідовано до 65–75 % робочих місць. Найбільший вплив автоматизація в сфері менеджменту має на керівників середньої ланки – найчисленнішої категорії управлін­сько­го персоналу. З одного боку, частина функцій керівників середньої ланки, зв’язана з обробкою інформації, переходить до ЕОМ, що де­що зменшує чисельність цієї професійної групи, а з іншого – різко зростає обсяг роботи, що потребує кваліфікованих спеціалістів, здат­них аналізувати оброблену інформа­цію і приймати на її основі певне рішення, тобто сприяє зростанню кількості керівників серед­ньої ланки. З початку 70-х років у розвинених індустріальних країнах спосте­рігається навіть зростання кількості середнього керівного персоналу.

Для роботи в умовах ІТ виникає потреба у кваліфікованих спе­ціалістах, передусім, операторах ЕОМ, програмістах, кваліфіко­ваних секретарях, спеціалістах з кадрів і трудових відносин, психологах. Одночасно відбувається витіснення працівників з тради­ційних галузей праці – різко скорочується чисельність бухгалтерів, телефоністів, персоналу із збуту продукції, керівників середньої ланки, нездатних перевчитися для умов роботи з комп’ютерною технікою.

Отже, проблеми зміни структурного кадрового потенціалу, під­готовки і перепідготовки спеціалістів у зв’язку з інформатизацією управління широкі і різнопланові. До цього необхідно додати проб­леми підвищення загальної та інформаційної культури управлін­ських пра­цівників, формування нового соціально-економічного мислення.

Інформаційна культура – нове бачення організаційних про­цесів, новий підхід до стилю, методів і процедур управління. Вона не зводиться тільки до комп’ютерної грамотності, уміння працювати з ЕОМ. Це ширше поняття, яке включає і уміння оволодівати постійно зростаючими потоками інформації, і уміння розмовляти по телефону, протистояти “відеофонній чумі”, нетерпимість до втрат робочого часу, це почуття внутрішньої необхідності підвищувати коефіцієнт корисної дії розумової роботи.

Заслуговують на увагу і такі моральні аспекти комп’ю­теризації: виховання почуття відповідальності у програмістів, від яких все більше залежить надійність та ефективність роботи цілих підприємств, чесний підхід до справи управлінських працівників, без чого немислима боротьба з дезінформацією, недопущення “комп’ютерних злочинів” тощо.

Мета створення інформаційних систем – в обмежено короткі терміни створити систему обробки даних, яка має задані споживні якості. До них належать: функціональна повнота, своєчасність, функ­ціональна надійність, адаптивна надійність, економічна ефективність.

Функціональна надійність – це властивість інформаційної системи виконувати свої функції з обробки даних. Вона являє собою сукупність надійностей програмного, інформаційного та технічного забезпечення.

Адаптивна надійність – це властивість інформаційної системи виконувати свої функції, якщо вони змінюються в межах умов розвитку системи управління об’єкта впродовж заданого проміжку часу.

Економічна ефективність інформаційної системи проявляється у поліпшенні економічних результатів функціонування об’єкта внаслідок упровадження інформаційної системи.

Створення інформаційної системи передбачає частковий чи повний перегляд методів і засобів функціонування інформаційної системи економічного об’єкта і виконання таких завдань:

1. Виявлення істотних характеристик цього перегляду.

2. Створення математичних і фізичних моделей досліджуваної системи та її елементів.

3. Встановлення умов взаємодії людини та комплексу техніч­них засобів.

4. Детальне розроблення окремих проектних рішень.

5. Аналіз проектних рішень, їх практична апробація та впро­вадження.

Передусім необхідно вивчити питання доцільності створення інформаційної системи, що проходить декілька етапів (див. рис. 6.6).

Інформаційну систему створюють, коли потрібно організувати нові обчислювальні центри, вдосконалити методику й техніку роз­в’язання задач, впровадити нові задачі, а також організувати інфор­маційну систему. Принципи такого створення поділяють на дві час­тини: загальні та часткові.

Рис. 6.6. Прийняття рішення про необхідність створення інформаційної системи

Загальні принципи мають універсальний характер і визна­чають методологічний підхід до створення будь-яких об’єктів. Це – принципи науковості, нормативності, неперервності, розвитку, ефек­тивності, послідовності, від загального до часткового, системний, комплексності, використання типових і керівних матеріалів.

Часткові принципи: систему управління потрібно розглядати як людино-машинну; чіткий поділ системи на складові, забезпечення сумісності й зв’язку між усіма видами забезпечення; забезпечення єдності обліку, типізація, уніфікація та стандартизація.

При створенні інформаційної системи необхідно керуватися принципами, визначеними РД 50-680-88 “АС Основные положения”: системності, розвитку (відкритості), сумісності, стандартизації уніфі­кації) та ефективності.

Принцип системності: при декомпозиції мають бути вста­нов­лені такі зв’язки між структурними елементами системи, які забезпечують цілісність інформаційної системи та її взаємодію з іншими системами.

Принцип розвитку (відкритості): з урахуванням перспектив розвитку об’єкта автоматизації інформаційну систему необхідно ство­рювати, зважаючи на можливості поповнення та оновлення функ­цій і складу інформаційної системи, не порушуючи її функ­ціонування.

Принцип сумісності: при розробленні систем мають бути реалізовані інформаційні інтерфейси, завдяки яким вона може взаємо­діяти з іншими системами за встановленими правилами.

Принцип стандартизації (уніфікації): при створенні систем необхідно раціонально використовувати типові, уніфіковані й стандартизовані елементи, проектні рішення, пакети прикладних програм, комплекси, компоненти.

Принцип ефективності: досягнення раціонального співвідно­шення між затратами і цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати, одержані завдяки автоматизації.

Рис. 6.7. Створення інформаційної системи

Однією з основних умов створення високоефективної інфор­ма­ційної системи є орієнтація на користувача. При функціонуванні інформаційної системи, розв’язанні завдань управління діє велика кількість обмежень, які потрібно враховувати під час її розробки. Крім того, під час самого проектування виникає багато обмежень. Це призводить до того, що в пошуках найкращого шляху, за який часто беруть найпростіший, найшвидший і найдешевший, розроб­ники свідомо чи підсвідомо перекладають частину виниклих проб­лем на користувача. Цей шлях може спричинити згубні наслідки. Користувачі, своєю чергою, прагнучи мінімізувати обсяги своєї роботи, не виконують інструкцій розробника й ігнорують систему, яка не полегшує, а ускладнює їм життя. Необхідно урахо­вувати основну особливість об’єкта: до створення інформаційної системи завдання управління можуть вирішуватися “вручну”, без вико­рис­тання ЕОМ. Тому основна проблема полягає в якості та ефектив­ності рішень, які приймаються. Отже, інколи інформаційна система функціонує сама по собі, а управління об’єктом здійснюєть­ся майже без неї. Вона має бути інструментом управління, в якому основну роль відіграє людина. Сам процес не повинен зводити створення інформаційної системи як самостійного продукту, а забезпечувати його документацією, гарантією і супроводженням (див. рис. 6.7).