3.3.3. Час і місце переговорів. Ініціатива їх проведення

Чи завжди доцільно виступати з ініціативою проведення переговорів або вигідніше очікувати на ініціативу партнера?

Іноді краще поступитися партнерові ініціативою проведення пере­говорів. Це дає нам деякі переваги у виборі часу й місця переговорів.

Час і місце переговорів звичайно визначаються угодою сторін з таких мотивів:

• актуальність завдань на переговорах;

• торгово-політична обстановка;

• зацікавленість уряду й впливових фінансово-промислових груп у зміцненні відносин з країною;

• політична стабільність у країні;

• воєнні дії;

• проведення міжнародного форуму;

• візит глави держави;

• робота міжнародного ярмарку тощо;

• кон’юнктура ринку;

• введення ембарго на товари конкурента;

• сезонність товару (сільськогосподарські продукти, купальні костюми, зимовий одяг);

• лібералізація ринку з імпорту або експорту;

• стрибок цін;

• умови організації переговорів:

• ознайомлення учасників переговорів з виробництвом товару;

• необхідність демонстрації товару в дії;

• залучення до переговорів широкого кола експертів;

• дотримання черговості місця проведення;

• міркування престижу;

• фінансові можливості учасників.

3.3.4. Склад учасників

ЗАГАЛЬНЕ ПРАВИЛО: навіть у неконфіденційних перего­во­рах повинна брати участь мінімально необхідна кількість учасників. (Оптимально – не менш від двох осіб).

Кількість й професійний склад учасників визначаються кож­ним партнером з огляду на:

• цілі і завдання (порядку денного) переговорів;

• часу й місця їх проведення;

• необхідності виконання певних формальностей перебуван­ня в країні (наприклад, складності забезпечення візами, виконання вимог реєстрації);

• мови учасників (участь надійних і кваліфікованих перекла­дачів);

• рівня делегації партнера (рівні учасників переговорів по­винні бути однаковими).

Важливо до прибуття іноземців установити ранги членів делегації й відповідні їм ранги членів нашої делегації.

Поняття “рівень” охоплюєє:

• посадове становище (президент, директор, менеджер, експерт),

• суспільне становище (депутат парламенту, голова партії, член уряду, редактор відомої газети або популярний ве­ду­чий телепрограми);

• обсяг повноважень (до речі, цей фактор доволі часто визна­чає значення персони на переговорах),

• компетентність.

Наші ймовірні труднощі: посада керівника не завжди відпо­відає його компетентності. У зв’язку із цим можна:

а) звести переговори спочатку на рівень експертів, тоді керів­ник присутній на завершальній стадії й підписує готовий документ;

б) із самого початку керівник делегує необхідні повноваження компетентному працівникові.

При визначенні персонального складу делегації її глава, тобто особа, що визначає позицію делегації на переговорах, повинен сфор­мувати й протиставити майбутньому “супротивникові” сильну коман­ду. У зв’язку із цим він припускає, що партнер:

• досконало володіє предметом переговорів (знає товар і його особливості);

• має досвід і володіє технікою ведення переговорів;

• вивчив сучасну кон’юнктуру ринку й має свіжу інформацію;

• володіє іноземними мовами й розуміє мову партнера (вашу мову).

У складі делегації функції строго розподілені (краще, якщо в ній не тільки керівники). Так, одному зі членів делегації, звичайно молодшому за посадою, може бути доручена роль зв’язкового – він доставляє необхідні документи, викликає експертів, замовляє напої, си­гарети. Один з постійно присутніх членів делегації веде запис бесіди.

Без спеціального узгодження не варто залучати до переговорів працівників, що мають доступ до державного (комерційної) таємниці.

Якщо хоч один член делегації не володіє мовою, переговори повинні йти через перекладача.

Для тих, хто володіє мовою:

а) перевага переговорів через перекладача – більше часу на обмірковування відповіді;

б) перевага переговорів віч-на-віч, без перекладача – виник­нен­ня атмосфери довіри, що особливо цінно на конфіденційних переговорах.