5. Можливість зміни сфери конкуренції за допомогою ін­фор­маційної технології.

Чи може ця технологія дати змогу підприємству обслуго­ву­вати нові сегменти? Чи дасть змогу гнучкість інформаційної техно­логії, націленої на широкий ринок, захопити області, які були раніше сферою впливу конкурентів, які займають з ними одну нішу? Чи зможе інформаційна технологія стати тим важелем, який дасть змогу розширити бізнес підприємства у глобальному масштабі? Чи змо­жуть менеджери скористатися можливостями інформаційної техно­ло­гії для ефективного використання зв’язків з іншими галузями? Чи стане це технологічною допомогою підприємству у створенні конку­рентної переваги за рахунок зменшення масштабу конкуренції?

6.2. Класифікація інформаційних систем у менеджменті

В інформаційному контурі, про який згадувалося у п. 6.1 є, а також передається інформація про цілі управління, інформація про стан керованого процесу, інформація про керуючі дії. Інформа­цій­ний контур разом із засобами збору, передачі, обробки і зберігання інформації, а також персоналом, що виконує ці дії з інформацією, створює інформаційну систему організації.

Інформаційна система існує у будь-якій організації, оскільки жодна організація не може обійтися без інформації, а відповідно без процедур її формування, обробки і використання. Мета інформа­ційних систем – виробництво потрібної для організації інформації, створення інформаційного і технічного середовища для здійснення управління організацією.

Не обов’язково, щоб інформаційна система була автомати­зованою, вона може працювати і на паперових носіях. Формування інформаційної системи організації передбачає формулювання цілей функціонування цієї системи, які визначають її властивості і характер побудови. Загалом інформаційна система має компоненти, зображені на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Компоненти інформаційної системи

У будь-якій інформаційній системі можна виділити:

• персонал, що здійснює збір, формування, поширення і використання інформації. Крім того, на нього покла­дають­ся завдання із забезпечення функціонування і розвитку інформаційної системи;

• користувачів інформаційної системи – споживачів інформації;

• процедури і технології функціонування інформаційної сис­теми;

• технічну складову інформаційної системи у вигляді облад­нання (засоби і системи інформатизації – засоби обчислю­вальної техніки, інформаційно-обчислювальні комплекси, мережі, системи зв’язку і передачі даних, що виконують прийом, обробку, зберігання і передачу інформації).

Термін “система” (system) використовується в широкому плані і тлумачиться по-різному. Найпоширеніше тлумачення цього терміна таке: під системою розуміють єдність, що складається з численних взаємопов’язаних і (у деяких випадках) взаємозалежних частин (елементів), кожна з яких додає дещо конкретне до унікаль­них характеристик цілого. Тобто йдеться про систему як сукупність окремих частин, що становить єдине ціле, спрямоване на досягнення однієї мети.

Система – це об’єктивна єдність закономірно пов’язаних один з одним предметів, явищ, відомостей, знань про природу, суспільст­во тощо. Об’єкт можна вважати системою, якщо він володіє такими властивостями:

1) цілісність і подільність. Система – це цілісна сукупність елементів. З іншого боку, в її складі чітко можуть бути виділені цілісні об’єкти (елементи). Елемент системи – це частина системи з певним функціональним призначенням. Складні елементи систем, що складаються з простіших, називають підсистемами;

2) наявність стійких зв’язків (відносин) між елементами і їх властивостями, що перевершують за потужністю зв’язки цих елемен­тів з елементами, що не входять в цю систему;

3) організація. Ця властивість пов’язана із зниженням ентропії системи порівняно з ентропією чинників, що утворюють систему;

4) емерджентність. Передбачає наявність таких властивостей, які притаманні системі загалом, але не притаманні жодному з її елементів окремо.

Властивості системи, хоч і залежать від властивостей елемен­тів, але не визначаються ними повністю. Звідси можна зробити такі висновки:

• система не зводиться до простої сукупності елементів;

• поділяючи систему на окремі частини, вивчаючи кожну з них окремо, не можна пізнати всі властивості системи загалом.

Інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємо­пов’язаних або взаємозалежних всебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках та інших інформаційних сукупностях, зібра­них та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчис­лювальних) засобів за визначеною методикою та заданими алгорит­мами, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

ДСТУ 2874-94 дано таке визначення інформаційної системи (ІС). ІС – система, яка організовує пам’ять і маніпулювання інфор­мацією щодо проблемної сфери.

Структура системи – це сукупність елементів системи, які перебувають у певній впорядкованості, і поєднують локальні цілі для найкращого досягнення головної мети системи. Кількість компонентів системи і їх зв’язків повинна бути мінімальною, але достатньою для виконання головної мети системи.

Архітектура системи – це сукупність властивостей системи, що мають істотне значення для користувача.

Одним з головних інструментів, використовуваних для подо­лання організованої складності системи, є декомпозиція, тобто поділ системи на частини і організація цих частин в ієрархію. Цей інструмент використовується в так званому структурному аналізі складних систем.

У процесі декомпозиції система розділяється на компоненти, названі чорними скриньками. Чорна скринька – це підсистема, про яку відомо лише те, які дані надходять на її вхід і які дані виходять на виході; про те ж, як обробляються дані усередині чорної скринь­ки, нічого не відомо. Люди часто стикаються з чорними скриньками. Так, для багатьох користувачів комп’ютера лазерний принтер є чорною скринькою, яка одержує папір на вході і видає роздрук на виході.

Одними з основних принципів організування систем є принципи централізації і децентралізації.

У централізованій системі порівняно легко забезпечити узгод­жену діяльність підсистем, спрямовану на досягнення єдиної мети. Централізована система володіє великою живучістю за раху­нок оперативного перерозподілу функцій і ресурсів. Однак центра­лізо­вані системи великої розмірності мають і недоліки:

• затримки передачі інформації між рівнями викликають зниження оперативності прийняття і реалізації управ­лінських рішень;

• суперечності в роботі системи, пов’язані з природним праг­ненням підсистем до самостійності, що не узгоджу­ється з принципом централізації.

Тому в багаторівневих централізованих організаційно-адміністра­тивних системах управління, як правило, наявні елементи децент­ралізації.

У децентралізованих однорівневих системах збирання інфор­мації про стан системи, оцінка поточної ситуації, реалізація управ­лінських рішень здійснюються оперативніше.

Раціональне поєднання елементів централізації і децентра­лізації припускає організацію інформаційних потоків у такий спосіб, щоб інформація використовувалася переважно на тому рівні, де вона створюється, тобто необхідно прагнути до зменшення кількості передач інформації між рівнями системи.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалі­зованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм існування інфор­мації, яка використовується в інформаційній системі під час її’ функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90. “АС. Терми­ны и определения”).

Загальноприйнятої класифікації інформаційних систем поки що не існує. Проте їх можна класифікувати за різними ознаками:

• за рівнем або сферою діяльності – державні; територіальні або регіональні; міжгалузеві; галузеві або відомчі; об’єд­нань, фірм, підприємств або установ; технологічних про­цесів тощо;

• за рівнем автоматизації процесів управління – автомати­зо­ваного збирання й обробки інформації; інформаційно-по­шу­кові; інформаційно-довідкові; об’єктивного інформацій­ного забезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;

• за ступенем централізації обробки інформації – центра­лі­зовані, децентралізовані та змішані інформаційні системи, інформаційні системи колективного використання;

• за ступенем інтеграції функцій – багаторівневі з інтегра­цією за рівнями управління (підприємство – об’єднання, об’єднання – галузь тощо), багаторівневі з інтеграцією за рівнями планування; однорівневі інформаційні системи;

• за функціями – елементарні, комплексні, ключові, базисні;

• за відношенням до системи та ланцюгів системи – внут­рішні, зовнішні, горизонтальні, вертикальні, вхідні, вихідні;

• за видом носіїв інформації – на паперових носіях, на елек­тронних носіях, інші;

• за часом виникнення і періодичністю користування – регу­лярні, періодичні, оперативні, “on lіne”, “off lіne”;

• за призначенням інформації – директивні (керуючі), норма­тивно-довідкові, обліково-аналітичні, допоміжні;

• за ступенем відкритості і рівнем значущості – відкриті, закри­ті, комерційні, секретні (конфеденційні), прості, замовні;

• за способом передавання даних – кур’єром, поштою, теле­фоном, телеграфом, телетайпом, по радіо, телебаченню, електронною поштою, факсимільним зв’язком, телекоміні­ка­ційними мережами;

• за видом управління – інформаційні системи техноло­гіч­них процесів, інформаційні системи об’єктів управління;

• за видом споживачів – безпосередній споживач, непрямий споживач;

• за призначенням – забезпечення поточних бізнес-операцій, забезпечення прийняття управлінських рішень, забезпе­чен­ня стратегічних конкурентоспроможних переваг;

• за ступенем вибору факторів-причин – регульовані, важко­регульовані, нерегульовані.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і про­цеси, які відбуваються на об’єкті управління, та його зовнішнє середо­вище, а також є моделлю цього об’єкта – це система автоматизованого збирання й обробки інформації (табл. 6.2). Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.

Таблиця 6.2