3.3.7. Проведення переговорів

Після того, як гостей зустріне у вестибюлі хто-небудь із молодшого персоналу фірми, може бути запропонований такий порядок проведення “саміту”.

У приміщенні для переговорів господарі зустрічають гостей, стоячи за убуванням рангів. Першим входить глава делегації гостей і після короткого обміну вітаннями із главою делегації господарів здоровається з іншими членами делегації (за старшинством), за ним ідуть члени делегації гостей.

До розсадження за столом переговорів або відразу після цього главі делегації господарів варто виявити до гостей інтерес (бажано щирий), звернувшись до глави делегації гостей, наприклад, з питанням: “Як доїхали?” або: “Як улаштувалися?”, “Чи не потрібна допомога в організації побуту?” тощо. Якщо добре знайомі, поціка­витися родиною, успіхами дітей, справами фірми (якщо впевнені, що справи йдуть добре).

За столом переговорів керівники делегацій сідають у центрі, один навпроти одного, члени делегацій – ліворуч і праворуч від ке­рів­ника за убуванням рангів. Місце перекладача (або переклада­чів) чітко не регламентується.

Перекладач сідає в торці стола, ліворуч і праворуч від нього – керівники делегацій, далі – члени делегацій за убуванням рангів.

Глави делегацій представляють членів своїх делегацій, вони об­мінюються візитними картками (якщо делегації не занадто вели­кі). Далі уточнюються порядок денний переговорів і програма пере­бування делегації. Потім сторони переходять до ділової частини зустрічі.

Субординація й діловий етикет на переговорах зумовлені презумпцією рівності сторін. На переговорах у державних організа­ціях представники “малих” країн не повинні відчути тиск авторитету “наддержави”. Запізнення на переговори представники різних діло­вих культур* розцінюють неоднозначно, але воно може бути витлу­мачене і як неповага до партнера. Допустима норма в профе­сійних зовнішньоекономічних організаціях становить 5 хв щодо зафіксова­ного часу зустрічі. Якщо посадові рівні лідерів, що ведуть перего­во­ри, не збігаються, старший за посадою не повинен підкреслювати своєї переваги; при переговорах у кабінеті керівника останній не повинен залишатися у своєму робочому кріслі. Телефони варто вимкнути.

Деякі загальні рекомендації:

• веде переговори глава делегації;

• всі позапланові виступи можливі тільки з його дозволу;

• репліки член делегації подає, тільки якщо він упевнений, що глава делегації їх підтримає;

• з початку й у ході переговорів важливо підтримувати атмосферу доброзичливості;

• глава делегації не звертає уваги на невдалу репліку члена делегації, якщо вона неістотна, і тактовно поправить, якщо її не можна залишити без коментарю;

• член делегації не показує своєї незгоди із главою делегації, тим більше не допускає із ним суперечки (всі розбіжності в деле­гації вирішуються до початку переговорів або в перервах);

• не слід проявляти метушливість і нервозність, виявляти невдоволення ходом переговорів;

• варто утриматися від певної відповіді, якщо учасник не повністю володіє питанням. Партнерові можна повідоми­ти, що остаточну відповідь дадуть пізніше;

• керівник організації, присутній на переговорах, не повинен їх залишати до закінчення;

• главі делегації не слід залишати переговори для кон­сультацій з керівництвом або в присутності партнера дзво­нити з кабінету;

• у приміщення, де йдуть переговори, не повинні входити працівники без запрошення глави делегації. Якщо входять, то тільки з питань, пов’язаних з переговорами;

• не можна викликати працівників з переговорів без гострої потреби.

У ході переговорів корисно проявляти знаки уваги до парт­нерів, пропонувати напої, сигарети, бутерброди.

Призначаючи час переговорів, варто враховувати, що, якщо вони закінчаться в середині дня, партнер може розраховувати, що його запросять до сніданку, а якщо до 18 год, то до обіду.

На комерційних переговорах не практикується магнітофонний і стенографічний запис (зі стенографістом). Такі записи можуть бути організовані тільки за узгодженням сторін.

Для вибору тактики ведення переговорів важливо оцінити ситуацію з позицій партнера, спробувати стати на його позицію. При цьому необхідно з’ясувати остаточні умови, за яких угода для партнера стане невигідною, не розкриваючи своїх крайніх умов. Варто уникати прояву підвищеної зацікавленості в угоді.

Успіх на переговорах складається з таких факторів, як: ЦІЛЕСПРЯМОВАНІСТЬ – не відволікатися на деталі, іти до наміченої мети.

ІНІЦІАТИВА – як результат ретельної підготовки до переговорів, різноманітного підходу до проблеми. Варто тактовно випереджати партнера в пропозиції рішень.

ПОСЛІДОВНІСТЬ – дотримуватися плану подавання аргумен­тів і не вертатися до позицій, щодо яких уже досягнута домовленість (наприклад, за цінами). Повернення завжди призводить до втрат.

КОМПРОМІСИ – один з основних методів досягнення домов­леності.

Існують різні варіанти тактики ведення переговорів. Розгля­немо деякі з них.