3.3.9. Підписання підсумкових документів

Для підписання підсумкових документів може бути підгото­ване спеціальне приміщення (не обов’язково в місці проведення переговорів, іноді навіть не в країні, де вони проходять).

Для участі в підписанні контракту, угоди, протоколу перего­ворів тощо можуть бути запрошені:

• преса;

• вищі керівники;

• представники ділових кіл;

• духівництво.

Після закінчення церемонії підписання можуть бути організо­вані прийом, коктейль, обід тощо. До підписання документа також може бути приурочене вручення сувенірів. Їх ретельно підбирають з урахуванням національних особливостей, культурних традицій, смаків одержувача, характеру сформованих відносин, нарешті, вар­тос­ті подарунка. Вручення й прийом сувенірів ґрунтуються на прин­ципі взаємності й рівноцінності. Якщо цей принцип пору­шується, одна зі сторін ризикує потрапити у залежність від іншої сторони.

3.3.10. Протокольні заходи

Протокольні заходи – різні зустрічі сторін за межами кімнати переговорів (відвідування театру, музею, полювання, риболовля, зустріч у сауні, обід у ресторані, прийом, фуршет тощо). Заходу часто намагаються надати неформального характеру, що дає змогу вести бесіди з теми переговорів без офіційної фіксації результатів. Однак все сказане в ході таких зустрічей ретельно аналізується й робляться висновки, які потім можуть лягти в основу підсумкових документів. Такі зустрічі скрупульозно готовлять, друкують запро­шення, де обумовлюють час і умови їхнього проведення.

Існують правила розсадження за обіднім столом. Насамперед це строге дотримання службового або суспільного становища гостей. Його порушення розглядається як знак неповаги. Зокрема, корисно заздалегідь готувати план розсадження з урахуванням таких правил:

1. Найближчі місця до господаря й господині вважаються най­престижнішими. Місце по праву руку (з правого боку) поважніше, ніж місця по ліву руку (з лівого боку).

2. Першими по праву й ліву руку від господаря саджають жінок, від господарки – чоловіків. Потім місця чергуються.

3. Жінку не саджають поруч із жінкою, а чоловіка – із дру­жиною.

4. Звичайно жінку не саджають на край стола, якщо в торці стола не сидить чоловік.

5. Заміжня жінка визнає ранг чоловіка.

6. Місце напроти господаря може бути запропоновано най­почеснішому гостеві.

7. При рівності рангів гостей перевагу при розсадженні від­дають іноземцям.

8. При розсадженні необхідно враховувати знання іноземних мов гостями, що сидять поруч.

9. Можливе розсадження делегацій одна навпроти іншої за старшинством.

У проводах звичайно беруть участь ті самі особи, які брали участь і в зустрічі. Однак це необов’язково. Організація проводів може залежати від звичаю, від рівня делегації, нарешті, іноді від результатів переговорів.

3.3.11. Фіксування результатів переговорів

Після закінчення переговорів доцільно скласти запис бесіди, де відображають час початку й закінчення, склад учасників, основні рішення, вказують, які документи були передані й отримані в ході переговорів, які сувеніри вручено й отримано, особливості повод­ження партнерів на переговорах, їхню реакцію на ті або інші дії сторони, висновки й пропозиції щодо майбутніх контактів.

Визначивши мету й завдання, доходять висновку, що не варто вступати в будь-які переговори без достатніх на те підстав і поспішати із запрошенням партнера на зустріч, можливо, розумніше надати можливість це зробити йому самому.

Кількість членів делегації, що одночасно беруть участь у переговорах, повинна бути мінімальною, а професійний потенціал учасників повинен гідно протистояти команді супротивника.

Щоб уникнути організаційних прорахунків, варто завчасно готувати проекти програми переговорів і перебування учасників зустрічі в країні, а також проект кошторису видатків на проведення переговорів, погодити з партнером ділову частину програми й уточнити розміри фінансової участі сторін в організації переговорів. За необхідності забезпечити візову підтримку. Заздалегідь одержати письмове підтвердження згоди відповідних керівників на відвіду­вання делегацією інофірми підприємства, організації, міста.

Щоб заощадити настільки дефіцитний на переговорах час і бути впевненішим у собі, доцільно ретельно підготувати матеріали для технічних переговорів і документи, що аргументують, для комерційних переговорів, а також заготувати розумну кількість проектів підсумкових документів; виробити плани й тактику прове­дення кожного раунду переговорів і дотримуватися їх.

Варто пам’ятати, що протокольні заходи слугують зручним місцем для неформального продовження переговорів.

Фіксація результатів переговорів необхідна, щоб надалі закріпи­ти досягнутий успіх й уникнути допущених помилок.