6. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на возмещение:

- хозяйственно-операционных расходов;

- расходов, возникающих в связи с хозяйственными нуждами;

- затрат, связанных со служебными командировками;

- представительских расходов.

Операционные расходы – это расходы на приобретение конвертов, марок, затраты по отправке ценных писем, бандеролей, телеграмм. К хозяйственным расходам относят расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, работ и услуг.

При выдаче денег в подотчет на операционные и хозяйственные нужды издается приказ руководителя, в котором оговорен круг лиц, выполняющих эти расходы. Размер и сроки устанавливаются руководителем, но по истечении месяца составляется один авансовый отчет на все расходы. К этому авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расход подотчетных сумм (товарные чеки, накладные, счета).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации по расходному кассовому ордеру – Д71К50. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному подотчетному лицу суммам. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, учреждения, организации (далее – предприятия) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не считается командировкой служебная поездка работника, постоянная работа которого носит разъездной характер или протекает в пути, а также направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности.

Направление работников организации в командировку производится руководителем организации и оформляется:

• приказом о направлении в командировку;

• командировочным удостоверением;

• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Если командированный заболел, то ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. Временная нетрудоспособность командированного, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается командированному работнику на общих основаниях за весь период временной нетрудоспособности.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. С 1 января 2002г. постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. № 93 установлены только нормы по оплате суточных – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути. Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Кроме этого суточные сверх норм подлежат налогообложению – отчисление в фонды социального страхования (30%)

Пример 9.

За время нахождения в командировке работнику оплатили суточные в размере 750 руб. (5 дней * 150 руб.), в т.ч.:

• суточные в пределах норм – 500 руб. (5 дней * 100 руб.)

• суточные сверх норм 250 (750 – 500).

В доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, у командированного сотрудника войдут суточные сверх норм в размере 250 руб. С указанной суммы организация должна будет удержать с работника налог по ставке 13%. Сумма удержанного налога составит 32 руб. 50 коп. (250 * 13%) - Д70К68.

Начислен единый социальный налог на сумму превышения суточных: 250 *0,3 = 75 руб. – Д91К69.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере – Д26К71. По расходам на проезд НДС включается в состав налоговых вычетов в случае его выделения в проездном билете; по расходам на наем жилого помещения НДС включается в состав налоговых вычетов только при наличии счета-фактуры в котором выделен НДС. НДС учитывают на счете 19. Суточные НДС не облагаются.

Ставка НДС по продовольственным товарам – 10 %;

по остальным товарам – 18 %.

Пример 10.

Менеджеру предприятия в подотчет из кассы было выдано 14 тыс. руб.

По приезде из командировки подотчетное лицо представило авансовый отчет по произведенным расходам.

1. Проезд самолетом – 1 440 руб. в т.ч. НДС (в одну сторону).

2. Проживание в гостинице в течении 10 суток – по 540 руб. в т.ч. НДС.

3. В командировке находился 11 суток, оплата суточных по норме – 100 руб.

Авансовый отчет о расходах:

1. Проезд в оба конца: 1 440 * 2 = 2 880 руб.

2. Проживание в гостинице: 540 * 10 = 5 400 руб.

3. Суточные: 11 * 100 = 1100 руб.

Итого: 9380 руб.

НДС по командировочным расходам определим по стоимости проезда и проживания в гостинице.

1. Затраты по проезду составили 2 880 рублей, в т.ч. НДС

НДС = 2 880 /118*18 = 439 руб.

2. Затраты по найму жилья составили 2 400 рублей, в т.ч. НДС.

НДС = 5 400 /118*18 = 824 руб.;

НДС по командировочным расходам 1263 руб.

Отсюда командировочные расходы без НДС составили:

9380 – 1263 = 8117 руб.,

Определив суммы, сделаем проводки.

1. Было выдано в подотчет из кассы - 14 000 руб. Д71К50

2. Командировочные расходы (включаемые в себестоимость) - 8117 руб. Д26К71

3. НДС по командировочным расходам - 1263 руб. Д19К71

4. Возмещен НДС по командировочным расходам - 1263 руб. Д68К19 (НДС в зачет)

5. Возмещен перерасход по авансовому отчету - 4620 руб. Д71К50

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71. Счет активно-пассивный.

Синтетический и аналитический учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7 по К счета 71. В нем записывают фамилии всех подотчетных лиц, остатки по счету 71 на конец месяца, т.е. задолженность по каждому подотчетному лицу).

В дебетовом обороте за месяц отражаются суммы, выданные в подотчет, и суммы, выданные в возмещение перерасхода Д71К50.

В кредитовом обороте отражаются суммы утвержденных авансовых отчетов Д20,26К71 или суммы удержанных остатков подотчетной суммы Д50К71, Д70К71.