4. Облік виробничих запасів (1 година)

Облік матеріальних запасів включає два аспекти: облік їх придбання (заготовляння) і облік їх використання.

Типова конфігурація передбачає ведення обліку на рахунку 20, як у вартісному, так і в натуральному виразі. Для організації аналітичного обліку матеріалів і МБП використані субконто виду "ТМЦ", "Місця зберігання", "Партії ТМЦ" кожному з яких відповідають довідника.

Якщо на підприємстві є своя номенклатура матеріалів і МБП, то дані про ці об'єкти обліку доцільно ввести в довідники наперед, до введення господарських операцій. Також допускається введення відомостей про матеріали, що набувають|, і МБП безпосередньо в процесі введення господарських операцій і документів.

Для автоматизації введення господарських операцій з придбання матеріалів і МБП використовуються два документи "Прибуткова накладна" і "Витрати на придбання". Документи дозволяють оприбутковувати відразу декілька МПЗ одного виду. Для використання документа "Прибуткова накладна" необхідно відкрити його через меню "Документи - Прихід - Прибуткова накладна".

У заголовну частину документ вводяться обов'язкові реквізити. У полі "Замовлення" необхідно вказати документ-підстава постачання, шляхом його вибору з журналу "Відбір замовлень по контрагентові". У рядки табличної частини документа вводяться відомості про кожен предмет, що поступив.

Також, введення документа "Прибуткова накладна" можна здійснити, скориставшись вбудованою функцією "Ввести на підставі".

Після введення всіх рядків документа можна сформувати друкарську форму документа.

Результати введення документа: у довіднику МБП мають бути відбиті три записи про об'єкти, що поступили; у журналі операцій знайде відображення запис про введений документ; у журналі "Учет МБП" також буде зареєстрований запис про введений документ; сформуються проводки, відбиті в комп'ютерному обліку. Оскільки на рахунку 22 ведеться кількісний облік, поле "Кількість" автоматично заповнюється даними про кількість кожній одиниці МБП, що поступила. В сумі проводки указується вартість придбаних МБП, отримана шляхом множення ціни на кількість.

Якщо при прийманні матеріальних цінностей виявлені кількісні або якісні розбіжності цінностей, що фактично поступили, з даними супровідних документів постачальника, то замість прибуткової накладної складається "Акт про приймання матеріалів". Дана форма документа також використовується для оформлення матеріальних цінностей, що поступили без платіжних документів.

Облік ТЗР

Налаштування типової конфігурації не передбачають можливість відособленого обліку ТЗР. Для відображення факту надходження МПЗ передбачені документи "Прибуткова накладна" і ін. які дозволяють враховувати прихід кожної одиниці матеріальних цінностей у вартісному і натуральному виразі. Ці документи можна використовувати і у випадках, коли в рахунок на постачання матеріалів включена сума ТЗР. Проте при використанні даних документів у вказаних обставинах треба враховувати наступні чинники:

1. У документі типової конфігурації "Прибуткова накладна" не передбачено спеціальних реквізитів для введення ТЗР, тому суми ТЗР вводяться за допомогою допоміжного документа "Додаткові витрати на придбання ТМЦ";

2. Часто в одному документі відбивається прихід декількох матеріалів (МБП), що приводить до необхідності визначення частки ТЗР, що відноситься до кожного матеріалу (предмету), згідно деякої пропорції.

Документ "Додаткові витрати на придбання ТМЦ" забезпечує розподіл суми ТЗР пропорційно вартості придбаних матеріалів. Якщо потрібне використання інших методів пропорційного розподілу (наприклад, за об'ємом, вазі і тому подібне), то для цього знадобиться виконати відповідні розрахунки уручну або створити типову операцію.

Для відображення в обліку інших витрат організації з придбання матеріалів в типовій конфігурації передбачений універсальний документ "Додаткові витрати з придбання ТМЦ". Цей документ викликається з журналу "Прибуткові документи", або з меню "Документи" головного меню програми. Можливо також використання режиму "Введення на підставі", використовуючи як підставу документ "Прибуткова накладна".

Відпустка матеріалів у виробництво оформляється витратними документами, які відображають відпустку матеріалів на виробничі потреби, господарські потреби, реалізацію на сторону надлишків матеріалів.

Для відображення господарських операцій, пов'язаних з передачею матеріалів у виробництво, в типовій конфігурації передбачений документ "Калькуляція" (по прапорцю "списати матеріали у виробництво"). Бухгалтер вводить у форму документа дані з лімітно- забірних карт або з вимог-накладних. Введений документ зберігається в системі комп'ютерного обліку, крім того, при проведенні документа можуть бути автоматично сформовані бухгалтерські проводки по відпустці матеріалів у виробництво в дебет рахунку виробничих витрат і кредит рахунку 20 "Матеріалів".

Для відображення господарських операцій з продажу матеріалів на сторону в типовій конфігурації передбачений документ "Відвантаження матеріалів на сторону". При проведенні документа формуються проводки.

Розглянуті документи по обліку руху матеріалів можуть бути викликані через меню "Документи - Виробництво".

В процесі діяльності підприємства матеріали можуть відпускатися на виробничі цілі і на загальногосподарські потреби. Залежно від виду операції розрізнятиметься порядок їх відображення на рахівницях виробничих витрат. При цьому використовується документ «Списання ТМЦ».

Форма документа "Списання ТМЦ" містить шапку і табличну частину. У шапці документа потрібно вказати, з якого складу відпускаються матеріали, на який рахунок списувати вартість матеріалів. Залежно від вибраного рахунку витрат нижче з'являються поля для введення значень субконто. Введення даних табличної частини документа може виконуватися двома способами - шляхом введення нових рядків, або способом множинного підбору інформації по "ТМЦ" або "Партіях" з використанням кнопки «Підбір». У графі "Кількість" указується кількість матеріалу, що зажадався, а в графі "Залишок" - кількість фактичного залишку матеріалу.

Після даної операції документ зберігається в комп'ютерній системі підприємства і стає доступним на інших робочих місцях - в бухгалтерії, на складі. Даний документ може бути роздрукований. Тобто, даний документ може використовуватися не тільки для проведення операції в бухгалтерському обліку, але і для підготовки первинного документа. У журналі документів "Складські" з'явився запис, що відображає факт введення даного документа в систему. У журналі операцій міститься запис про господарську операцію, породжену даним документом.

Для того, щоб виконати аналіз залишків і руху матеріальних цінностей у вартісному і кількісному виразі зручно скористатися стандартними звітами, такими як "оборотно-сальдова відомість по рахунку 20", "Аналіз рахунку 20 по субконто", «Аналіз субконто».