6. Облік витрат на оплату праці і відрахування на соціальні заходи (1 година)

Для автоматизації введення операцій, пов'язаних з нарахуванням і виплатою заробітної плати, в типовій конфігурації передбачено два документи: "Нарахування зарплати" і "Виплата зарплати".

Для складніших розрахунків використовуються спеціалізовані програми, наприклад такі, як "1С:Зарплата і кадри". При використанні спеціалізованих програмних засобів для автоматизації цієї ділянки обліку значно скорочується обсяг проводок, що вводяться.

Для ведення обліку по заробітній платі необхідно, щоб були заповнені наступні довідники типової конфігурації

Фірма

Види діяльності

Види витрат

Співробітники

Податки і відрахування.

Звернення до документа "Нарахування ЗП" проводиться через меню "Документи -Зарплата - Нарахування ЗП". На екран видається форма діалогу для введення початкових даних. Форма діалогу документа має дві закладки: "Основні" і "Додатково".

Нарахування заробітної плати виконується за місяць, який відповідає даті документа. Для нарахування основної заробітної плати співробітникам організації, автоматичного розрахунку сум відрахувань і утримань до бюджету і державні цільові фонди, формування відповідного набору бухгалтерських проводок в реквізиті "Вид виплати" слід вибрати значення "Основна зарплата". Кнопка "Друк" діалогової форми документа дозволяє отримати друкарські форми платіжною, розрахунково-платіжною відомостей, зведення відрахувань до фондів, а також розрахункових листків за розрахунковий період по всіх співробітниках, перерахованих в його табличній частині.

Для формування відомості нарахування авансу реквізит "Вид виплати" має бути встановлений в значення "Аванс". В цьому випадку при автоматичному заповненні табличної частині документа в графу "До видачі" по кожному співробітникові будуть поміщені суми з реквізиту "Аванс" довідника "Співробітники". При необхідності суму авансу можна відредагувати уручну. При проведенні документ з таким видом виплати не викликає формування бухгалтерських проводок.

Документ з видом виплати "Внесення" призначений для введення сальдо по розрахунках із співробітниками на самому початку роботи з типовою конфігурацією. У цьому варіанті розрахунково-платіжної відомості її таблична частина містить| реквізити "Нараховано", "Прибутковий", "До видачі". В тому випадку, якщо Ви плануєте формувати регламентований звіт "Форма № 8ДР" автоматично, слід внести дані про нараховані суми, сумах утриманого прибуткового податку із співробітників за кожен місяць звітного року окремо, тобто окремим документом "Нарахування зарплати".

У специфікації заголовної частині документа "Нарахування зарплати" має бути визначений бухгалтерський рахунок/субрахунок розрахунків по платі праці, кількість робочих днів в поточному періоді нарахування заробітної плати, величина, визначальна середньосписочну чисельність співробітників фірми.

На закладці "Додатково" визначаються бухгалтерський рахунок витрат.

Для введення елементу в табличну частину|частку| документа необхідно звернутися до колонки "Співробітник" і з довідника, що відкрився, "Співробітники" вибрати необхідний елемент.

Для автоматичного заповнення списку співробітників можна скористатися кнопкою "Заповнити". Документ внесе до табличної частині всіх співробітників організації, і заповнить графу "Нараховано" згідно окладу, вказаному для співробітника в довіднику "Співробітники" і число відпрацьованих днів співробітником, вказаному в графі "Дн.".

Суми різних додаткових нарахувань (відпускних, лікарняних, оподатковуваної і неоподатковуваної матеріальної допомоги), якщо вони мали місце в поточному періоді нарахування зарплати, слід внести до відповідних граф табличної частині документа вручну.

Натиснення кнопки "Розрахувати" приведе до автоматичного розрахунку сум основних утримань по кожному співробітникові відповідно до бази їх оподаткування і ставок, вказаним для них довіднику "Податки і відрахування".

У графах "Нараховано", "Утримано", "До виплати" відобразяться підсумкові суми всіх нарахувань, утримань по співробітникові і сума, що підлягає виплаті.

Крім того на весь документ автоматично формуються проводки по відрахуваннях до соціальних фондів, що відносяться на рахунки витрат. В результаті введення документа буде сформована операція.

Запис про введений документ, окрім журналу операцій реєструється в спеціалізованому журналі "Зарплата". Документ в результаті проведення сформує операцію.

Документ "Виплата ЗП" призначений для реалізації операцій по виплаті заробітної плати з каси. Виплата заробітної плати оформляється за місяць, передуючий даті документа.

Документ "Виплата зарплати" призначений для формування друкарської форми платіжної відомості, бухгалтерських проводок, що відображають факт виплати заробітної плати співробітникам.

Заповнення діалогової форми документа слід почати з визначення періоду, за який здійснюватиметься виплата зарплати співробітникам організації, виду виплати, а також рахунку обліку оплати праці. У реквізиті "Відсоток виплати" слід вказати який відсоток від суми до видачі ми хочемо виплатити. Каса організації, через яку здійснюється виплата зарплати співробітникам, указується за допомогою вибору з довідника "Рахунки нашої фірми" в реквізиті "Каса".

Кнопка "Заповнити" призначена для автоматичного заповнення табличної частини документа. Таблична частина заповнюється рядками з ФІО співробітників, яким нарахована, але ще не виплачена зарплата. Прізвища співробітників вибираються з довідника "Співробітники", а сума "До видачі" визначається поточним залишком рахунку 661 по даному співробітникові.

По натисненню кнопки "Друк " формується друкарська форма документа "Платіжна відомість". Відомість передається касирові, а документ записується в комп'ютерну бухгалтерію без проведення. Після виплати заробітної плати, відомість закривається і передається в бухгалтерію.

Бухгалтер звертається до документа, вносить до нього корективи відповідно до фактичних даних про виплату зарплати.

Після цього документ проводиться, внаслідок чого в комп'ютерному обліку сформуються проводки по виплаті заробітної плати з каси.

Документ "Виплата ЗП" також реєструється в журналі "Зарплата". При проведенні документа автоматично формуються бухгалтерські проводки в дебет рахунку 661 і кредит рахунку 301.